Digitales Arbeiten Strafzettel nun per iPhone

Seit fast zehn Jahren setzt die Stadtverwaltung Mannheim schon auf digitales Arbeiten mit Mobilgeräten. Das Anwendungsgebiet ist hier vielseitig: im Sozialamt, Kindergarten oder beim Bäume zählen.

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Die ersten Schritte in Richtung ­digitales Arbeiten machte die Stadtverwaltung Mannheim mit mitgebrachten BYOD-Smart­phones, durch die ein Zugriff auf eMails ermöglicht wurde. Vor fünf Jahren versuchten dann die ­Systemadministratoren Peter ­Lissek und Senol Sengün digitales Arbeiten mit Windows Phones und Intunes zu implementieren. ­Aufgrund der arbeitsintensiven Neuaufsetzung der Geräte und der geringen für diesen Bereich sinnvollen App-Auswahl für Windows Phones hat sich das Team nun für iPhones und iPads entschieden.

Zudem wurde in Zusammenarbeit mit der Cortado Mobile Solutions der Cortado Server auf 250 ­Geräten in Betrieb genommen. Die MDM-Funktion des Cortado Servers wird zur sicheren Verwaltung der ­Geräte verwendet. Des Weiteren dient die Software als Mobile Application Management (MAN), also zur ­Verteilung der App. Peter Lissek zur Arbeitsweise der MDM-­Lösung: „Wir können die Geräte zu 100 ­Prozent steuern. Der AppStore ist abgeschaltet, und es ist definiert, welche Apps die Mitarbeiter ­nutzen dürfen. Facebook und WhatsApp können nicht verwendet werden.“

Spezielle Apps für die Arbeit in der Stadt

Zum Einsatz kommen vor allem Apps, die speziell für die Mannheimer Stadtverwaltung entwickelt oder angepasst wurden. Beispielsweise sind die Politessen in Mann­heim mit einem iPhone 6S+ ausgestattet. Mittels einer App für Ordnungswidrigkeiten, OwiGo, ­können sie Falschparker erfassen und die Daten werden vom mobilen Gerät direkt an die Stadtverwaltung übermittelt. Bei 4.000 Knöllchen am Tag haben sich die iPhones auch schon ­refinanziert.

Ein weiterer Anwendungsbereich sind Straßenbegeher, die Straßen und Gehwegschäden dokumentieren. Früher mussten Schäden von Mitarbeitern mit einem Fotoapparat fotografiert und auf einem Zettel der Standort ­markiert werden. Im Anschluss mussten diese Informationen in ein IT-System überführt werden. Jetzt geht dies alles in einem Aufwasch, indem der Mitarbeiter nun mit ­seinem iPhone Fotos macht und diese zusammen mit den GPS-­Daten an das System der Stadtverwaltung übermittelt.

Ein weiteres Einsatzgebiet des ­digitalen Arbeitens in Mannheim sind Baumzähler, die Stadtbäume auf möglichen Schäden und Schädlingsbefall prüfen. Derzeit wird noch nach einer App, die eine Schädlingsbestimmung direkt vor Ort vornimmt, gesucht. In Schulen oder Kindergärten werden beispielsweise Katastrophenwarnungen per Katwarn und Nina auf die iPhones der jeweiligen Leitungen übertragen. Dadurch können Schul- und Kindergärten schneller auf Warnungen reagieren und Kinder zeitnah vor Gefahren schützen. Diese Warnapps finden auch bei der Feuerwehr Einsatz.

Bildschirme sparen Papier

Einen umweltfreundlichen Einfluss der Digitalisierung lässt sich insbesondere im Gemeinderat in Bezug auf den Druckoutput ­verzeichnen. Dokumente, Anträgen und Sitzungsvorlagen, die ­früher auf mehrere hundert Seiten Papier gedruckt wurden, stehen nun ausschließlich digital zur Verfügung. So werden Papier und Druckkosten gespart.

Darüber hinaus gibt es eine App für digitale ­Gremienarbeit, Mandatos. Die ­Unterlagen werden nun auf iPads gelesen, bearbeitet, kommentiert und auf dem Server gespeichert. Obwohl einige Mitarbeiter sich an die Umstellung auf digitale Dokumenten gewöhnen mussten, ist die Akzeptanz dennoch groß. Laut dem Admin-Team sind derzeit 330 ­Geräte im Einsatz. Sukzessive ­sollen es etwa 1.000 iPhones und iPads werden. Die Cortado-Funktion für den Dateizugriff wird auch in Bereitschaftsdiensten wie der Feuerwehr verwendet.

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