Die Berliner Wasserbetriebe Der Weg zur digitalen integrierten Vergabe

Die Berliner Wasserbetriebe haben in ein ­modernes E-Vergabeverfahren investiert.

Die Berliner Wasserbetriebe sind das größte städtische Wasserversorgungsunternehmen in Deutschland. Sie nehmen die Wasserversorgung und die Abwasserentsorgung für die 3,5 Millionen Berliner wahr und sind Dienstleister für zahlreiche Wasser- und Abwasserverbände in angrenzenden Gebieten Brandenburgs.

Die Digitalisierung der Vergabeprozesse der BWB

Mit der Einführung eines E-Vergabe-Systems war es bereits 2005 erklärtes Ziel, die Vergabe von Bau- und Dienstleistungen, Beschaffungsaufträgen und Material langfristig komplett digital abzubilden. Der Ausbau einer Vergabelösung wurde in drei Stufen geplant:

• Stufe 1: Ankündigungen und Veröffentlichungen (2005)

• Stufe 2: Onlinebewerbungen und die Versendung von Ausschreibungsunterlagen (2008)

• Stufe 3: Onlineabgabe von digitalen Angeboten (2016)

Die 3. Ausbaustufe war sowohl organisatorisch als auch technisch die größte Herausforderung, vor allem im Hinblick auf Vertraulichkeit, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Daten einer Vergabe.

Integration der ­E-Vergabe

Mit der Administration Intelligence AG (AI AG) wurde ein erfahrener Partner verpflichtet.

Die besonderen Herausforderungen an das Projekt waren die Abbildung der bestehenden Aufbau- und Ablauforganisationen mit den Standardsoftwarelösungen AI VERGABEMANAGER und AI VERGABEPLATTFORM. Neben der Bereitstellung von Vorlagen zur Durchführung von Vergabeverfahren nach aktuellen Vergabeverordnungen und der Sektorenrichtlinie, wurden auch spezielle kundenspezifische Vorlagen für nichtformalisierte freihändige Vergabeverfahren realisiert. Um den vollintegrierten Vergabeprozess auch in die bisher genutzte IT-Infrastruktur einzubetten, wurden zahlreiche Schnittstellen, u. a. zum SAP MM über die SAP PI und zur AVA Software California Pro der Firma G&W auf Basis der REST-Technologie implementiert.

Implementierung von ­Kundenmodulen

Der nächste Schritt innerhalb des Projekts „Digitale Beschaffung“ war die Programmierung von Kundenmodulen. Auf Basis einer von der AI AG zur Verfügung gestellten „Fachschnittstelle“ (REST-API) wurden zusammen mit den Entwicklern der AI AG die folgenden Kundenmodule umgesetzt:

• Bestellmodul für SAP, um Bestellungen aus SAP zweifach zu signieren und an den Lieferanten zu übermitteln sowie eine Rückmeldung des Lieferanten zu erhalten;

• Kapazitätsplanungsmodul: im Rahmenvertrag gebundene Firmen sollen fortlaufend ihre Kapazitäten für Abrufe zurückmelden.

• Reproduktionsmodul: Vergabeunterlagen, Pläne sowie Baugrundgutachten u.v.a.m. sollen den Bietern auf Anforderung auch in Papierform zur Verfügung gestellt werden;

• IBM-Filenet: zur revisionssicheren Archivierung von Vergabeakten wurde eine Archivierungsschnittstelle zur Software IBM-Filenet implementiert.

Um die Firmen- und Bieterakzeptanz für das Thema E-Vergabe in und um Berlin zu erhöhen, wurde kurz nach Produktivsetzung der neuen Vergabeplattform der Gedanke zur Vergabekooperation Berlin geboren.

Vergabekooperation Berlin

Die Idee ist es, auch anderen Betrieben des Landes Berlin die Vergabeplattform unter der Marke „Vergabekooperation Berlin“ zur Verfügung zu stellen. Dies wird durch die offene Struktur der AI Vergabelösungen ermöglicht.

Die Möglichkeit, auf Auftraggeberseite das Vergabemanagementsystem beliebig an spezielle Kundenwünsche anzupassen, ist der große Vorteil dieser Lösung. Sowohl die BWB wie auch der Forschungsverbund Berlin e.V., für welche jeweils spezielle Kundenanforderungen umgesetzt wurden, nutzen die gleiche Software und Plattform wie Kunden mit standardisierten Prozessmodellen, so z. B. die Berliner Bäder-Betriebe und die Adlershof Facility Management GmbH.

Von der E-Vergabe zum digitalen Einkauf

Die Berliner Wasserbetriebe sind weit über die seit einem Jahr in Kraft getretenen Vorgaben zur ­E-Vergabe hinausgegangen. Um Effizienzsteigerungen zu realisieren, wurde die Vergabelösung in die Beschaffungsprozesse integriert und komplett elektronisch ­abgebildet. Die realisierten Lösungen ermöglichen effizientere Einkaufsprozesse.

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