Best Practice DigitalPakt Schule: Bewilligung, Auftragsvergabe – und dann?

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Schulen sollen zunehmend digitalisiert werden, um dem globalen Wettbewerb standzuhalten. Die Förderprogramme des Bundes finanzieren dafür mehr IT-Geräte, wie Laptops und Tablets – die Verwaltung der Geräte wurde jedoch nicht wirklich bedacht. Dabei kann Inventar-Software den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren.

Aktuelle Ausbauprojekte zur Digitalisierung an Schulen werden in der Regel durch den DigitalPakt des Bundes gefördert. Die Beantragung von zusätzlicher IT-Infrastruktur und Geräten ist in vielen Kommunen und Ländern bereits erfolgt und Erfolge sind sichtbar geworden. Von der regionalen Bedarfsabfrage an Schulen bis zur Auslieferung von Geräten war es in vielen Fällen ein langer Weg voller Formulare und Sitzungen. Das liegt auch daran, dass die einzelnen Förderprogramme des DigitalPakts für viele Schulämter und Kommunalverwaltungen neue, weitere Fragen aufwarfen.

Nicht wenigen Schulleiter und Schulleiterinnen sowie Verwaltungsangestellten wurde erst nach der Antragstellung klar, dass mit den neuen Netzwerken, Geräten, Verträgen und Lizenzen auch erweiterte Managementbedürfnisse einhergehen. Um nach Fördermittelzusage und Gerätebestellung den Überblick zu behalten, braucht es eine gute Verwaltungsstrategie. Mit der dafür geschaffenen Zusatz-Vereinbarung „Administration“ (vom November 2020) können auch Personalkosten für professionelle Administrations- und Supportstrukturen aus Bundesmitteln beglichen werden.

Rechtssichere und verwaltungskonforme Verwaltung der DigitalPakt-Ressourcen

Jeder Fördermittelgeber möchte früher oder später erfahren, wie die ausgezahlten Finanzmittel konkret eingesetzt wurden. Es sind Berichte zu schreiben und Verwendungsnachweise einzureichen. Zu bedenken ist in diesem Zusammenhang auch, dass sich Zuwendungsempfänger von Mitteln verpflichten, die Evaluation des DigitalPakt Schule zu unterstützen, die seitens des Landes oder des Bundes geschehen kann. Wer von Anfang an auf eine klare Dokumentation des Mitteleinsatzes und dadurch ermöglichter Maßnahmen an Schulen achtet, ist auf der sicheren Seite.

Beispielhaft für die Berichtsregularien soll hier die Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums Baden-Württemberg stehen. Nach dieser ist für Zuwendungsempfänger des DigitalPakts ein „vereinfachter Verwendungsnachweis“ zulässig, welcher innerhalb von drei Monaten nach Maßnahmenabschluss der Landesinvestitionsbank vorgelegt werden muss. Diese wurde vom Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg mit der Abwicklung der Förderung beauftragt.

Im Verwendungsnachweis zu bestätigen ist, dass die bewilligten Zuwendungen zweckentsprechend verwendet wurden. Daher sollten alle Aspekte rund um das Inventar (inklusive Zustand und Wartungen) fortlaufend dokumentiert werden. Um dies nicht händisch in selbsterstellten Tabellen erledigen zu müssen, kann sich die Investition in eine moderne und sichere Inventarisierungssoftware lohnen. Neben dem Verwendungsnachweis muss ein Sachbericht abgegeben werden. Hierzu bietet es sich an, Statistiken zur Nutzungshistorie der Geräte, Supportverträge, Reparaturen und Softwarelizenzen anzugeben, die in einem solchen zentralen System zu den Inventar-Objekten dokumentiert werden können.

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