Wissenswertes zur eRechnung

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Bitkom e.V.

9. Dokumentation

Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein. Im Rahmen der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie der GoBD ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse (insbesondere für die IT-gestützten) gefordert, also Prozesse zur Rechnungsstellung und zum Rechnungsempfang (inkl. Rechnungsprüfung).

Alle Versionen der Verfahrensdokumentation seien stets über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg vorzuhalten. „Zum Nachweis der Authentizität und Integrität ist es ratsam, neben der Beschreibung des Kontrollverfahrens an sich auch Nachweise zu führen, dass die einzelnen Rechnungen das Kontrollverfahren tatsächlich durchlaufen haben. Sämtliche Dokumente, die zur Herstellung des Prüfpfads herangezogen wurden (Bestellungen, Lieferscheine, Verträge usw.) gehören dabei wiederum zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen“, heißt es dazu im Leitfaden.

10. eRechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

Im Rahmen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung könne laut Bitkom ein Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten (insbesondere elektronische Rechnungen) gefordert werden. „Dabei steht dem Betriebsprüfer die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Rechnungen zu recherchieren bzw. diese maschinell auszuwerten“, so der Bitkom.

Soweit die Prüfung im Rahmen einer so genannten Umsatzsteuernachschau erfolge, entfalle jegliche Vorlaufzeit – etwa zum Einrichten entsprechender Prüferberechtigungen – und der Datenzugriff müsse unverzüglich zur Verfügung stehen.

Der Leitfaden steht online als kostenloses PDF zum Download bereit.

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