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Zum digitalen Reifegrad der kommunalen Verwaltungen

Innenansichten der Digitalisierung

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PROSOZ Herten GmbH
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Auch bei den Anwendungen innerhalb eines Prozesses kann von Datenfluss kaum die Rede sein, denn die Datenübertragung läuft ganz (15 Prozent) oder teilweise manuell. Über eine automatische Datenübertragung, die es erlaubt, Daten im Folgesystem sofort weiterzuverarbeiten, verfügen nur 29 Prozent der Befragten.

Prozessoptimierung – vielleicht später

„Wie wird Ihre Verwaltung die etablierten Prozesse im Rahmen der Digitalisierung verändern?“, fragen die Forscher in ihrer Erhebung. „Dazu haben wir uns noch keine Gedanken gemacht“, antworteten 7 Prozent der Befragten, weitere 9 Prozent wollen die Prozesse nicht verändern. 51 Prozent der Befragten erkennen die Chancen der Prozessoptimierung, haben aber aktuell nicht das nötige Wissen und die Ressourcen dafür – deshalb werden die Prozesse vorerst beibehalten. Es dürfte auch schwierig sein, Prozesse zu optimieren, wenn diese gar nicht dokumentiert sind, genau das ist aber bei 67 der Befragten der Fall. Bei weniger als 10 Prozent sind Prozessdokumentationen integraler Bestandteil der Prozesse selbst oder zumindest der Intranet-Inhalte.

Die Umfrage unter 360 Teilnehmern aus 13 Bundesländern könne nicht für alle (kommunalen) Verwaltungseinheiten in Deutschland stehen, erlaube aber „einen eindeutigen Einblick in die Umstände der deutschen Verwaltungslandschaft.“ Sie zeige, dass der Fokus nach wie vor auf der Technologie liege. Die Autoren fordern ein Umdenken und eine ganzheitliche Steuerung aller Dimensionen: „Denn nur durch wachsendes Know-How der Mitarbeitenden, klare Strategie und Steuerung, optimale Datennutzung, schlanke Prozesse, sinnvolle Technologien und eine entscheidungsbereite Führung kann ein ganzheitlicher und somit erfolgreicher digitaler Wandel stattfinden.“ Unter anderem wird ein gemeinsames Zielbild dafür als hilfreich beschrieben.

Für das eingangs erwähnte OZG-Dashboard (Dashboard Digitale Verwaltung) trifft zu, dass es den Fortschritt der Digitalisierung aus der Nutzerperspektive abbildet, aber es zeigt immerhin die Veränderungen an. Will man nun die weitere Entwicklung der Digitalisierung in allen Dimensionen verfolgen, braucht es weitere Erhebungen. Das sehen auch die Autoren ähnlich: Weitere Umfragen in den nächsten Jahren seien in jedem Fall sinnvoll, heißt es abschließend.

Über das KDV


Das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof (KDV) untersucht mehrere Parameter der Digitalisierung im Zusammenhang: Daten, Technologie, Strategie, Steuerung und Prozesse. Die Forschenden hinterfragen auch, ob Struktur, Führungsverständnis und Organisationskultur eine Veränderung zulassen und auch, wie gut die Mitarbeitenden auf die neue Verwaltungswelt vorbereitet sind. Basis ist das an der Hochschule Hof entwickelte Digitale Reifegradmodell m². Weitere Tätigkeitsfelder des KDV sind Pilotprojekte, Qualifizierungsangebote und berufsbegleitende Bachelor- und Masterstudiengänge sowie die Erforschung neuer Ansätze.
Zu den aktuellen Forschungsprojekten zählt auch der Aufbau eines Digitalen Zwillings einer Musterbehörde. Dieser solle exemplarisch Prozesse, Daten und Anwendungen widerspiegeln und als „praxisnaher Anwendungsrahmen“ dienen, heißt es im Bericht zur Umfrage. Die Befragung wurde im Zeitraum vom 23. Mai bis 12. Juli 2022 durchgeführt.

Zum Forschungsbericht

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