Registermodernisierung Perspektiven für kommunal verantwortete Register

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Die Registermodernisierung ist ein elementarer Baustein der Verwaltungsdigitalisierung. Patrick Spahn und Christian Rupp formulieren Bedingungen für eine gelungene Umsetzung.

Am 6. April 2024 wurde das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Mit diesem Gesetz wird die erfolgreiche Modernisierung der bislang analog geführten Register auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene in dieser Dekade grundlegend ermöglicht. Durch die Vernetzung der Register wird das Once-Only-Prinzip umgesetzt, was einen wesentlichen Meilenstein darstellt und die Basis für digitale, bürokratiearme sowie serviceorientierte Verwaltungsprozesse bildet.

Um die Umsetzung des Gesetzes voranzutreiben, müssen die Verantwortlichen der Gesamtsteuerung sowohl technische Aspekte als auch Prozesse berücksichtigen, die ein gemeinsames Datenverständnis schaffen und ein einheitliches Datenmodell entwickeln. Laut dem IT-Planungsrat existieren derzeit über 375 zentrale und dezentrale Registerarten in Form von Verzeichnissen, Verwaltungsdatenbanken und ähnlichem. Von diesen wurden 51 prioritäre Register identifiziert, die über eine bereichsübergreifende Identifikationsnummer (Steuer-ID) als zentrales Ordnungsmerkmal für natürliche Personen verfügen.

Der Begriff „Register“ umfasst alle elektronisch geführten Daten einer Behörde und betrifft somit Bund, Länder und Kommunen. Für diese Akteure sind Softwarehersteller und Betreiber gefordert, geeignete Lösungen zu entwickeln. Prosoz gestaltet diesen Prozess ­aktiv mit und beteiligt sich durch Anke Köhler-Heite, Dr. Freya Ostlinning und Frank Jüttner an den relevanten Arbeitsgruppen auf Bundesebene, um fristgerecht praxistaugliche IT-Lösungen bereitzustellen. Christian Rupp ist im Beirat der FAG RegMo der ­VITAKO, zudem ist im NEGZ ein Arbeitskreis zur RegMo geplant, an dem sich Prosoz beteiligen wird.

Die langjährigen Erfahrungen im Betrieb kommunaler Fachverfahren sowie deren Vernetzung mit anderen IT-Systemen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene fließen dabei aktiv in das Produktmanagement ein. Denn groß angelegte Digitalisierungsvorhaben können nur im Zusammenspiel aller Beteiligten gelingen. Für die Rechtskreise SGB II (für zugelassene kommunale Träger), SGB XII sowie das Asylbewerberleistungsgesetz wurden die Kommunen als „registerführende Stellen“ benannt. Dies bringt für die kommunal eingesetzten Fachverfahren die Herausforderung mit sich, dass nicht mehr nur wie bisher, beispielsweise beim Einwohnermeldeamt, eine Registerauskunft abgerufen wird. Vielmehr sind nun auch kommunale IT-Lösungen gefordert, aktiv „Auskünfte“ zu erteilen – und zwar an genau definierte, abrufberechtigte Personenkreise.­

Eine Synchronisation der Register ist vorerst jedoch nicht vorgesehen. Analog zu den Bestimmungen zur Nutzung des Ausländerzentralregisters gehen wir davon aus, dass der Bund mittelfristig Rechtsgrundlagen schaffen wird, die konkret festlegen, welche Behörde in welchem Umfang Daten abrufen darf. Bereits heute werden in den Fachverfahren die Grundlagen geschaffen, um für diese besonders sensiblen Daten Auskünfte erteilen und erteilte Auskünfte protokollieren zu können.

Wir erwarten, dass mit dem geplanten Abschluss dieser Arbeiten im Jahr 2025 auch der Bund „seine Hausaufgaben“ erledigt haben wird und die erforderlichen Rechtsgrundlagen für die Erteilung von Registerauskünften gemäß den Bestimmungen des SGB II, SGB XII und dem Asylbewerberleistungsgesetz geschaffen sein werden. In den ersten Phasen der Registermodernisierung standen neben der Erprobung wesentlicher technischer Komponenten auch das Inkrafttreten des Identifikationsnummerngesetzes (IDNrG) sowie das geplante Datenschutzcockpit zur Datenverfolgung im Fokus.

Mit dem Beginn des Roll-outs des Identitätsdatenabruf-Verfahrens (IDA-Rollout) sollen erste Register die Identifikationsnummer erhalten. Den Auftakt bildete bereits in Q3/2023 das Nationale Waffenregister als Pilotprojekt. Ein Blick auf die Registerlandkarte verdeutlicht die weiteren Planungen: Für das Nationale Once Only Technical System – kurz NOOTS –, das bis Ende 2025 live gehen soll, wurde im Dezember nach vielen Diskussionen zwischen Bund und ­Ländern der Staatsvertrag in der Ministerpräsidentenkonferenz verabschiedet.

Dank paralleler Entwicklungen sollen den Kommunen hinreichend leistungsfähige Fachanwendungen zur Verfügung stehen, die in der Lage sind, dem Zielbild von (proaktiven) digitalisierten, bürokratiearmen sowie serviceorientierten Verwaltungsprozessen gerecht zu werden. Idealerweise kann die dann zuständige Behörde nach einem Umzug über einen Registerabruf bei der vormals zuständigen Behörde alle erforderlichen Daten erlangen. Ein solcher digitalisierter Prozess entlastet nachhaltig sowohl die Betroffenen als auch alle anderen Handlungsbeteiligten und fördert somit eine effiziente und bürgernahe Verwaltung.

Mit einer solchen Umsetzung würde sich der Kreis für Prosoz schließen. Bereits im Jahr 2007 konnte Prosoz unter Laborbedingungen diesen innovativen Prozess im Fraunhofer FOKUS Zukunftslabor der Fachwelt präsentieren. Leider hatten fehlende Rechtsgrundlagen eine tatsächliche Umsetzung in der Folgezeit unmöglich gemacht. Nunmehr befinden sich diese rechtlichen Rahmenbedingungen zumindest im Entstehungsprozess, was einen bedeutenden Fortschritt darstellt.

Die Entwicklung hin zu einer modernen Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur ein technisches Unterfangen, sondern auch ein kultureller Wandel innerhalb der Verwaltung. Es erfordert ein Umdenken in den Abläufen und Prozessen, um den Bürgerinnen und Bürgern einen echten Mehrwert zu bieten. Die enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Akteuren – von den kommunalen Verwaltungen über Softwareanbieter bis hin zu den politischen Entscheidungsträgern – wird entscheidend sein, um die gesteckten Ziele zu erreichen.

In diesem Kontext ist es unerlässlich, dass die Erfahrungen aus früheren Projekten und Pilotversuchen genutzt werden, um aus Fehlern zu lernen und erfolgreiche Ansätze weiterzuverfolgen. Nur durch kontinuierliche Anpassung und Verbesserung können wir sicherstellen, dass die Digitalisierung der Verwaltung nicht nur ein kurzfristiges Projekt bleibt, sondern langfristig nachhaltige Veränderungen mit sich bringt.

Die Autoren:

Christian Rupp, CDO bei der PROSOZ Herten GmbH

Patrick Spahn, Geschäftsfeldleiter Soziale Sicherung bei PROSOZ Herten

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