Mit smarten Tools Effizienz und Bürgerservice verbessern So gelingt die Digitalisierung in der Verwaltung

Die digitale Transformation ermöglicht transparentere, effizientere Abläufe – nicht nur in Unternehmen, sondern auch in den Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen. Bis zum Jahr 2022 sollen alle Verwaltungsdienstleistungen in Deutschland online zur Verfügung stehen. Doch der Weg dorthin ist weit: Umständliche Abläufe, inkompatible Technik und langwierige Gesetzesänderungen behindern das Vorankommen. Wie Digitalisierung trotzdem angegangen werden kann, zeigt eine schwäbische Kleinstadt. Sie hat ihre internen Prozesse mit einem neuen ECM automatisiert und profitiert von einer enormen Arbeitserleichterung.

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Die Digitalisierung erfordert nicht nur ein Umdenken in vielen Unternehmen – auch Verwaltungen und Öffentlicher Dienst spüren den Wandel: Bürger sind heute zu Kunden geworden und Kundennähe ist essentiell. Wie von kommerziellen Anbietern im Internet erwarten die Bürger auch von der Öffentlichen Verwaltung unkomplizierte Kommunikation über den bequemen elektronischen Weg, eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit samt Status-Updates und eine schnelle Bearbeitung. Schließlich ist der Bürger für andere Dienstleistungen längst nicht mehr an Öffnungszeiten gebunden, sondern kann Services 24 Stunden am Tag in Anspruch nehmen.

Geht eine öffentliche Institution den Wandel nicht mit und bietet keine schnellen elektronischen Transaktions- und Kommunikationsprozesse an, verschlechtert sie nicht nur ihren Ruf. Sie lässt sich auch die Chance entgehen, Verwaltungsprozesse zu verschlanken und die interne Effizienz zu steigern. Denn die Tools der digitalen Transformation – auf Basis von Big Data und künstlicher Intelligenz – bieten zahlreiche Möglichkeiten und können auch der Öffentlichen Hand von großem Nutzen sein.

Künftig wird am eGovernment so oder so kein Weg mehr vorbeiführen. Schließlich sollen Städte mit neuen IT-Technologien zu ganzen Smart Citys werden. Um das zu erreichen, brauchen sie passende Strategien und Werkzeuge – auch schon am Beginn des Weges.

Status quo der digitalen Verwaltung

Der Status quo dagegen ist meilenweit entfernt von digitalen (Stadt-)Verwaltungen. Die Öffentliche Hand kämpft mit ineffizienten Arbeitsabläufen und hohem Aufwand, der immer größer werdenden Datenflut und diversen gesetzlichen Auflagen, die den Handlungsspielraum stark einschränken.

Die Große Koalition in Berlin hat zwar beschlossen, dass bis 2022 alle der 575 verschiedenen Verwaltungsdienstleistungen in Deutschland online zur Verfügung stehen sollen. Doch ob das Ziel erreicht werden kann und künftig vom Kindergeld über den Rentenantrag bis zum Angelschein alles online läuft, ist fraglich.

Laut einer Erhebung der EU liegt Deutschland bei der Digitalisierung der Verwaltung auf Platz 21 und damit weit unter dem europäischen Durchschnitt. Kleinere Länder wie Finnland, Estland oder Dänemark haben hier die Nase vorn – Behördengänge entfallen dank vieler Online-Angebote.

Probleme und Hürden bei der Digitalisierung

Um die deutschlandweite Digitalisierung der Verwaltungen umzusetzen, sollten die Bundesländer eigenständig Themengebiete auswählen und digitalisieren – und die Lösung dann an die anderen weiterreichen. So sollte doppelte Arbeit vermieden und einheitliche Anwendungen geschaffen werden. Doch das Vorgehen ist ins Stocken geraten, und nicht alle ziehen am gleichen Strang.

So sind Kommunen, Länder und Bund noch ein ganzes Stück weit davon entfernt, überhaupt digitale Lösungen anbieten zu können. Viele Verwaltungen tun sich schwer mit den operativen Details der Digitalisierung und der Umsetzung vor Ort, Kommunikationswerkzeuge und Prozesse fehlen. Eine weitere Hürde sind notwendige Gesetzesänderungen, die ebenfalls Zeit kosten. Auch der Datenaustausch der Behörden untereinander muss möglich gemacht und eine Interoperabilität erreicht werden. Doch diese wird von alten, inkompatiblen Systemen erschwert: Die Tools können nicht kommunizieren, behindern den Datenübertrag und verursachen Medienbrüche.

Veraltete Benutzeroberflächen und hohe Aufwände bei der Datenpflege sind weitere Herausforderungen. Und: Am Ende sind Kommunen nicht gesetzlich verpflichtet, Verwaltungsdienstleistungen tatsächlich digital anzubieten, auch nicht im Jahr 2022.

Wie die ersten Schritte zur Digitalisierung einer Verwaltung aus­sehen können, zeigt die Stadt Schorndorf, etwa 30 Kilometer von Stuttgart entfernt, in Baden-Württemberg. Schorndorf ist die Heimat des Automobil-Pioniers Gottlieb Daimler und hat rund 40.000 Einwohner.

Daimler-Stadt setzt auf flexible ECM-Lösung

Die Digitalisierung soll bei allen ankommen: den Mitarbeitern der Verwaltung und den Bürgern. Um das zu erreichen, suchte das Schorndorfer Rathaus nach einem Enterprise-Content-Management (ECM)-System, das in der Lage war, mit den zukünftigen Herausforderungen und Aufgaben zu wachsen. Das alte Tool bot unter anderem keine mobilen Einsatzmöglichkeiten und ließ sich nicht individualisieren.

Die Wahl fiel auf die Lösung „enaio“ des Berliner Softwarehauses Optimal Systems. Ihre Anpassbarkeit war für Jörg Stritzelberger, den Leiter der Stabsstelle Digitalisierung der Schorndorfer Stadtverwaltung, ein wesentliches Auswahlkriterium. Die Verwaltung hat nun die Tools Digitale Schriftgutverwaltung, Digitale Archivierung, Workflows und Schnittstellen im Einsatz.

„enaio ist ein Werkzeugkasten, mit dem jeder arbeiten kann“, so Stritzelberger. IT-affine Mitarbeiter können sogar Funktionen für die Dokumentenverwaltung selbst einbauen, ohne extra ein neues Produkt installieren zu müssen. Bei Bedarf unterstützt Optimal Systems bei den Anpassungen. So lassen sich Funktionen in Minuten implementieren, die sofort eine immense Arbeitserleichterung für das Personal bringen. Diese Flexibilität stellt für die Stadtverwaltung einen erheblichen Mehrwert dar. Stritzelberger hat zum Beispiel den Mitarbeitern der Geschäftsstelle Remstal Gartenschau eine Funktion gebaut, mit der sie sich auf Knopfdruck Adresslisten mobil auf ihrem Smartphone oder Tablet importieren. Auch wenn die benötigte VCF-Datei nicht im System integriert war, fand Jörg Stritzelberger eine Möglichkeit, sie zu erzeugen und so den Alltag der Mitarbeiter zu erleichtern.

Digitaler Workflow

Auch dem Einsatz von digitalen Workflows sind nun fast keine Grenzen mehr gesetzt und die Möglichkeit automatisierter Prozesse zahlreich. Vorgänge, die früher der Papierform bedurften, können digital abgebildet und durchgeführt werden. Zuvor waren die Abläufe kompliziert, schnell konnten Zwischenschritte vergessen werden und der Prozessstatus war oftmals nicht transparent und nachvollziehbar.

Durch die Automatisierung mit enaio haben sich Verwaltungsabläufe beschleunigt: Es genügt ein Klick, und die Software startet den definierten Prozess, erzeugt und speichert Dateien oder verschickt eMails. Es ist auch jederzeit nachvollziehbar, wo der Ablauf steht und wer ihn gerade bearbeitet.

Ein zusätzlicher Pluspunkt ist die Vielfalt an Schnittstellen zu speziell jenen Anwendungen, die in Verwaltungen üblich sind. Hier bietet das Tool die Möglichkeit, Dokumente aus verschiedensten Verfahren zentral abzulegen, revisionssicher zu speichern und sie bei Bedarf Zugangsberechtigten zur Verfügung zu stellen.

Und: Nach nur einer Schulung hat die Stadtverwaltung die Migration des Systems eigenständig durchgeführt und das Riesenprojekt so geschultert.

Die Autorin: Nadja Müller

Fazit

Für Deutschland wurde berechnet, dass die Behörden bei einer digitalisierten Verwaltung knapp 4 Milliarden Euro im Jahr sparen könnten – und die Bürger müssten 84 Millionen Stunden weniger mit Wartezeiten auf dem Amt vergeuden.

Die Stadt Schorndorf macht es vor: Die digitale Transformation in der Verwaltung kann gelingen. Dass die Mitarbeiter von Anfang an involviert wurden und den Wandel mittragen, ist eine wesentliche ­Voraussetzung für den Erfolg.

Die Digitalisierung kommt – auch für die Öffentliche Hand und ihre Verwaltungen. Die neuen Tools bringen Mehrwert im Bürgerservice und ermöglichen es, Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter zu gestalten, Zeit und Geld zu sparen. Die Stadtverwaltung Schondorf legt die Basis für die Digitalisierung mit einem neuen, voll flexiblen ECM.

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