Interview Neuer Schwung für die eAkte

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Die eAkte ist „das Fundament, auf dem das Gebäude eVerwaltung fußt“, ist Stefan Deterling von der Mach AG überzeugt. Im Gespräch mit eGovernment Computing erklärt er, warum die eAkte in der Vergangenheit dennoch nur zögerlich eingeführt wurde.

Die eAkte hat mittlerweile schon eine längere Geschichte. Warum ist das Thema nun wieder so relevant?

Deterling: Das stimmt! Genau genommen stammt das Thema noch aus dem letzten Jahrtausend: Das erste DOMEA-Konzept wurde 1999 veröffentlicht, damals noch unter dem Namen „Konzept papierarmes­ Büro“. Die Vorgaben für den Umgang der deutschen Behörden mit elektronischen Unterlagen orientierten sich an der herkömmlichen papierbasierten Schriftgutverwaltung. Aber DOMEA hat nicht zu so vielen erfolgreichen Projekten geführt wie erhofft – und die Erfahrungen sind in das Nachfolgekonzept „eVerwaltung“ eingegangen, das andere Schwerpunkte setzt. Ein zweiter Punkt ist das eGovernment-Gesetz, das Teile der deutschen Verwaltung dazu verpflichtet, sich ernsthaft mit dem Thema zu befassen und bis spätestens 2020 entsprechende Lösungen zu implementieren.

Die eAkte und deren Einführung haben ja nicht den besten Ruf. Wieso?

Deterling: Ich glaube, das rührt vor allem daher, dass der Nutzer nicht im Mittelpunkt stand. Oftmals wurde der Anwender mit der digitalen Lösung zum Registrator und war mehr als bisher damit befasst zu katalogisieren, registrieren, verschlagworten ... Pro Schriftgut waren auf einmal viele Metadaten zu erfassen.

Statt einer Arbeitserleichterung bedeutete die eAkte oft erst einmal mehr Arbeit. Eine Ursache waren sicherlich die von DOMEA vorgesehene Technik und der hohe Funktionsumfang, der zulasten der Ergonomie ging. Daneben waren organisatorische Fragen zu wenig berücksichtigt, denn die Projekte wurden zu sehr als IT-Projekte gesehen. Mit der Einführung einer eAkte ändern sich aber immer auch die Arbeitsabläufe.

Was sind die konkreten Pro­bleme und Herausforderungen, über die eAkten-Projekte gestolpert sind?

Deterling: Zum einen hat der (gefühlte) Mehraufwand bei der Bearbeitung von eAkten im Vergleich zur herkömmlichen papierbasierten beziehungsweise unstrukturierten Form viele Projekte ins ­Stocken gebracht. Akzeptanz­probleme sind nicht zu unterschätzen, wenn es um die Einführung einer neuen Lösung geht. Und wenn die eAkte nur in einem Pilot­bereich eingesetzt wird, der breite Roll-out später aber nicht mehr stattfindet, verstärkt sich der Effekt noch: Es gibt neue Medienbrüche innerhalb der Organisation, der Aufwand wird höher, und die Synergieeffekte kommen nicht zum Tragen.

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