eKIS und eGesetz Neue Wege in Hessen

eGovernment betrifft alle Prozesse des Regierens und Verwaltens und bietet vielfältige neue Möglichkeiten, die Bürgerfreundlichkeit, Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Verwaltung zu verbessern. Mit den eGovernment-Projekten eKIS und eGesetz geht die hessische Landesregierung neue Wege, sämtliche Abläufe zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Kabinettssitzungen und zur Erstellung, Abstimmung, Beschlussfassung und Drucklegung von Gesetzen und Verordnungen vollständig elektronisch abzubilden. Mit den Anwendungssystemen stehen alle relevanten Kabinetts- und Gesetzesinformationen allen berechtigten Personen der Landesregierung „zu jeder Zeit und an jedem Ort“ online zur Verfügung.

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Mit dem Regierungsprogramm 2003 – 2008 hat die Hessische Landesregierung das Ziel formuliert, Hessen als Vorreiter des eGovernment zu positionieren. Dieses Vorhaben wird im Regierungsprogramm durch eine Vielzahl von Punkten konkretisiert, die im eGovernment-Masterplan 2003 – 2008 zusammengefasst sind. Ein wesentliches Ziel des Masterplans ist die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement- und Workflowsystems als Grundlage ressortübergreifender Sachbearbeitung in allen Dienststellen der Landesverwaltung. eKIS und eGesetz sind hierbei zwei Teilprojekte der DMS-Einführung.

Optimierung der Geschäftsprozesse

Für beide Projekte gilt: der Einsatz moderner Technologien alleine bewirkt noch keinen Fortschritt, vielmehr kommt es auf deren nutzbringende Anwendung und insbesondere die daraus resultierende Optimierung und Neugestaltung der Geschäftsprozesse der Verwaltung an. Hierfür sind die beiden eGovernment-Projekte eKIS und eGesetz interessante Beispiele, da die Änderung der Abläufe nicht an den „Verwaltungsgrenzen“ eines Ressorts endet, sondern die komplette ressortübergreifende Prozesskette im Blickfeld steht. Das Projekt eGesetz zeichnet sich darüber hinaus durch eine Zusammenarbeit mit dem Landtag aus.

Grundlage beider Projekte waren die Ist-Erhebungen in der Staatskanzlei und den Ministerien sowie – bei dem Projekt eGesetz – in der Landtagskanzlei auf der Basis von Geschäftsprozessanalysen nach der ARIS-Methode (Architektur integrierter Informationssysteme). Im Vordergrund standen die Untersuchungen der organisatorischen Abläufe zur Durchführung von Kabinettssitzungen sowie zur Erstellung, Beratung und Beschlussfassung von Gesetzentwürfen nach den Geschäftsordnungen der Landesregierung, der Ministerien und des Landtages. Die analysierten Prozesse unterliegen hohen Anforderungen hinsichtlich Termindruck, Genauigkeit, Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Systeme, Datenschutz und IT-Sicherheit.

Elektronisches Kabinettinformationssystem

Im Zentrum der gesamten Regierungsarbeit stehen die wöchentlichen Kabinettssitzungen. Hier fließen alle Informationen zusammen, hier werden alle wesentlichen Entscheidungen der Landesregierung getroffen. Mit eKIS werden die komplexen, organisationsübergreifenden und formalen Abläufe – die an genaue Vorschriften, wie die Geschäftsordnung der Landesregierung (GOL) gebunden sind – zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Sitzungen elektronisch abgebildet. eKIS wurde – wie auch eGesetz – auf der Grundlage einer Geschäftsprozessanalyse in Zusammenarbeit mit der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) entwickelt, basierend auf dem ressortübergreifend eingesetzten Dokumentenmanagementsystem DOMEA, und befindet sich seit 2004 in der Landesregierung im Einsatz.

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