Interview So können Druckkosten und Kopierkosten gedrückt werden

Trotz elektronischer Akte, Dokumenten-management und digitaler Archivierung. Die Öffentliche Verwaltung kommt ohne Papier nicht aus. Der Zwang zur Kostenreduzierung und zur Prozessoptimierung im Rahmen von eGovernment zwingt die Behörden aber dazu, ihr Output-Management zu optimieren.

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eGovernment Computing sprach mit Ralf Kummetz, HP-Vertriebsleiter Öffentliche Auftraggeber IPG.

Hand aufs Herz, Herr Kummetz, wird die Öffentliche Verwaltung jemals ohne Papier auskommen?

Kummetz: Die Idee vom papierlosen Büro haben wir seit den siebziger Jahren. Seitdem ist die Anzahl der Ausdrucke kontinuierlich gestiegen – die Anzahl der Kopien ist nach einem anfänglichen Boom wieder deutlich gefallen. Ein Trend ist allerdings ganz deutlich zu sehen: die Verlagerung der Informationsquellen von analog zu digital. Leider ist das in vielen Verwaltungen nur bei den Informationsquellen der Fall, aber noch nicht bei den Arbeitsprozessen oder der anschließenden Archivierung.

eGovernment lebt von elektronischen, medienbruchfreien Prozessen. Papierlos geht es offenbar aber dennoch nicht. Wie können Druckerhersteller zu Prozess- und Workflow-Optimierung beitragen?

Kummetz: Indem sie mit dem Kunden ein genau auf seine Bedürfnisse abgestimmtes Konzept erarbeiten. Wir haben damit ausgezeichnete Erfahrungen gemacht und das unterscheidet uns auch von vielen unserer Mitbewerber, die den Kunden ausschließlich Hardware anbieten.

HP hat ein dreistufiges Konzept entwickelt, dass je nach Kundensituation unterschiedliche Komponenten beinhaltet. Mit dem ersten Teil der Zusammenarbeit – der Optimierung der Infrastruktur – wird ein erster Schritt getan, in dem wir gemeinsam mit dem Kunden den Ist-Zustand und die Anforderungen erfassen.

Auf dieser Basis wird ein Vorschlag für eine optimierte Infrastruktur ausgearbeitet, das heißt, für den gezielten Einsatz von Geräten und Funktionen. Und zwar als ganzheitliches Angebot, das neben der Bereitstellung von Druckern, Multifunktionsprodukten, Farbe, und A3 auch Kommunikationsprozesse, Dokumentenerfassung, Flottenmanagement und Sicherheitskonzepte umfasst.

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