Stadt Oberursel organisiert Anordnungswesen papierlos Elektronische Signatur: Lizenz zum Sparen

Mit dem Einsatz der elektronischen Signatur bleibt Oberursel auf der Höhe der Zeit. Beim beliebten Wohn- und Beschäftigungsort am Südhang des Taunus (43.000 Einwohner und zweitgrößte Kommune des Hochtaunuskreises) funktioniert das Anordnungswesen der Verwaltung seit März 2007 papierlos. „fideAS sign“, eine Software der Applied Security GmbH, ergänzt seither den elektronischen Workflow.

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Die Kassengeschäfte der Stadt erledigt die Stadtkasse. Und dafür gibt es feste Spielregeln: Einnahmen verbuchen oder Ausgaben leisten darf sie nur aufgrund einer schriftlichen Anordnung. Wer befugt ist, Kassenanordnungen zu erteilen, das wiederum regelt der Bürgermeister. Jahr für Jahr werden über 20.000 Anordnungen bearbeitet. „Das bedeutet, dass jährlich ein Volumen von rund 160 Ordnern archiviert werden muss“, erklärte der Leiter der Oberurseler Stadtkasse, Andreas Heinze. Während eines „Signatur-Infotages“, den die Applied Security GmbH in ihren Geschäftsräumen in Stockstadt veranstaltete, berichtete er aus der Praxis.

2006 wurde die Kassenverordnung angepasst

Schon 2003 stellte die Stadt auf proDoppik um, eine Finanzsoftware der H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH. Schrittweise wurden die Arbeitsabläufe weiter digitalisiert. Mithilfe einer Schnittstelle zwischen proDoppik und der Archivsoftware der Optimal Systems GmbH konnten bereits seit dem Jahr 2005 Anordnungen sowie rechnungsbegleitende Unterlagen gescannt und so digital archiviert und revisionssicher abgelegt werden. Doch erst seit der Änderung der Gemeindekassenverordnung im Jahr 2006 kann anstelle der händischen Unterschrift auch die elektronische Signatur eingesetzt werden.

Die Signaturlösung „fideAS sign“ sorgt dafür, dass nun der gesamte Arbeitsablauf digital abgebildet wird. Im Klartext: Die zuvor in Papierform erforderliche Anordnung liegt jetzt als Datei vor. Sie wird elektronisch bearbeitet, signiert und an den nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet. Die Signaturen der Vorgänger sind jederzeit prüfbar. Muss eine Buchung korrigiert oder ergänzt werden, kann das elektronische Dokument problemlos zurückgegeben werden. Erst wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, wird es elektronisch archiviert, bleibt aber für alle Nutzungsberechtigten abrufbar. Eine ausgefeilte Filterfunktion erleichtert die Archivausgabe.

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