VITAKO-Positionspapier Registermodernisierung schlank konzipieren

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Vitako Bundes-Arbeitsgemein- schaft IT-Dienstleister e.V.

Es brauche keinesfalls ein „bürokratisches, millionenschweres Großprojekt" für die Registermodernisierung, befindet die VITAKO. Ihre Vorschläge hat die Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister in einem Positionspapier zusammengefasst.

Während die verfehlte Umsetzung des OZG und das Folgegesetz ausführlich kommentiert und diskutiert werden, findet die geplante Registermodernisierung weit weniger Aufmerksamkeit. Zu Unrecht: Das Once-Only-Prinzip, das mit der Registermodernisierung verwirklicht werden soll, ist nicht nur wichtig für die Erfüllung der EU-Vorgaben zum Single Digital Gateway (SDG-VO). Es ist vor allem der eigentliche Ansatz für eine moderne Verwaltung. Denn die Verwaltungsdigitalisierung erschöpft sich nicht darin, dass Bürger oder Unternehmen die immer gleichen Angaben wieder und wieder in Online-Eingabemasken tippen, statt wie früher Papierformulare auszufüllen. Damit werden auch Verwaltungen und Kommunen noch nicht entlastet.

Sondern die Fragen sollten sein: Welche Leistungen benötigen Bürger in bestimmten Situationen, etwa beim Umzug oder der Geburt eines Kindes? Wie können diese Leistungen möglichst automatisch initiiert und abgewickelt werden – unter Zugriff auf die bereits vorliegenden Daten? Dazu müssen die Daten aber zunächst register- und behörden übergreifend verfügbar gemacht werden. Eine umfangreiche Aufgabe: Das Registermodernisierungsgesetz legt den Fokus auf die 51 wichtigsten Register, Destatis zählt 214 und der IT-Planungsrat geht von etwa 375 Registern aus – Registermodernisierung ist nichts für Feiglinge. Dennoch braucht es für eine bürgernahe und und effektive Umsetzung „keinesfalls ein bürokratisches, millionenschweres Großprojekt mit riesigen Organisationsstrukturen“ – sagt die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V. VITAKO.

Die Experten plädieren für eine schlanke Konzeption, die auf der Erfahrung der Spezialisten für Verwaltungspraxis und Informationstechnologie beruhen soll und „effektiver und erheblich schneller“ umzusetzen sei. Ihre Vorschläge haben sie in einem Positionspapier zusammengefasst.

Zentrale Standards für die IT-Architektur

Als erster wesentlicher Punkt wird darin die Standardisierung der IT-Architektur beschrieben, als Basis für Interoperabilität und somit den Austausch der Register untereinander. Für die Basisdienste sollten daher zentrale Standards festgelegt werden. Das Gebot der Zentralisierung gilt aber nicht für die Register selbst, im Gegenteil: „Zentralisierte Bundesregister mit aggregierter Datenhaltung sind weitestgehend zu vermeiden“.

Der interoperable Austausch der Register über verschiedene Behörden und Ebenen hinweg erfolgt über definierte Nachrichtenformate. Die Art der Kommunikation sei entscheidend für die Leistungsfähigkeit der Registeranbindung und daher „mit höchster Sorgfalt“ zu entwickeln.

Prozesse erst optimieren, dann digitalisieren

Die Modernisierung betrifft nicht nur die Register, sondern auch die Fachverfahren und -anwendungen. Prozesse sollten nicht einfach übernommen, sondern digital optimiert werden.

Für praxistaugliche und zukunftsfähige Verfahren empfehlen die Verfasser einen interdisziplinären Ansatz: Ausgehend von den häufigsten Prozessen sollten die Abläufe gemeinsam mit Experten der Verwaltungspraxis, der IT-Dienstleister und der Fachverfahrenshersteller diskutiert und (neu) definiert werden.

Dezentrale Register und Prozesse

Datenschutz ist ein grundlegendes Thema bei der Registermodernisierung: So bequem es ist, nicht mehr selbst die eigenen Angaben übermitteln zu müssen und sich eindeutig identifizieren zu können, weckt es doch gleichzeitig Befürchtungen, „gläsern“ zu werden. Dem Datenschutz und der Informationssicherheit widmet die VITAKO in ihrem Positionspapier auch die entsprechende Aufmerksamkeit. Sie empfiehlt eine klare gesetzliche Regelung – für die gesamte IT-technische Kommunikation und die Registerverbindung. Vor allem die Funktionalität des Datenschutzcockpits, das den Nutzern den Überblick über Datenzugriffe ermöglicht, sollte gesetzlich geregelt sein.

Die Gefahr unzulässiger Datennutzung sei umso größer, je zentraler die Datenbestände sind, geben die Experten zu bedenken. Daher sollte die Grundarchitektur der Register dezentral aufgebaut sein. Um Datenabgleiche zu gewährleisten, dürften Daten zudem auch nur über dezentrale Prozesse bearbeitet werden.

Als weitere Vorschläge für notwendige Regeln werden genannt:

• Klare Verantwortlichkeit und Autorisierungsvorgaben für jedes Datenfeld

• Die Verantwortlichkeit soll in der Regel an die Meldeadresse oder räumliche Lage anknüpfen und sich aus der gesetzlichen Zuständigkeit ableiten.

• Veränderungen der Basisdaten dürfen nur von registerführenden Stellen oder autorisierten Instanzen vorgenommen werden. Dabei muss die Versionshistorie unverfälscht erhalten bleiben.

• Transparenz und Unveränderlichkeit: Registerzugriffe müssen in jedem Fall erfasst und gespeichert werden. „Diese Funktion darf nicht deaktivierbar bzw. das Protokoll nicht editierbar sein.“

Die Verantwortung für bestimmte Informationen in den Registern schließt auch die Gewährleistung der Datenqualtität mit ein. In Bezug auf den Datenaustausch schätzt die VITAKO den asynchronen Datenaustausch als leichter handhabbar ein, da ein synchroner Datenaustausch minimale Ausfallzeiten durch Rechnerauslastung und Kostensteigerungen zur Folge hätte.

Für eine optimale Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung zu gestellten Anträgen schlägt die VITAKO vor, einen eigenen Bereich innerhalb des Nutzerkontos einzurichten.

Die Mehrwerte der Registermodernisierung sollten – auch in Form von Werbekampagnen – zielgruppenorientiert kommuniziert werden, damit die Angebote letztlich auch genutzt werden und der Verwaltungsaufwand somit verringert wird.

Die Kommunen einbinden

Kommunikation ist auch das Stichwort, wenn es um die Mitarbeitenden in den Verwaltungen geht: „Rund 80 Prozent aller Verwaltungsleistungen erbringen die Kommunen“. Demnach sind es vor allem die Mitarbeiter der Kommunalverwaltungen, die sich an neue Bedingungen anpassen müssten und Unterstützung in diesem Change-Prozess brauchen. Vorgeschlagen werden regelmäßige und umfassende Informationen sowie Qualifizierungsangebote.

Ein wichtiger Punkt sei auch die Finanzierung. Die IT-Dienstleister mahnen klare Regelungen an, wer die Kosten für Umsetzung, laufenden Betrieb und Anpassungen zu tragen hat. Dabei seien auch zusätzliche Kosten für die Weiterentwicklung der Fachverfahren zu berücksichtigen.

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