eGovernment-Erfolgsfaktor Mitarbeiter Flexibler Personaleinsatz schafft Transparenz

Ob Stadtverwaltung, Polizei, kommunale Sozialdienste: Bürger erwarten guten Service, Einsatzbereitschaft und Informationen auf Abruf. Immer längere Servicezeiten sollen von immer weniger Personal erbracht werden. Abläufe müssen daher beschleunigt, Dienstleistungen verbessert werden. Wichtige Unterstützung leistet dabei ein IT-basierendes, bedarfsorientiertes Arbeitszeitmanagement, das zugleich Kosten optimiert, die Transparenz von Arbeitsabläufen erhöht und Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigt.

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In seinem Wandel vom „Verwalter“ zum effizienten Dienstleister muss der Öffentliche Dienst derzeit einschneidende Änderungen bewältigen: Zusätzlich zur Ablösung des BAT und der Einführung der leistungsorientierten Bezahlung kommt die doppelte Buchführung Doppik, das neue kommunale Finanzmanagement. Interne Abläufe kommen auf den Prüfstand, werden auf ihre Zukunftsfähigkeit getestet und entsprechend optimiert. Dabei werden Aufwände und Erträge auf Basis von Kostenstellen und Produkten dargestellt, die gewonnenen Kennzahlen bilden die Grundlage für die Steuerung der Verwaltung.

Gleichzeitig sind Behörden verpflichtet, künftige Pensionsbelastungen wie in der Privatwirtschaft auszuweisen und zu erwirtschaften. Die Haushalte müssen daher ergebnisorientiert aufbereitet und nach Produkten, Produktgruppen und -bereichen der jeweiligen Kommune gegliedert sein. Mit dieser Neuordnung sind tiefgreifende Reformen – auch im Personalmanagement – verbunden. Mit ganzheitlichen Arbeitszeitmanagementsystemen lassen sich diese neuen Herausforderungen meistern. Wenn eine Planung der Personalressourcen mit Blick auf die Gesamtprozesse in einer Öffentlichen Einrichtung erstellt werden soll, sind vier Schritte zu beachten.

Am Anfang steht die Bedarfsanalyse

Der bedarfsorientierte und damit wirtschaftliche Personaleinsatz ist im Öffentlichen Dienst ein wichtiger Stellhebel: Nicht nur in der Verwaltung oder in kommunalen Wirtschaftsbetrieben wie der Straßenreinigung ist im ersten Schritt eine gründliche Analyse erforderlich, um den genauen Bedarf an Stammpersonal sowie an Personalreserven für kurzfristige Ausfälle oder Arbeitsspitzen zu ermitteln. Anzahl und Qualifikation der verfügbaren Mitarbeiter werden ebenso bestimmt wie der punkt- und zeitgenaue Bedarf für ihren Einsatz. Ziel der Analyse ist eine möglichst genaue Beschreibung der benötigten Ressourcen innerhalb eines bestimmten Zeitraums, der in eng definierte Teilschritte untergliedert ist und arbeitsergonomische Aspekte berücksichtigt. Diese Daten bilden die Basis für eine detaillierte Prognose des Personalbedarfs.

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