Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen Digitale Teilhabe für alle Bürger

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Das Onlinezugangsgesetz befördert in Deutschland die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung und macht auf diese Weise den Zugriff auf Verwaltungsleistungen schneller und bequemer. Damit alle Menschen von diesen Vorteilen profitieren können, müssen die Angebote barrierefrei sein.

Die entsprechenden internationalen Richtlinien gibt es bereits seit 1999. Damals wurde die erste Fassung der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) veröffentlicht. In Deutschland sind die gesetzlichen Vorgaben seit 2002 verankert in der Verordnung zur Schaffung barrierefreier Informationstechnik nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV). Neue Aufmerksamkeit erlangte das Thema mit der EU-Richtlinie 2016/2102 über den barrierefreien Zugang zu den Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen, die auch Dateiformate aus Büroanwendungen abdeckt wie PDF-Dokumente.

Aktueller Stand

Das Portable Document Format (PDF) kommt bei vielen Verwaltungsleistungen zum Einsatz. Zum Zeitpunkt der Entstehung des PDF spielten Barrierefreiheitsaspekte noch keine Rolle. Seit der Version 1.7 können auch PDF-Dokumente gut zugänglich für Menschen mit Behinderung aufbereitet werden. Leider wird diese Möglichkeit immer noch viel zu wenig genutzt.

Ein Blick in den ersten gemäß der EU-Richtlinie 2016/2102 geforderten Bericht zum Stand der Barrierefreiheit bei den öffentlichen Stellen der Bundesrepublik Deutschland an die EU-Kommission offenbart große Rückstände. Wichtige Anforderungen wie Alternativtexte für Bilder oder ein ausreichender Kontrast für alle Texte wurden von der Mehrheit der geprüften Dokumente nicht erfüllt. Auch die vereinfachte technische Dokumentprüfung wurde nur selten bestanden.

Vielzahl an Regeln und Bestimmungen

Es gibt keine einfache Antwort auf die Frage, warum bis heute trotz vorhandener Richtlinien und technischer Möglichkeiten nur so wenige PDF-Dokumente barrierefrei sind.

Die Vielzahl an Gesetzen, Normen und Richtlinien spielt dabei vermutlich eine Rolle: WCAG 2.1, BITV, ISO 14289, Matterhorn-Protokoll, ISO 32000 – um nur einige zu nennen. Der thematische Einstieg erscheint hier zunächst mühsam und aufwändig, zumal die darin beschriebenen Anforderungen häufig alles andere als selbsterklärend sind.

In der praktischen Umsetzung werden die Verantwortlichen zusätzlich mit der intransparenten Marktlage konfrontiert. Inzwischen lassen sich aus nahezu jeder Büroanwendung PDF-Dokumente erzeugen. Nach welchen Vorgaben konvertiert wird und ob die entstandenen Dokumente konform zu einschlägigen Normen sind, legen die Hersteller jedoch meist nicht vollständig offen. Die Auswahl einer geeigneten Software zur Dokumenterstellung erfordert so häufig eine intensive Recherche.

Drei Maßnahmen für barrierefreie PDF-Dokumente

Damit Barrierefreiheit trotzdem zum allgemeinen Standard bei der Entstehung von Dokumenten wird, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:

• Sensibilisierung der Redaktion

• Definition technischer Mindestanforderungen

• Einplanen einer Qualitätssicherung

Sensibilisierung der Redaktion

Viele Barrieren entstehen nicht durch technische Mängel, sondern durch redaktionelle Entscheidungen. Damit Inhalte so dargestellt werden, dass sie gut zugänglich sind, müssen die Mitarbeiter einer Redaktion zuerst besser verstehen, wie Menschen mit einer Behinderung Informationen wahrnehmen.

Menschen ohne Einschränkungen setzen beispielsweise Formen, Diagramme oder Bilder zur Veranschaulichung von Daten ein. Solche grafischen Darstellungen sind nur dann für alle zugänglich, wenn sie ausreichend kontrastiert und mit Textalternativen versehen worden sind.

Auch Textverweise, zu deren Verständnis eine bestimmte Sinneswahrnehmung nötig ist, sind nicht für alle Menschen gleich zugänglich, beispielsweise „Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet“ oder „Ausfüllhinweise finden Sie oben rechts.“ Blinde und fehlsichtige Menschen sind darauf angewiesen, dass die entsprechenden Informationen auch auf andere Weise gefunden werden können.

Beispiel für eine Barriere, die durch redaktionelle Entscheidungen entsteht:

Bildergalerie

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