gesponsertn-komm E-Akte für ELO ECM KI-Automatisierung und souveräner Cloudbetrieb

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n-komm GmbH

Mit der n-komm E-Akte für ELO ECM stellt die n-komm GmbH die Weiterentwicklung der ELO E-Akte bereit. Die Lösung verbindet strukturierte digitale Aktenführung mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung und automatisierten Verwaltungsabläufen. Gemeinsam mit der Continum AG aus Freiburg bietet n-komm zudem ein Cloudangebot für Verwaltungen unterschiedlicher Größe.

Grundlage bleibt die ELO ECM Suite. Darauf aufbauend organisiert die n-komm E-Akte Dokumente, Akten und Vorgänge nach einem verbindlichen Aktenplan. Fachbezogene Arbeitsbereiche und rollenbasierte Zugriffe unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Ämtern. Informationen stehen im jeweiligen Sachzusammenhang bereit, statt über Papierakten, E-Mail-Postfächer und einzelne Ablagen verteilt zu sein. Die digitale Akte wird damit zur Arbeitsgrundlage für durchgängige Verwaltungsprozesse.

KI für Routineaufgaben

Ein Schwerpunkt der Weiterentwicklung ist die Verbindung von künstlicher Intelligenz und ELO Flows. Eingehende Dokumente lassen sich automatisch klassifizieren, relevante Inhalte auslesen und passenden Vorgängen zuordnen. Darauf aufbauend können Workflows die weitere Bearbeitung anstoßen – vom Dokumenteneingang über die Weiterleitung an zuständige Stellen bis zu Freigabeprozessen. Definierte Routineaufgaben lassen sich so vollständig automatisieren. Erforderliche Prüfungen und Entscheidungen werden gemäß den Vorgaben der Verwaltung eingebunden.

Die intelligente Datenaufbereitung macht Informationen schneller nutzbar und reduziert manuelle Übertragungen. Mit der Low-Code-Technologie von ELO lassen sich Abläufe an organisatorische Anforderungen anpassen.

Beim KI-Einsatz bleibt die Wahl des Sprachmodells offen. Verwaltungen können Standard-LLMs, also große Sprachmodelle, oder eigene, intern betriebene Modelle einbinden. Maßgeblich sind der Anwendungsfall und die Sensibilität der Daten. Für vertrauliche Inhalte kann die Verarbeitung innerhalb einer kontrollierten Umgebung erfolgen, ohne diese an externe KI-Dienste zu übertragen.

Cloudkooperation mit Continum

Mit der Continum AG ergänzt n-komm die Software um ein Cloudangebot für öffentliche Verwaltungen. Es richtet sich an Kommunen und Behörden, die ihre digitale Aktenführung ohne eigene Serverinfrastruktur für die E-Akte betreiben möchten. Preislich attraktive Konditionen ermöglichen dabei auch kleineren Gemeinden einen wirtschaftlichen Einstieg. Der Cloudbetrieb reduziert den technischen Betreuungsaufwand vor Ort und lässt sich schrittweise um weitere Fachbereiche und Prozesse erweitern.

Die Kooperation verbindet die Verwaltungserfahrung von n-komm mit der Cloud- und Betriebskompetenz von Continum. Die Einführung kann sich an den jeweiligen organisatorischen Voraussetzungen orientieren, ohne sämtliche Verwaltungsprozesse gleichzeitig umstellen zu müssen.

Das gemeinsame Cloudangebot ist auf einen digital souveränen Betrieb ausgerichtet. Mit n-komm, ELO und Continum sind Softwareanbieter, Umsetzungspartner und Cloudbetreiber deutsche Unternehmen; die Datenhaltung erfolgt in Deutschland. In Verbindung mit entsprechend intern betriebenen KI-Modellen können auch sensible Inhalte innerhalb der vorgesehenen Betriebsumgebung verarbeitet werden. Die Verwaltung entscheidet selbst, wie und wo KI ihre Arbeit unterstützt.

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