So können Druckkosten und Kopierkosten gedrückt werden

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Im zweiten Schritt – dem Betreiben der Endgeräte – bieten wir enorme Einsparmöglichkeiten durch verschiedene Standardprodukte – wie zum Beispiel HP WebJet Admin, ein netzwerkorientiertes Werkzeug, mit dem man die ganze Geräteflotte sehr effizient managen und dadurch IT-Administrations- und Helpdesk-Kosten reduzieren kann. Durch den Einsatz der HP Managed Print Services werden zusätzlich organisationsinterne Prozesskosten, beispielsweise zur Bestellung von Toner, Service und Wartungskits gespart. Die damit verbundene verbrauchsorientierte Abrechnung eliminiert zusätzlich eventuelle versteckte Kosten.

In einem dritten Schritt – der Verbesserung der Arbeitsprozesse – analysieren wir gemeinsam mit dem Kunden seine internen Arbeitsabläufe, um dann, aufbauend auf unseren Technologien, innovative Lösungen wie Document Capture zu implementieren. Über unsere Multifunktionsgeräte können sie problemlos in existierende Prozesse eingebunden werden. Prozesse mit standardisierter Kommunikation lassen sich zum Beispiel durch den Einsatz von HP Exstream nachhaltig günstiger gestalten. Legale Vorgaben und Änderungen lassen sich mit dieser Infrastrukturlösung ohne Zeitverzug von zentraler Stelle aus umsetzen.

Welche Möglichkeiten gibt es, das Output-Management einer Behörde so zu optimieren, dass die Kosten gesenkt werden können? Wo lauern die größten Kostenfallen?

Kummetz: Die größte Kosteneinsparung lässt sich hier im Bereich der Arbeitsprozesse erreichen. Durch einen automatisierten Bestellprozess für die Toner können beispielsweise nicht nur die administrativen Kosten, sondern vor allem die Lagerung und Bevorratung der Tonerkartuschen entfallen.

In vielen Organisationen ist jedoch das Zusammenfassen von verschiedenen Funktionen auf wenige Geräteklassen, der erste Schritt zur Kosteneinsparung. Funktionen wie Drucken, Kopieren und Faxen werden dabei zusammengefasst und sinnvoll konsolidiert. Mit dieser Einsparung von Geräten beziehungsweise der Mietkosten erzielt man das schnellste Ergebnis.

In unserer Praxis hören wir immer wieder von Kostenfallen in existierenden Verträgen. Laufzeiten von 72 Monaten und mehr sind zum Teil immer noch üblich, gepaart mit einem Mindestvolumen – positiv als Freikopien tituliert – das auf den ersten Blick einen äußerst attraktiven Klick anbietet.

In der Realität ändern sich jedoch die Volumina und Anforderungen, sodass sich die Klickpreise pro tatsächlich gedruckter Seite oft deutlich erhöhen. Bei ungenauer Abschätzung oder strukturellen Änderungen bringt die Unterschreitung des Mindestvolumens schon bei Vertragsbeginn wirtschaftliche Nachteile.

Können Sie uns dafür konkrete Beispiele und Zahlen aus der Praxis nennen?

Kummetz: Bei öffentlichen Auftraggebern zum Beispiel aus den Bereichen Stadtverwaltung, Krankenhäuser und auch Krankenkassen konnten wir im ersten Schritt nachweislich bis zu 30 Prozent der Druck- und Kopierkosten reduzieren.

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