Wissenswertes zur eRechnung

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Bitkom e.V.

5. Jede Rechnung muss lesbar sein

Die Lesbarkeit sei gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Während Papierrechnungen diese Anforderungen unmittelbar erfüllen, müssten bei eRechnungen geeignete Anzeigeprogramme eingesetzt werden (z. B. PDF-Viewer). Eine spezielle Anordnung der Inhalte sei nicht erforderlich, eine einfache Aufzählung genüge (z. B. „Rechnungsdatum = 31.12.2011“, „USt-IdNr. des Rechnungsausstellers = DE123456789“).

6. Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten

Umsatzsteuerlich muss laut Bitkom jede Rechnung – egal ob in Papierform oder elektronisch – die gesetzlichen Pflichtangaben beinhalten: vollständiger Name, Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Ausstellungsdatum sowie Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung.

7. Jede Rechnung muss aufbewahrt werden

Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre unveränderbar archiviert werden. Unveränderbarkeit kann laut Bitkom durch ein Zusammenspiel von Organisation, Kontrollmechanismen, Hardware und Software erreicht werden.

„Im Ergebnis sind elektronische Rechnungen als originär digitale Dokumente unverändert elektronisch aufzubewahren, der alleinige Ausdruck genügt nicht“, wird im Leitfaden betont. Würden empfangene elektronische Rechnungen ordnungsgemäß im Originalformat aufbewahrt, so stehe dem nicht entgegen, dass diese Rechnungen z. B. für interne Zwecke auf Papier ausgedruckt werden.

8. Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden

Steuerrecht und Handelsrecht gestatten laut Leitfaden grundsätzlich die Aufbewahrung von Unterlagen auf einem Bild- oder anderen Datenträger. Eingehende Papierrechnungen können daher unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert (gescannt) aufbewahrt werden – nach den den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. GoBD. „Die Bilddateien treten damit an die Stelle der ursprünglichen Papier-Originale“, so der Bitkom.

Nach dem Einscannen dürften Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren seien. Der Bitkom empfiehlt hierfür eine Organisationsanweisung, die regelt, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, welches Schriftgut gescannt wird, wie die Qualitätskontrolle erfolgt oder wie die Fehlerprotokollierung sichergestellt wird.

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