Verwaltungsdigitalisierung konsequent gedacht Aktenschränke? Haben wir nicht gekauft!

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Wenn die Siegburger Verwaltung zum ersten September das neu sanierte Rathaus bezieht, wird einiges anders laufen als im Rest von Deutschland. Im Gespräch verrät Bernd Lehman, Digitalisierungsbeauftragter der Stadt, was es damit auf sich hat.

Lassen Sie uns ein Assoziationsspiel spielen. Currywurst. Fabergé. Rathaus. Wenn Sie zur Pommes-, Ei- und Papierakte-Fraktion gehören, dann seien Sie beruhigt. Sie sind nicht allein. Schließlich befindet sich – trotz fortschreitendem Digitalisierungsgrad – in ausnahmslos allen Rathäusern noch der eine oder andere Regalkilometer an Akten jeglicher Couleur. In allen Rathäusern? Nun ja, nicht ganz. Seit 2019 wird das Rathaus in Siegburg von Grund auf saniert. In wenigen Wochen werden die Verwaltungsfachangestellten dort ihre Arbeit nach fünfjährigem Interimsstandort-Exil wiederaufnehmen. Das Besondere dabei: Bei der Neubeschaffung der Büromöbel hat die Stadtverwaltung auf Aktenschränke verzichtet. Und das aus gutem Grund. Denn Siegburg wird das erste deutsche Rathaus sein, welches (beinahe) komplett auf Papier verzichtet.

Projekt „Ohne Papier ins sanierte Rathaus“

Bernd Lehmann, Dezernent sowie Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Siegburg, berichtet im Gespräch mit unserer Redaktion, wie sich die Stadt diesem Mammut-Projekt genähert hat und welche Fallstricke ihr dabei untergekommen sind. Den aktuellen Stand der Digitalisierung in Siegburg schätzt Lehmann auf etwa 75 bis 80 Prozent ein. Wobei es durchaus Unterschiede in einzelnen Bereichen gebe, wie er erklärt. „Wir haben Bereiche, zum Beispiel das Finanzwesen der Stadt, die arbeiten ­komplett digital, komplett papierlos, komplett prozessorientiert.“ Gleichzeitig gebe es aber auch Bereiche, in denen Papier noch stärker vertreten sei, oft aufgrund rechtlicher Hemmungen.

Einen besonders bezeichnenden Fall benennt Lehmann als Paradebeispiel für die Probleme der Digitalisierung in Deutschland: „Wir stellen Förderanträge bei der Bezirksregierung online, schicken diese online weg und signieren digital. Zur Bestätigung des Ganzen sind wir aber verpflichtet, einen Ausdruck via Faxgerät zur Bezirksregierung schicken.“ Dies führe ­unter anderem dazu, dass einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verunsichert seien, ob sie rein digital arbeiten dürften.

Die Covid-19-Pandemie als Digitalisierungs-Turbo

Im Gegensatz zu den meisten anderen Institutionen und Verwaltungsbehörden kam Corona sowie die damit verbundenen Lockdowns der Siegburger Stadtverwaltung nicht ganz ungelegen. Vielmehr hatte sich die Pandemie als regelrechter Digitalisierungs-Turbo ­erwiesen, berichtet Lehmann. War das Thema Homeoffice beziehungsweise Remote-Arbeit beispielsweise vor Corona vielerorts ein Tabuthema, hat es sich mittlerweile zum Standard in vielen Branchen gemausert.

„Wir haben uns diesem Thema komplett geöffnet“, erklärt Lehmann. Heute habe jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter der Siegburger Stadtverwaltung – sofern es das jeweilige Arbeitsgebiet zulässt – die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Die Hälfte der Arbeitszeit dürfe mobil verbracht werden. Interessanterweise hätte die Verwaltung ihren Verwaltungsfachangestellten sogar noch mehr individuelle Arbeitszeit und -ortgestaltung eingeräumt, wurde aber vom Personalrat dahingehend eingeschränkt.

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