Softwarelösung für Seminare Passendes Bildungsmanagement

Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) hat auf eine neue Veranstaltungs- und Seminarsoftware umgestellt. „Wir sind kundenfreundlicher und effektiver geworden“, urteilt Maria Blaeß, die seitens der KIVBF maßgeblich an der Einführung beteiligt war. Bisher wurden bereits 13.000 Teilnehmer mit der neuen Software betreut.

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Die KIVBF bietet ihren 539 Mitgliedern aus Städten, Gemeinden, Landkreisen und sonstigen Körperschaften des öffentlichen Rechts IT-Fachlösungen auf höchstem Niveau. Dazu zählen Lösungen und Dienstleistungen etwa in den Bereichen Bürgerservice, Finanzverwaltung oder EDV.

Geschult werden die Kunden ­hierfür in Standard- und Individualseminaren. „In den vergangenen zehn Jahren haben wir die Teilnehmerzahl auf heute 13.000 glatt verdoppelt“, sagt die gelernte Bürokauffrau Maria Blaeß, die zum fünfköpfigen Team des KIVBF-Veranstaltungsmanagements gehört.

Grenze erreicht

Bis 2012 plante das KIVBF-Team seine Veranstaltungen mit einem SAP-Programm, das nur für interne Veranstaltungen konzipiert worden war. Damit stießen Blaeß und ihre Kolleginnen, die das Aus- und Fortbildungsangebot der KIVBF an vier Standorten betreuen, an ihre Grenzen. „Wir mussten unsere Arbeitsweise nach der Software richten“, so die Heidelbergerin. Beispielsweise liefen eMails an Kollegen parallel, Anmeldeformulare konnten nicht schnell genug angepasst werden.

„Wegen der massiv gestiegenen Teilnehmerzahlen mussten wir eine neue Lösung finden“, erzählt Blaeß. „Uns war wichtig, dass die neue Veranstaltungsmanagement-Software sowohl die gesamte Kommunikation als auch die nötigen Interaktionen im Unternehmen und an unseren Standorten unterstützt und voranbringt.“

Weiterbildung zahlt sich aus

Nach Prüfung verschiedener Angebote entschied sich der Verband für Easysoft. Der IT-Entwickler aus dem schwäbischen St. Johann ent­wickelt seit 20 Jahren Programme für Seminarmanagement und Personalentwicklung. „Aus- und Fortbildung sowie eine gezielte Personalentwicklung sind ein Megathema“, weiß ­Geschäftsführer Andreas Nau. Die Innovationsspirale drehe sich immer schneller, gleichzeitig werde es schwerer, geeignete Fachkräfte zu finden. Deshalb werden die eigenen Mitarbeiter als hauseigener Talente-Pool immer bedeutender. „Wer am Ball bleiben will, muss gezielt und strategisch in die Weiterqualifizierung seiner Mitarbeiter investieren“, so Nau.

Im vierten Quartal 2012 wurde die Software installiert und an die Bedürfnisse des Zweckverbandes an­gepasst. Nach wenigen Wochen im Parallelbetrieb wechselte die KIVBF komplett auf Easysoft. Seit Februar 2013 setzen ihre Mitarbeiter alle Veranstaltungen über das Managementsystem um.

Kurze Zeit später ging zudem das Modul „Online-Anmeldeportal“ an den Start. Damit kann jetzt das Veranstaltungsteam den kompletten Schriftverkehr, wie zum Beispiel Empfangs- und Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerzertifikate, ohne einen Medienbruch erstellen. Die Arbeitsabläufe sind stark vereinfacht und optimiert.

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