Informationsmanagement für die Öffentliche Verwaltung

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Neue Trends und Entwicklungen für die Langzeitarchivierung

Ebenfalls in der Halle 3 zu finden ist das Showcase „Digitale Postbearbeitung“ des VOI in einer neuen Version. Um gezielt auf Anforderungen der Besucher einzugehen, wurde das Konzept überarbeitet. Auf dem Stand C23 direkt am Hauptgang ist eine Poststelle mit dem Equipment für eine komplette digitale Postbearbeitung nachgebildet. Gleich gegenüber befindet sich die notwendige System-Infrastruktur, die für den Betrieb einer digitalen Postbearbeitung erforderlich ist. In der Poststelle wird in Besucherführungen gezeigt, wie die eingehende Briefpost geöffnet, gescannt und klassifiziert wird; spiegelbildlich wird hier auch die Post für den Versand vorbereitet. Die Infrastruktur-Seite erlaubt einen Blick hinter die Kulissen.

CeBIT-Besucher haben so individuelle Anlaufstellen, wo sie zu ihren Fragen konkrete Antworten erhalten. Am VOI-Partnerstand (Stand A29) vertreten ist unter anderem das PDF/A Competence Center. Der Verband präsentiert neue Trends und Entwicklungen für die Langzeitarchivierung – ein wichtiges Thema für den Bereich der Öffentlichen Verwaltung. Interessenten steht somit eine zentrale Anlaufstelle zur Verfügung, um sich über das ISO-standardisierte PDF/A-Format, verfügbare Lösungen und die Aktivitäten des kontinuierlich wachsenden PDF/A Competence Center zu informieren.

Auch in puncto elektronischer Belegverarbeitung können sich Behörden-Besucher an verschiedenen Ständen über Lösungen informieren. So präsentiert das Unternehmen Readsoft (Halle 4, Stand D12) eine eInvoice-Lösung auf SaaS (Software as a Service)-Basis zur Verarbeitung elektronisch eintreffender Rechnungen. Die Anwendung erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben an den elektronischen Rechnungsaustausch. Per eMail gelangen die Eingangsrechnungen zunächst in eine separate „eBox“. Dann übernimmt die Lösung die notwendige Verifizierung von Signaturen und verarbeitet alle gängigen Formate wie XML, EDI, iDoc und PDF. Für die weitere Verarbeitung wird die klassische Rechnungsverarbeitungslösung von Readsoft genutzt.

Ebenfalls in Halle 4 vertreten ist die Aurora Tecknow GmbH (Stand B48). Das Unternehmen präsentiert mit AURORA GDPdU eine Lösung zur Archivierung von eMails sowie GDPdU-Daten und stellt eine selbstdokumentierende Verfahrensdokumentation zur Verfügung. Die Verarbeitung und Speicherung von aufbewahrungspflichtigen Daten ist mit dem schleswig-holsteinischen Datenschutz-Gütesiegel (§4 Abs.2 LDSG SH) ausgezeichnet. Eine Verarbeitung kameraler, doppischer und kaufmännischer Daten ist möglich.

Behörden, die große Belegmengen automatisiert digitalisieren möchten, adressieren die secrypt GmbH und das Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) Berlin (Halle 11 auf dem Stand B11). Mit der Software-Lösung Crosscap werden gescannte Dokumente in einem durchgängigen Workflow mit einer gesetzeskonformen elektronischen Signatur versehen, um ihre vollständige Authentizität und Integrität zu sichern. Für die Öffentliche Verwaltung ist die Dokumentendigitalisierung möglich, wobei die Übereinstimmung mit dem Ursprungspapierdokument mittels qualifizierter Signatur zu belegen ist.

Auf individuelle Lösungsansätze und spezielle Anforderungen im Bereich der elektronischen Dokumentlieferung in Bibliotheken hat sich der Anbieter ImageWare (Stand C30) verlegt. Er präsentiert verschiedene Modelle aus der Reihe der Bookeye Buchscanner, die alle mit der Scansoftware BCS-2 ausgestattet sind. Mit diesen Lösungen können historische Bücher, farbige Karten, gebundenes oder abgeheftetes Beleggut bis DIN-A1-Format im Aufsichtsverfahren digitalisiert werden. Das die Vorlagen schonende Digitalisierungsverfahren wird speziell von Bibliotheken und Scandienstleistern für die Langzeitarchivierung und zur elektronischen Dokumentenlieferung favorisiert.

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