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Digitale Souveränität umfasst auch Prozesse

Digitale Souveränität wird häufig anhand des Datenstandorts, der eingesetzten Cloud oder der Herkunft eines Anbieters diskutiert. Diese Aspekte sind zentral, greifen aber zu kurz. Eine Verwaltung bleibt auch dann abhängig, wenn die Ablauflogik ihrer Prozesse untrennbar an einzelne Plattformen oder proprietäre Automatisierungsfunktionen gebunden ist.

Zur digitalen Souveränität gehört deshalb auch Prozesssouveränität. Sie ist gegeben, wenn eine Behörde die Regeln eines Ablaufs einsehen, verändern und versionieren kann; wenn sie Komponenten oder Anbieter austauschen kann; und wenn sich ein Prozess bei Bedarf in eine andere Betriebsumgebung verlagern lässt.

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Das wird besonders relevant, wenn sich rechtliche, wirtschaftliche oder geopolitische Rahmenbedingungen ändern. Eine souveräne Architektur sollte es ermöglichen, einen Dienst zu ersetzen oder eine Ausführung in das eigene Rechenzentrum beziehungsweise eine andere Cloud zu verlagern, ohne den gesamten Verwaltungsprozess neu entwickeln zu müssen.

Eine gemeinsame Orchestrierungsebene kann dazu beitragen, die Prozesslogik von den jeweils eingesetzten Infrastruktur- und Anwendungsdiensten zu trennen. Sie schafft keinen vollständigen Schutz vor Abhängigkeiten. Sie verbessert aber die Fähigkeit, diese Abhängigkeiten transparent zu machen und einzelne Komponenten kontrolliert auszutauschen.

Das größte Einsparpotenzial liegt an den Übergängen

Neben Governance und Souveränität ist die Kostenfrage für den öffentlichen Sektor entscheidend. Orchestrierung spart nicht automatisch Geld. Eine zusätzliche Schicht – die Orchestrierungsschicht – erzeugt zunächst selbst Einführungs-, Betriebs- und Qualifizierungsaufwand. Wirtschaftlich wird sie erst dann, wenn sie dazu beiträgt, wiederkehrende Integrations- und Koordinationsaufgaben zu standardisieren.

Auch wenn eine gemeinsame Orchestrierung bereits innerhalb einzelner Architekturdomänen Vorteile bietet, entsteht das größte Einsparpotenzial an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Komponenten. Dort werden häufig individuelle Skripte, Punkt-zu-Punkt-Integrationen und manuelle Übergaben benötigt. Diese Lösungen müssen entwickelt, dokumentiert, abgesichert und bei jeder Änderung angepasst werden.

Eine wiederverwendbare Orchestrierung kann Kosten auf mehreren Ebenen beeinflussen:

• Bestehende Workflows lassen sich von verschiedenen Fachbereichen und Agenten wiederverwenden.
• Berechtigungen, Freigaben und Protokollierung müssen nicht für jeden Anwendungsfall neu implementiert werden.
• Parallele Automatisierungswerkzeuge können schrittweise konsolidiert werden.
• Fehler lassen sich schneller eingrenzen, weil Status, Abhängigkeiten und Ausführungskontext gemeinsam sichtbar sind.
• Erfolgreich abgeschlossene Prozessschritte müssen bei einem Fehler nicht zwangsläufig wiederholt werden.
• Infrastruktur kann bedarfsgerechter aktiviert und genutzt werden.

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht damit nicht primär durch den Austausch sämtlicher vorhandener Systeme. Er liegt in weniger individueller Integrationsarbeit, größerer Wiederverwendung und einer effizienteren Steuerung der bestehenden Infrastruktur.

Weil moderne Prozesse Daten, Infrastruktur, Anwendungen und fachliche Abläufe zugleich berühren, müssen ihre einzelnen Schritte über Systemgrenzen hinweg koordiniert werden – Kestra bezeichnet diesen übergreifenden Ansatz als „Unified Orchestration“.

Mit einem begrenzten Anwendungsfall beginnen

Unified Orchestration sollte nicht als unternehmens- oder verwaltungsweites Großprojekt eingeführt werden. Die Vision kann eine gemeinsame Steuerung über unterschiedliche Bereiche hinweg sein; der Einstieg in eine organisationsübergreifende „Orchestrierungskultur” erfolgt sinnvollerweise über ein konkretes Problem.

Geeignet ist ein Prozess, der mehrere Systeme berührt, einen erkennbaren manuellen Aufwand verursacht und klare Zuständigkeiten besitzt. Wichtig sind ein begrenzter Umfang, messbare Ziele und von Beginn an definierte Regeln für Berechtigungen, Protokollierung und Freigaben.

Mögliche Erfolgskriterien sind:

• kürzere Bearbeitungs- und Wiederherstellungszeiten,
• weniger manuelle Übergaben,
• geringerer Pflegeaufwand für individuelle Integrationen,
• bessere Nachvollziehbarkeit,
• höhere Wiederverwendung bestehender Abläufe,
• oder ein kontrollierterer Einsatz von KI-Agenten.

Auf dieser Grundlage kann die Orchestrierung schrittweise auf weitere Prozesse, Infrastrukturen und Organisationseinheiten ausgeweitet werden.

Eine Architekturentscheidung mit organisatorischen Folgen

Der produktive Einsatz von KI-Agenten ist keine isolierte KI-Initiative, sondern berührt Datenmanagement, Informationssicherheit, Infrastruktur, Fachverfahren, Beschaffung, Compliance und organisatorische Verantwortung.

Für IT-Entscheider im öffentlichen Sektor liegt die zentrale Aufgabe deshalb nicht allein in der Auswahl geeigneter Modelle. Sie müssen ein Betriebsmodell schaffen, in dem menschliche, klassische automatisierte und KI-gestützte Aktionen denselben nachvollziehbaren Regeln folgen.

KI-Agenten können Verwaltungsprozesse vorbereiten, beschleunigen und in definierten Grenzen selbstständig ausführen. Die Kontrolle über Berechtigungen, Infrastruktur und Prozesslogik muss jedoch bei der Verwaltung bleiben. Genau darin liegt die Verbindung von Innovation, Wirtschaftlichkeit und digitaler Souveränität.

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Entscheidungsgrenzen für KI-Agenten