Eine Behörde – viele eAkten?

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Mehrwert eines DMS besser nutzen

Ulrich Gerke

Gerke: Ganz klar: Die Fachverfahrensanbieter erkennen ja den eindeutigen Trend hin zur Digitalisierung. Die Fachverfahren verwalten sehr gut alle strukturierten Fachdaten, in der Regel in deren Datenbanken. Was fehlt, ist aber der Bezug zum Papier, also zu den eher unstrukturierten Daten und Dokumenten. Scannen und Ablegen von Papier ist heute fast schon „Standardtechnologie“ und nicht sehr kompliziert in ein Fachverfahren selbst zu integrieren.

Für das Amt ist es vorteilhaft, wenn es Dokumente direkt zum Fachfall speichern und dann aus dem Fachverfahren aufrufen kann. Aber bei einem solchen Vorgehen werden viele kleine „Dokumenten-Insel­lösungen“ geschaffen. Der Mehrwert eines zentralen DMS wird so nie erreicht, denn einen zentralen Zugriff auf ALLE Dokumente und eAkten in einer Verwaltung wird es mit fachverfahrens­individuellen eAkten nicht geben, da ein Zugriff auf die Dokumente ausschließlich über die Fachverfahren erfolgen kann.

Was bedeutet das in der Praxis? Jedes Amt mit Zugriff auf Dokumente, die über ein fachverfahrenseigenes DMS abgelegt werden, benötigen typischerweise auch den Client des jeweiligen Fachverfahrens. Das kostet nicht nur zusätzliche Fachverfahrenslizenzen, ­sondern ist auch technisch nicht immer einfach zu realisieren. Dann sollte man besser bei den pAkten bleiben.

Staupe: Ja, Herr Gerke, das kann ich gut nachvollziehen. An dieser Stelle möchte ich einmal nach Ihren Erfahrungen mit den Ordnungskriterien in der Welt der ­eAkten fragen. Ich höre sehr oft, ohne Aktenplan geht gar nichts.

Praktisch bedeutet das, ein heute kaum noch gelebter Aktenplan sei unabdingbare Voraussetzung für das Einführen von eAkten. Ich ­meine hingegen, dass es selbstverständlich eine Ordnung geben muss und diese in einem guten DMS auch anders hergestellt werden kann als mit den Werkzeugen aus der Papierwelt. Wir haben gut 7,5 Millionen Dateien im DMS und aktuell etwa 400 zugelassene Nutzerinnen und Nutzer, und bislang ist noch jede Datei innerhalb von Sekundenbruchteilen angezeigt worden.

Aktenplan

Gerke: Bei dem Thema Aktenplan scheiden sich in der Praxis die Geister. In meinen Projekten wird mir anfangs häufig gesagt, dass in der Verwaltung ein Aktenplan zum Einsatz kommt. Bei den Ist-Aufnahmen in den Ämtern selbst stellt sich dann aber heraus, dass dieser Aktenplan in der Praxis eher nicht „gelebt“ wird. Ich frage mich dann immer, warum der Aktenplan dann mit einem Mal im DMS gelebt ­werden soll oder muss?

Klar, Ordnungskriterien müssen sein, aber es ist gegebenenfalls nicht immer ein Aktenplan notwendig. Über das amtliche Kennzeichen findet eine Zulassungsstelle in Sekunden die entsprechenden Dokumente in einem DMS, auch ohne Aktenplan. Selbst beim Thema „Aussonderungen“ oder „Weitergaben“ von Akten aus dem DMS hat der Aktenplan nicht unbedingt Vorteile, denn mit einem DMS können Aufbewahrungs- und Aussonderungsfristen automatisch direkt bei Anlage einer eAkte mitgegeben werden.

Dennoch ist es zu empfehlen, ein DMS auszuwählen, das sowohl ­Aktenpläne abbilden kann als auch eine geordnete Ablage ohne Aktenplan. So kann auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Ämter besser reagiert werden.

Staupe: Es freut mich, dass wir da in guter Gesellschaft sind. Ein anderes Thema im Umgang mit der eAkte ist die, ich empfinde es zumindest so, Augenwischerei beim Scannen.

TR-RESISCAN ist hier mein Stichwort. Ob dies als „technische Richtlinie“ gut geeignet ist, kann ich nicht beurteilen. In der Praxis, und da komme ich her, hilft sie gar nicht. Im Gegenteil: Sie führt zu Verunsicherung und schlechtem Gewissen. Täuscht mich da mein Gefühl?

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