Prozessmanagement Bindeglied kommunaler Fachverfahren

Die Digitalisierung stellt Kommunal- und Landesbehörden vor große Herausforderungen. Wenn es um die Entwicklung eigener Fachverfahren geht, sollte die IT-Abteilung einer kommunalen Verwaltung dabei die Methoden moderner Softwareentwicklung anwenden – sofern sie dies nicht ohnehin schon tun. Hier geht man heute ­bevorzugt „iterativ“ vor: Fachliche Ziele und Erwartungen werden dabei permanent an die IT rückgekoppelt.

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X-INTEGRATE Software & Consulting GmbH

Was bei den Verfahren funktioniert, lässt sich übertragen auf die Ebene der Entwicklung ganzer Geschäftsprozesse. Die unterschiedlichen Anforderungen werden so bestmöglich in agile Lösungen umgesetzt. Hintergrund: Das Geschäftsprozessmanagement zählt mittlerweile zu den Schlüsselfaktoren einer modernen und effizienten Verwaltung. Mithilfe der Automatisierung von Geschäftsprozessen und regelbasierten Entscheidungen werden Prozesse in der Öffentlichen Verwaltung vereinfacht und vereinheitlicht.

Verfahren über Prozessmanagement verbinden

Integratives Prozessmanagement ist überall dort gefragt, wo Fachanwendungen miteinander verbunden werden müssen, damit eine durchgängige Kette von Arbeitsabläufen entstehen kann. Zur Beantragung eines Anwohnerparkausweises über ein Bürgerportal etwa (das ja nichts weiter als ein Nutzer-Frontend ist) müssen im Hintergrund Verfahren für Kfz-, Einwohnermeldewesen und andere ineinandergreifen; ein Bauantrag spricht wiederum andere ­Fachanwendungen an, die es zu verbinden gilt. Große kommunale IT-Dienstleister verbinden diese einzelnen Verfahren mit spezialisierten Werkzeugen wie dem IBM Business Process Manager.

Auch kommunale IT-Fachabteilungen selbst können eine solche Lösung einsetzen und damit Änderungen und Anpassungen an ­ihren Fachverfahren und regelbasierten Entscheidungen innerhalb der Prozesse vornehmen. Gleichzeitig machen sie sich so unabhängig von ihrem kommunalen Rechenzentrums-Dienstleister, von dem sie ihre Fachanwendungen beziehen. Das Agroscope Institut zum Beispiel, eine dem Schweizer Bundesamt für Landwirtschaft (BLW) angegliederte Forschungseinrichtung für Landwirtschaft, Ernährung und Umwelt, hat mit dem IBM Business Process Manager seine Prozesse bei der Eingliederung neuer Beschäftigter in bestehende Arbeitsabläufe, also das On-Boarding, verbessert.

Für die HR-Prozesse gab es in dem Forschungsinstitut bis dahin keine Automatismen. Daten wurden teilweise direkt in SAP und zusätzlich in einer HR-Datenbank erfasst, andere wiederum handschriftlich, per eMail oder mündlich kommuniziert. Durch den dadurch entstehenden hohen manuellen Aufwand ohne klare Prozessstruktur mussten Daten oft mehrfach bearbeitet werden. Für die Mitarbeiter bedeutete das einen hohen Zeitaufwand und eine große Fehlergefahr.

Automatismen für HR-Prozesse

Ziel war es daher, die HR-Fachkräfte über klar strukturierte, zum Teil automatisierte Prozessketten zu entlasten. Gemeinsam mit X-INTEGRATE und BPM-Software der IBM entwickelte das Institut einen Prozess, mit dem neue Beschäftigte frühzeitig „an Board“ geholt werden.

Hierdurch wird die Einarbeitungszeit deutlich vermindert, der Mitarbeiter insgesamt besser und schneller in sein Aufgabenfeld integriert. Neben der Mitarbeiterzufriedenheit steigt dabei auch der Wertbeitrag des Mitarbeiters besonders früh an.

Durch die Prozessautomatisierung werden Mitarbeiter automatisch per eMail informiert, wenn ein Prozess ihr Handeln erfordert. Auch der aktuelle Stand lässt sich über IBM BPM jederzeit abgerufen und konkret nachvollziehen. HR-Prozesse werden somit transparenter und können besser nachvollzogen werden.

Der Autor: Wolfgang Schmidt

Fehler, die vorher zum Beispiel durch Medienbrüche entstanden sind, werden mit IBM BPM vermieden. Durch das von X-INTEGRATE implementierte Business Process Management haben die HR-Mitarbeiter/innen des Forschungsinstituts wieder mehr Zeit für ihr Tagesgeschäft. Rund 20 Minuten spart das computergestützte Prozessregelmanagement je Einstellungsvorgang. Bei rechnerisch rund 40 Aktionen im Monat errechnet sich eine Zeitersparnis von 160 Stunden oder umgerechnet rund 13.000 Euro jährlich.

* Der Autor: Wolfgang Schmidt, Geschäftsführer der X-INTEGRATE Software & Consulting GmbH

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