Vorteile nutzen Besserer Informationsfluss dank digitaler Patientenformulare

Unzählige Prozesse, die für Formulare, Signaturen und Notizen erforderlich sind, können mit digitalen Lösungen vereinfacht werden. Bei gleichbleibender Sicherheit kann so die Koordination der Versorgung sowie das Erlebnis der Patientinnen und Patienten verbessert werden.

Jeder, der schon einmal eine Arztpraxis aufgesucht hat, an einer klinischen Arzneimittelstudie teilgenommen hat oder für einen Eingriff ins Krankenhaus eingeliefert wurde, musste ein Patientenformular ausfüllen – in der Regel mit Stift und Papier auf einem Klemmbrett. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der jeweiligen Einrichtung müssen diese Papierformulare dann sammeln und manuell ins System einpflegen oder scannen. Dabei ist die eilige Handschrift oft schwer zu lesen, und Patienten lassen häufig Daten aus.

Das Ausfüllen dieser gängigen Aufnahmeformulare ist zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient – und könnte inzwischen längst durch digitale Lösungen wie zum Beispiel der E-Signatur vereinfacht werden. Damit können Patienten medizinische Formulare in aller Ruhe vollständig und sorgfältig ausfüllen, und Ärztinnen und Ärzte können die Krankengeschichte, Allergien und Medikamente der Patienten überprüfen, bevor diese die Praxis betreten. Das würde die Art der Interaktion zwischen Patienten, Ärztinnen, Kostenträgern und anderen Akteuren des Ökosystems verändern und zu einem effizienteren und transparenteren Informationsfluss und einer verbesserten Zusammenarbeit führen.

Rücksendung von Formularen per Mausklick

Anstatt PDF-Formulare auf einer Webseite anzubieten, die die Patientin oder der Patient herunterladen, ausdrucken und per Post zurückschicken oder persönlich abgeben muss, sollten Formulare automatisch mit den üblichen demographischen Daten vorausgefüllt werden. Die Rücksendung dieser Formulare sollte per Mausklick möglich sein. Das Digitalverhalten der Menschen in Deutschland hat sich insbesondere seit der Pandemie noch einmal spürbar verändert und sie erwarten in allen Bereichen digitale Dienstleistungen und bevorzugen womöglich Einrichtungen, die diese Online-Möglichkeiten bieten.

Auch auf der Anbieterseite wirken sich manuelle Aufnahmeformulare negativ aus, und zwar hinsichtlich Produktivität und Kosteneffizienz. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Arztpraxen müssen sicherstellen, dass Formulare korrekt ausgefüllt werden, sowie fehlende oder unleserliche Informationen nachtragen. Die korrigierten Papierformulare müssen dann gescannt und kopiert werden. Ein Exemplar kommt in die Patientenkartei, die anderen Kopien werden an die jeweiligen Stellen in der Einrichtung weitergeleitet. Laut einer Studie von DocuSign verbringt ein durchschnittlicher Mitarbeiter im Gesundheitswesen jede Woche mehr als eine Stunde mit dem Faxen, Drucken und Scannen von Dokumenten – 40 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbringen mehr als 5 Stunden damit.

Darüber hinaus müssen Organisationen im Gesundheitswesen die Vertraulichkeit von Patientendaten strikt wahren. Papierbasierte Methoden bergen für eine Organisation das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Die fehlende Digitalisierung des Einwilligungsprozesses führt zu organisatorischen Risiken, sei es, dass die Einwilligung verloren geht oder dass nicht nachgewiesen werden kann, dass die Patientin oder der Patient das Verfahren wirklich verstanden hat.

Vorteile der elektronischen Signatur für Patienteneinwilligungen

Kann das Patientenaufnahmeformular hingegen digital mit einer E-Signatur bestätigt werden, macht das den Patienten sowie den Mitarbeitern das Leben leichter und gewährleistet gleichzeitig alle nötigen Compliance-, Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben.

• Den Umgang mit Patientinnen und Patienten vereinfachen: Notwendige Formulare und Einwilligungen können schnell und einfach von überall ausgefüllt werden.

• Individuelle Bedürfnisse der Patienten erfüllen: Indem die papierbasierte Unterschrift bei Bedarf alternativ zur digitalen Lösung weiter genutzt werden kann, können sowohl die Erwartungen von jüngeren Generationen als auch von älteren Patientinnen und Patienten erfüllt werden.

• Vereinfachung der Compliance-Prozesse und Schutz der Privatsphäre: Elektronische Signaturen verfügen über mehrere Sicherheits- und Authentifizierungsebenen, die gewährleisten, dass die Daten privat und sicher bleiben.

• Schnellere Abrechnung und Bearbeitung: Sobald Formulare elektronisch ausgefüllt wurden, können diese automatisch in die elektronische Gesundheitsakte (eGA) oder ihre Dokumentenmanagementlösung hochgeladen werden. Auf diese Weise beschleunigt eine E-Signatur-Lösung den Prozess und reduziert Fehler, sodass die Patienten schneller behandelt werden können.

• Wertvoller Zeitgewinn: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Zeit mit lästigem Papierkram verbringen, können sie sich besser auf die Behandlung der Patienten konzentrieren.

Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Anbieter sogar über mobile Geräte mit Patientinnen und Patienten interagieren, was den Informationsaustausch und die Einholung von Einwilligungen beschleunigt und erleichtert.

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