Eine Behörde – viele eAkten?

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TR-RESISCAN

Volker Staupe

Gerke: Nein, das sehe ich genauso wie Sie. Die TR-RESISCAN hilft nicht wirklich im Hinblick auf ein ruhiges Gewissen bei der Papiervernichtung. In Deutschland bieten Dutzende von Anbietern aus dem In- und Ausland seit über 20 Jahren Lösungen für die elektronische Ablage und Archivierung von Dokumenten an. In Tausenden von Installationen haben sich diese Lösungen bewährt und die alten analogen Verfahren abgelöst.

Wesentliche Triebfedern waren die innovationsfördernden regulatorischen Rahmenbedingungen.

Ersetzendes Scannen ist in vielen Bereichen durch Verwendung von DMS-Lösungen und durch die dokumentierte Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens anerkannte Best Practice und in einigen Bereichen sogar behördlich schriftlich legitimiert (AO, GoBS seit 1995, gleichlautend GoBD seit ­November 2014).

Die TR-RESISCAN konterkariert eher die bisherigen Fortschritte bei der Ausbreitung papierloser Prozesse und damit unter anderem auch die dringendst notwendige Beschleunigung der eGovernment-Projekte auf allen Ebenen der Öffentlichen Hand, da Anforderungen definiert werden, die bislang nicht gefordert wurden.

Staupe: Erfreulich, dass unsere Einschätzungen übereinstimmen. Das führt mich zu einem anderen „heißen Eisen“, zum Umgang mit Urkunden. Hier höre ich immer, wer Urkunden digitalisiert, der ist zwingend auf die qualifizierte ­elektronische Signatur angewiesen. Schon bin ich beim ständigen „Übersignieren“ und einem beachtlichen organisatorischen und finanziellen Aufwand.

Ich bevorzuge hingegen pragmatische Lösungen. Wenn ich Urkunden digitalisieren lasse (zum Beispiel Baulasten), dann möchte ich die Digitalisate in die eAkte einfügen, um damit so arbeiten zu können wie mit jeder anderen eAkte. Um der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht nachzukommen, können die Originalurkunden (Papierfassung) in Kartons im Keller oder auf dem Dachboden so lange lagern, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Was sagen Sie zu solchen Lösungen?

Gerke: Ich finde diese Lösungen absolut legitim. Häufig wird die Einführung eines DMS mit „Papiervernichtung“ gleichgesetzt. Das ist aber nicht der Fall. Im kaufmännischen Bereich ist die Papiervernichtung laut Verordnungen zulässig (siehe GoBD oder auch die Kassenverordnungen, die sich häufig auf die GoBD beziehen). Hier bewegen wir uns auf „dickem“ Eis.

In allen anderen Bereichen sollte immer individuell abgewägt werden, ob das Original vernichtet werden darf und kann. Hier wird das Eis „dünner“. Bei Urkunden wäre ich mit dem Vernichten sehr vorsichtig, selbst wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur in einem DMS abgelegt wird. Vielleicht gibt es ja auch noch kulturhistorische Gründe, eine Urkunde im Original aufzubewahren.

Es ist typischerweise sogar günstiger, eine Urkunde im Original aufzubewahren als mit digitalen Signaturen in einem DMS, denn hier fallen Kosten für die Signatur oder Nachsignaturen sowie die ­Administration und Überwachung dieser Signaturen an. Der Lagerraum für die Kartonablage ist dagegen unschlagbar günstig. Daher gehört zu jedem DMS-Projekt auch die Einschätzung, wie mit welchem Papiergut nach der Digitalisierung umzugehen ist.

Staupe: Ein anderer Aspekt ist das Zusammenarbeiten in einer Behörde in Zeiten der eAkte. Wir nutzen im Hause einen Standardworkflow. Ob ein oder mehrere Dokumente oder eine ganze Akte – alles läuft über diesen Weg. In einem aktuellen Projekt verständigen sich Organisation, Personalamt, Gleichstellungsstelle, Schwerbehindertenvertretung, Personalrat und Personaldezernent über das Beteiligungsverfahren (LPVG) im Workflow. Auch hier ist die einheitliche eAkte die Basiskomponente. Was sagen Sie zum Thema Zusammenarbeit?

Gerke: Mittelfristiges bis langfristiges Ziel einer DMS-Einführung sollte immer das Thema Zusammenarbeit sein (also was heute ­unter Workflow verstanden wird). Hierbei werden erst die wahren Nutzeneffekte einer DMS-Lösung deutlich. Um die Komplexität solcher Lösungen zu minimieren, kann ich nur den Weg empfehlen, den Sie, Herr Staupe, mit der Stadt Witten eingeschlagen haben. Möglichst vereinheitlichen, also eine möglichst einheitliche eAktenstruktur und standardisierte Workflows. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, sich von den Papierprozessen zu lösen und die elektronischen Vorteile einer DMS-Lösung zu nutzen. Eine 1:1-Umsetzung von bestehenden Papierprozessen im DMS ist nicht zu empfehlen.

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