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Mit Inventarsoftware Schul-Ressourcen überblicken

Um die Möglichkeiten solch einer Software besser zu verstehen, schauen wir nach Baden-Württemberg. Remseck am Neckar ist eine Stadt an der nordöstlichen Stadtgrenze von Stuttgart. Dort plante man noch vor Corona, im Mai 2019, Mittel aus dem DigitalPakt zu beantragen. Unter den Slogans „Unsere Kinder sind unsere Zukunft“ und „Schulen Fit für die Zukunft“ führte man eine Bestandsaufnahme an allen Schulen durch. Nach späterer Auszahlung verschiedener DigitalPakt-Mittel wurde eine Vielzahl zusätzlicher IT-Ressourcen bestellt.

Um diese neuen IT-Ressourcen sicher und nachvollziehbar verwalten zu können, schloss die Kommune Remseck am Neckar einen Vertrag mit der Timly Software AG aus Zürich. Die Inventarsoftware „Timly“ ist ein modernes Dokumentationssystem für digitales und physisches Inventar, in der jedes Objekt virtuell katalogisiert werden kann. Neueintragungen und Änderungen können von verschiedenen berechtigten Nutzern und Nutzerinnen getätigt werden.

Die Schulleiter und kommunales Verwaltungspersonal können so zentral den Überblick über digitale Endgeräte, Lizenzverträge und IT-Zubehör behalten. Dazu erhält jedes mit Fördermitteln angeschaffte Objekt eine eindeutige Inventarnummer (als Etiketten mit QR-Codes aufgeklebt). Mit einem einfachen Smartphone kann dann der Code gescanned und Aktionen in der Inventarsoftware durchgeführt werden – etwa um eine Standortänderung oder einen Defekt des Geräts zu melden.

Sich rechtzeitig über die Verwaltung der Ressourcen aus dem DigitalPakt Gedanken zu machen, lohnt sich auch aus anderen Gründen für die Schulen bzw. kommunale Schulträger. So vermeidet eine Inventarverwaltung Software bereits während der Förderlaufzeit eine Menge Zusatzaufwand. Typische Fragen wie „Wer hat gerade welches Gerät?“, „Wann wird welche Ressource wo benötigt?”, „In welchem Zustand befindet sich das Inventar?” oder „Wann fallen Wartungsfristen an?”, lassen sich mit einer solchen Inventarsoftware schnell beantworten.

Zentrale Inventarverwaltung für Schulen in Bayern

Solche Fragen sind natürlich umso schwieriger, wenn es komplexe Organisationsstrukturen gibt, weil viele verschiedene Schulen eingebunden sind. Die „Gemeinnützigen Gesellschaft für soziale Dienste“ (GGSD) beispielsweise, ist ein mehr und mehr wachsendes Bildungsunternehmen mit mittlerweile bayernweit über 40 Schulen mit Angeboten in den Bereichen Pflege, Gesundheit und Soziales.

Der Aufwand rund um die Inventarverwaltung ist also entsprechend hoch. Daher lag der Umstieg auf eine digitale Lösung auf der Hand. Julia Pao, Leiterin Finanzen der GGSD, erklärt: „Die GGSD ist ein stetig wachsendes Bildungsunternehmen mit mittlerweile 15 Standorten und 41 staatlich anerkannten Schulen in ganz Bayern. Dementsprechend ist unser Bedarf an einer zentralen Inventarverwaltung in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Unsere Anforderungen an eine Inventarverwaltung sind sehr heterogen, deshalb entschieden wir uns für Timly, weil diese Software unserer komplexen Organisationsstruktur sehr gut gerecht wird und unsere Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, intuitiver Anwendung und vielseitigen Auswertungsmöglichkeiten am besten erfüllt. Die Zusammenarbeit mit Timly erleben wir zudem als sehr kunden- und serviceorientiert.“

Neben IT-Geräten wie Drucker, Telefone und Schüler-Laptops, werden bei der GGSD in Zukunft auch alle Tische, Stühle und Tafeln verwaltet. Das bedeutet einen digitalen Rundum-Überblick über das gesamte Inventar der verschiedenen in Bayern verteilten Schulen. Dieses kann somit zentral mittels einer App verwaltet werden – wer die Zugriffsberechtigung hat, weiß jederzeit, wo sich welches Gerät befindet und in welchem Zustand es ist.

Víctor Borja, Product Owner der Timly Software AG, sagt dazu: „Wir freuen uns sehr, dass wir mit unserer Inventar-Software bei der Digitalisierung so vieler Schulen mitwirken dürfen. Die Verantwortlichen haben meist mit einem großen Verwaltungsaufwand zu kämpfen, der sie Zeit und Nerven kostet. Das Schöne ist, dass durch die intuitive Anwendung einer digitalen Inventar-Verwaltung der Hauptfokus wieder auf dem Wesentlichen liegt: Auf der Bildung und der Lehre.“

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