„Beschriftung“ der elektronischen Akten Eine Behörde – viele eAkten?

Wer heute die Papierakten ersetzen möchte, dem begegnet ein breit gefächertes Angebot an speziellen eAkten, zum Beispiel eine Sozialamtsakte, eine Bauakte, eine eigene Personalakte, eine Ausländerakte und so weiter. Muss das so sein?

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Papierakten (pAkten) in Verwaltungen sehen alle gleich aus. ­Papierdokumente werden in Papp- oder Plastikordnern in gegebenenfalls unterschiedlicher Farbgestaltung gesammelt und nach den Regeln der Behördenheftung sortiert. Dabei erfolgt die Aktenbeschriftung entweder auf dem Akten­deckel oder Aktenrand – häufig ­geschieht dies für jeden Aktenbestand auf gleiche Weise.

Kann eine Behörde genau dieses bewährte System auch bei der ­eAkte anwenden oder muss beim Wechsel des Mediums jede Akte „anders“ aussehen? Dieser Frage gehen Herr Staupe, DMS-Projektleiter bei der Stadt Witten, und Herr Gerke von der Zöller & Partner GmbH nach.

Staupe: Wir ersetzen bei der Stadt Witten sämtliche pAkten durch eAkten und sind dabei gut unterwegs. Angefangen haben wir wie viele andere Verwaltungen auch. Wir haben eine Rechtsamtsakte, eine Wohngeldakte, eine Entwässerungsakte et cetera im DMS gebaut und bereitgestellt.

Recht bald wurde aber klar, dass diese Methode in einer Behörde spätestens dann an Grenzen stößt, wenn der hausweite Ausbau ins Blickfeld kommt. Ein Dezernent müsste sich in acht oder neun ­völlig unterschiedlichen eAkten zurechtfinden, die Rechnungsprüfung ­bekäme dreißig bis vierzig verschiedene Aktenarten vorgelegt, und ­diese Vielfalt muss dann auch noch weiterentwickelt und administriert werden.

Unsere heutige eAkte hingegen sieht für alle Bereiche gleich aus. Was sind Ihre Erfahrungen damit?

Gerke: Ich kenne das Vorgehen mit der Umsetzung von verschiedenen Aktentypen in den unterschiedlichen Organisationseinheiten einer Verwaltung. Für das einzelne Amt oder den Fachbereich mag dieses Vorgehen anfangs ja sinnvoll sein, weil dort die individuellen Aktenstrukturen naturgemäß schneller verstanden werden, allerdings ist es unter dem strategischen Aspekt einer verwaltungsweiten DMS-Einführung und unter dem Gesichtspunkt der allgemeinen Schriftgutverwaltung eher hinderlich.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass eine schrittweise DMS-Einführung ein wichtiger Erfolgsfaktor für DMS-Projekte ist und daher von uns empfohlen wird. Dabei sollte die Gesamtsicht auf das Thema eAkte allerdings nicht vergessen werden. Möglichst einheitliche eAkten-Strukturen und auch Verfahren erleichtern später die verwaltungsweite Zusammenarbeit, und die Nutzeneffekte können aufgrund einheitlicher eAkten maximal ausgenutzt werden.

Ich gebe Ihnen daher absolut recht, Herr Staupe. Eine Vereinheitlichung der eAkten-Struktur ist sehr zu empfehlen, wird aber nicht ­immer bei einer DMS-Einführung berücksichtigt.

Staupe: Das beruhigt mich, denn ich komme mir in den letzten Jahren so vor, als wenn ich auf der ­Autobahn fahre, und alle kommen mir entgegen. Dann bin ich also kein Falschfahrer, die Fahrzeuge kommen mir aus anderen Gründen entgegen. Das kann auch damit zu tun haben, dass in vielen Köpfen der Begriff eAkte anders besetzt ist als bei uns.

In Kommunalbehörden ist eine Vielzahl von Fachprogrammen im Einsatz. Man kann daher schnell auf den Gedanken kommen, dass die dazu passenden „Aufnahmestellen für Dokumente“, also die eAkten, selbst Fachprogramme sein müssen. Unsere ersten ­eAkten verfügten in der Tat über viele ­Informationen aus den jeweiligen Fachprogrammen, der Akten­charakter trat in den Hintergrund. Warum glauben Sie, dass eine Vielfalt an eAkten angeboten wird?

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