Zum digitalen Reifegrad der kommunalen Verwaltungen Innenansichten der Digitalisierung

Von Nicola Hauptmann

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Der Fortschritt – oder Rückstand – bei der Verwaltungsdigitalisierung wird zumeist an der Umsetzung der OZG-Leistungen gemessen. Eine solche Bewertung rein aus der Nutzerperspektive lässt aber wichtige interne Kriterien außer Acht, kritisieren die Autoren einer Studie zur Digitalisierung der Kommunalverwaltungen.

KDV-Umfrage zur Digitalisierung: Technologie ist nicht alles, Mitarbeitende müssen auch den Wert von Daten erkennen
KDV-Umfrage zur Digitalisierung: Technologie ist nicht alles, Mitarbeitende müssen auch den Wert von Daten erkennen
(© amperespy – stock.adobe.com)

Das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung (KDV) der Hochschule Hof hat eine deutschlandweite Umfrage zum digitalen Reifegrad der Ööffentlichen Verwaltung auf Kommunalebene durchgeführt. Warum sie eine solche Untersuchung als notwendig erachteten, begründen die Autoren in ihrem Forschungsbericht zur Umfrage: Deutschland sei sich „zumindest in der Definition seiner Digitalisierung uneins“ Sollen die Prozesse in den Verwaltungen verbessert werden oder stehen die Interessen der Bürgerinnen und Bürger im Fokus? Geht es um die Entwicklung ganz neuer digitaler Angebote? Mit dem OZG-Dashboard misst die Bundesregierung den Stand der Digitalisierung anhand der Anzahl digitaler Services. Im Fokus stünden also Nutzerfreundlichkeit und bürgerfreundliche Konzepte, die Prozesse innerhalb der Behörden aber würden häufig außer Acht gelassen, nicht oder nur unzureichend digitalisiert.

Reifegradmodell erfasst mehrere Dimensionen der Digitalisierung

Deshalb beschäftigt sich das KDV in seinen Untersuchungen mit eben diesen internen Prozessen und Strukturen. Dass sie in verschiedenen Projekten immer wieder auf die gleichen Probleme stießen, veranlasste die Forschenden zu einer flächendeckenden Analyse. Für ihre Umfrage nutzten sie das an der Hochschule Hof entwickelte digitale Reifegradmodell, das auch schon in anderen Projekten eingesetzt wurde.

Dieses Modell bewertet den Status der Digitalisierung in den Dimensionen: Strategie, Steuerung, Prozesse, Technologie, Daten, Führung und Personal. Dabei können Werte zwischen 1 – geringer Fortschritt und 5 – hoher Fortschritt erreicht werden.

Ergebnisse der deutschlandweiten Umfrage zum digitalen Reifengrad der kommunalen Verwaltungen (1 – niedriger Fortschritt bis 5 –  hoher Fortschritt)
Ergebnisse der deutschlandweiten Umfrage zum digitalen Reifengrad der kommunalen Verwaltungen (1 – niedriger Fortschritt bis 5 – hoher Fortschritt)
(© KDV Hochschule Hof)

Wie bereits in anderen Projekten zeigte sich auch in der vorliegenden landesweiten Umfrage eine starke Fokussierung auf die Technologie – diese Dimension wurde mit 3,62 Punkten am höchsten bewertet, gefolgt von „Führung“ (3,04 Punkte), während alle anderen Werte unterhalb der 3-Punkte-Marke blieben.

Fragen zur Dimension „Technologie“

Erfragt wurden Alter und Aktualisierungsstand der IT-Systeme, Anteil von Standardsoftware, Cloudnutzung, virtuelle Zusammenarbeit, aber auch Einstellungen zu neuen Technologien im Arbeitsumfeld und private Nutzung digitaler Technologien sowie mögliche Hinderungsgründe.

Der Nutzung neuer Systeme in Ihrer Verwaltung stehe nichts entgegen, sagten 48 Prozent der befragten Teilnehmer. Ein Viertel gab an, bereits Cloudanwendungen zu nutzen, 37 Prozent denken darüber nach, sind sich aber noch unsicher in Bezug auf DSGVO und IT-Sicherheit und weitere 12 Prozent sind schon dabei, diese Anforderungen zu prüfen.

Potenzial von Daten noch nicht erkannt

Technologien sind demnach nicht die größte Baustelle. Diese sehen die Wissenschaftler des KDV ihren bisherigen Erfahrungen zufolge in einem anderen Bereich: Der Stellenwert von Daten werde nicht erkannt. Den Mitarbeitenden fehle „ein umfassendes Verständnis für Daten und die Möglichkeit, diese lösungsorientiert zu verknüpfen“. Mangelnde Entscheidungs- und Lösungskompetenz der Fachvorgesetzten erschwere die Digitalisierung zusätzlich.

Das zeigt sich auch in der Deutschland-Umfrage: Es werde oft sehr dokumentenorientiert gearbeitet, resümieren die Studienautoren. In über der Hälfte der Fälle werden Daten einfach in Excel-Tabellen (24 Prozent) oder elektronischen Dokumentenablagen (30 Prozent) gespeichert und nicht weiter genutzt. Nur 21 Prozent der Befragten nutzen die einmal erhobenen Daten, etwa aus Antragsformularen, anschließend auch in Prozessen wie zum Beispiel für die Prüfung von Doppelbeantragungen. KI ist in den Kommunalverwaltungen noch gar nicht angekommen (1 Prozent).

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