Eine Behörde – viele eAkten?

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Einheitliche eAkte

Staupe: Ich möchte noch einmal speziell die einheitliche eAkte für alle Bereiche ansprechen. Bei uns wird die, wie wir sagen, eAkte ­Witten, in der gleichen Form in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen eingesetzt. Wir haben die Bereiche Personal und Organisation, die Rechnungsprüfung und viele andere mehr mit der gleichen Akte ausgestattet. In der Akte landen alle Dokumente, die Antragstellende mitbringen oder die aus Fachverfahren oder Office-Anwendungen heraus erzeugt werden. Auch das allgemeine Schriftgut befindet sich in der eAkte.

Davon profitieren alle, wie das Beispiel „Flüchtlinge“ zeigt: Witten beherbergte eine Erstaufnahmeeinrichtung des Landes und nimmt, wie alle anderen Städte, Flüchtlinge auf. Dabei ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Ausländerbehörde und Sozialamt erforderlich. Da beide über die eAkte verfügen, ist der Datenaustausch einfach und problemlos möglich, die Aufnahme der Daten erfolgt beispielsweise mobil in den Einrichtungen vor Ort. Aus den Mitteilungen des Landes über die Zuweisung (PDF-Dateien) erzeugen wir automatisiert eAkten für die betroffenen Organisationsbereiche.

Meinen Sie nicht auch, Herr Gerke, dass in der einheitlichen eAkte­ die Zukunft liegt?

Gerke: Häufig werden die Möglichkeiten einheitlicher eAkten­ im DMS unterschätzt. In der Praxis sehe ich, dass eAkten eigentlich „unterfordert“ sind, weil in Projekten die eAkten oft als Abbild der Papierakten im DMS konfiguriert werden. Das resultiert daraus, dass das Wissen zu den Möglichkeiten von elektronischen Akten fehlt und verständlicherweise dann die bestehenden pAkten als Vorbild für die eAkten genommen werden.

Hier muss ein Umdenken geschehen. Die Einführung einer eAkten-Lösung sollte als Anlass genommen werden, über die Struktur der Akte, der Aktenablage und auch die Zusammenarbeit (Stichwort: Workflow) nachzudenken und diese zu optimieren. Hilfestellungen hierzu durch Fachleute wie erfahrene eAkten-Praktiker oder Berater sind hier Gold wert, denn von den jahrelangen Erfahrungen dieser Personen können Verwaltungen direkt bei der Einführung einer eAkten-Lösung profitieren und nicht erst nach den ersten ein bis n Fehlversuchen – kommt leider in der Praxis vor. Praktiker oder auch wir als Berater helfen, die Vorteile von eAkten sofort voll auszuschöpfen.

Die Akte, die heute durch die ­Computertechnologie eigentlich immer „löchriger“ wird (weil zum Beispiel eMails nicht mehr ausgedruckt und in die Papierakte abgeheftet werden), wird wieder zur verlässlichen und verbindlichen Auskunftsquelle.

Mein Fazit entspricht also Ihrer Vorgehensweise, Herr Staupe: ­Soweit es fachlich möglich ist, macht eine einheitliche eAkten-Struktur absolut Sinn. Je einheitlicher die eAkten, die Abläufe und Workflows, desto besser und nutzbringender ist der DMS-Einsatz in der Verwaltung. Das ist ja letztlich auch das Ziel des DMS-Einsatzes in Verwaltungen.

Die Gesprächspartner:

Volker Staupe, DMS-Projektleiter der Stadt Witten und Ulrich Gerke, Seniorberater der Zöller & Partner GmbH.

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