Flexibler Personaleinsatz schafft Transparenz

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Flexible Arbeitszeitmodelle als Grundlage

Grundsätzlich muss die Dienstplanung so flexibel gestaltet sein, dass die verantwortlichen Planer auch kurzfristig auf Unregelmäßigkeiten wie Krankheitsfälle oder ein unerwartet hohes Arbeitsaufkommen reagieren können. Teurer personeller Unter- oder Überdeckung kann man jedoch nur dann schnell und flexibel begegnen, wenn die Arbeitszeitmodelle entsprechend gestaltet sind. Dabei legen gesetzliche Arbeitszeit- und Tarifbestimmungen die Planungsgrenzen fest. Es gilt, den gegebenen arbeitsrechtlichen Rahmen maximal auszuschöpfen oder sogar durch neue Regelungen und Vereinbarungen zu erweitern.

So bildet zum Beispiel der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) seine Rahmendienstvereinbarung mithilfe der ATOSS Staff Efficiency Suite 1:1 ab. Aktuell verwaltet der Kommunalverband die Arbeitszeiten der 2.000 Beschäftigten seiner Hauptverwaltung über das IT-System. Die Lösung entspricht genau den Interessen von Verband, Mitarbeitern und Datenschutzbeauftragten: Neben höchster Funktionalität und Skalierbarkeit werden die strengen Vorgaben des Öffentlichen Dienstes bezüglich Revisionssicherheit und Datenschutz erfüllt.

Operative Einsatzplanung als Herausforderung

Sobald Personalbedarf und geeignete Arbeitszeitmodelle ermittelt sind, lassen sich die Arbeitszeiten und Schichtfolgen mithilfe einer automatischen Dienstplanung berechnen. Dabei müssen alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören nicht nur Tarife oder ergonomische Kriterien; das System muss zudem flexibel bestehende Dienstvereinbarungen abbilden. Folgende Informationen sind beispielsweise neben gesetzlichen und tariflichen Regelungen für die Software relevant:

• Sollbedarf in Bezug auf die geforderte Qualifikation,
• Ist-Besetzung,
• Warnung bei Regelverletzungen,
• Darstellung der Freizeitansprüche und Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter,
• Aufzeigen der verfügbaren und qualifizierten Mitarbeiter bei Bedarf,
• Abbildung der entstehenden Personalkosten und natürlich
• Mitarbeiterwünsche.

Welche Kosten lösen Überstunden aus?

Das Modul Arbeitszeitmanagement bereitet Daten so auf, dass sie einerseits inklusive aller Zuschläge an das Lohn- und Gehaltssystem übergeben werden können und andererseits für die künftige Arbeitszeitgestaltung zur Verfügung stehen. Durch die enge Verknüpfung der Dienstplanung mit dem Arbeitszeitmanagement erhalten die Verantwortlichen einen schnellen Überblick über die Konsequenzen ihrer Planung, beispielsweise die Kosten für Überstunden. Wichtige Informationen über Krankmeldungen, geänderte Urlaubsplanungen und ähnliches, die im Tagesbetrieb eingehen, werden online abgeglichen.

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