Leitfaden des Bitkom Wissenswertes zur eRechnung

Der IT-Branchenverband Bitkom hat seinen Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ aktualisiert. Darf man eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern? Auf diese und weitere Fragen gibt der Bitkom eine Antwort.

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„Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen“, erklärt Frank Früh, der als ECM-Bereichsleiter gemeinsam mit dem Arbeitskreis ECM-Compliance den Leitfaden – vornehmlich für Unternehmen – geschrieben hat.

Für einen elektronischen Rechnungsaustausch sind laut Bitkom folgende 10 Regeln relevant:

1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

Rechnungen seien umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln, egal ob in Papier- oder elektronischer Form. Alle Rechnungen müssten die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen, insbesondere die Kriterien „Authentizität“, „Integrität“ und „Lesbarkeit“. Auch die Pflichtangaben (siehe Punkt 6) müssten vollständig sein.

„Über den Empfang elektronischer Rechnungen muss allerdings Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger bestehen“, betont der Bitkom. Die Zustimmung des Empfängers müsse aber nicht schriftlich erfolgen, es genüge auch, wenn er elektronische Rechnungen akzeptiert und das Verfahren damit stillschweigend (konkludent) billigt.

2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral

Sowohl für das Format, in dem die Rechnung erstellt wird, als auch für den Weg, auf dem sie übermittelt wird, gilt laut Bitkom Technologieneutralität und Wahlfreiheit. Der Nutzen von eRechnungen steige deutlich, wenn die Rechnungsaussteller standardisierte Formate verwenden, aus denen der Empfänger die relevanten Rechnungsdaten einfach extrahieren kann (ZUGFeRD-Standard für elektronische Rechnungen).

Rechnungen gemäß diesem Standard seien ein Hybrid aus PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten. Bitkom empfiehlt den ZUGFeRD-Standard ausdrücklich.

3. Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten

Die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) seien zu gewährleisten und könnten durch Kontrollverfahren sichergestellt werden. Ein solches innerbetriebliches Kontrollverfahren entspricht laut Bitkom im Regelfall der Rechnungseingangsprüfung und muss nicht IT-gestützt ablaufen.

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4. Signatur und EDI sind weiterhin möglich

Die bislang vorgeschriebenen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens seien weiterhin zulässig. Richtig angewendet, so Bitkom, würden damit die Kriterien „Authentizität“ und „Integrität“ als eine der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug per se als gewährleistet angesehen. Unabhängig davon müssten die Rechnung zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger jedoch insbesondere die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Diese seien wiederum im Rahmen einer Rechnungsprüfung zu würdigen.

„Soweit ein funktionierendes Verfahren unter Verwendung der Signatur bzw. eines EDI-Verfahren zur Anwendung kommt, können durchaus Gründe für eine Beibehaltung sprechen“, so der Bitkom abschließend.

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