Einführung der eAkte in der Kreisverwaltung Leitfaden für Anfänger und Fortgeschrittene

Die eGovernment-Gesetze der Länder machen den Kommunen keine Vorschriften bezüglich der Einführung einer eAkte, doch sie entfalten doch enormen Druck. Doch nicht nur das sorgt für Verunsicherung. Der Deutsche Landkreistag will nun Abhilfe schaffen.

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Deutscher Landkreistag

Im Zuge der OZG-Umsetzung, aber auch wenn es um das Regierungsprogramm der Bundesregierung 2020 geht, deren Ziel es ja ist, eine durchgängig medienbruchfrei arbeitende elektronische Verwaltung zu etablieren, wird zumeist unterschlagen, dass weder das eine noch das andere ohne eine elektronische Akte – auch in den Kommunen – funktionieren kann.

Allerdings werden die Kommunen mit ihren Fragen zur elektronischen Akte allzu oft allein gelassen. Zwar werden aktuell immer mehr eGovernment-Räte von den Ländern gegründet, ob sie allerdings das benötigte Know-how im Sinne einer OZG-Umsetzung vermitteln werden, muss sich erst noch erweisen.

Anders der Deutsche Landkreistag. In seiner jüngst veröffentlichten Handreichung „Die Einführung der eAkte in der Kreisverwaltung“ nimmt das Geschäftsführende Präsidialmitglied, Prof. Dr. Hans-Günter Henneke, schon in seinem Vorwort auf diesen Zusammenhang Bezug.

Unter anderem heißt es dort: „Das Onlinezugangsgesetz enthält die Verpflichtung, innerhalb von fünf Jahren alle Verwaltungsleistungen flächendeckend medienbruchfrei über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Anders als die bisherigen Einzelregelungen, beispielsweise im Kfz-Zulassungsbereich oder bei der Digitalisierung des Asylrechts, besteht damit eine generelle Verpflichtung zur digitalen Ausgestaltung von Verwaltungsverfahren.“

Real ergebe sich daraus die Notwendigkeit, die Fachverfahren auf Ebene der Kommunen durchgängig medienbruchfrei auszugestalten. Letztlich werde dies nicht ohne die Einführung elektronischer Akten in den Kreisverwaltungen umsetzbar sein. Nur so lasse sich die Anschlussfähigkeit an Portale sinnvoll bewältigen, nur so sei ein flächendeckender Austausch von Unterlagen innerhalb der Verwaltungen leistbar, so Henneke.

Herausforderung eAkte

Zwar hätten sich viele Kreise bereits auf den Weg gemacht und eine elektronische Aktenführungen zumindest in einzelnen Bereichen eingeführt. Andere jedoch würden derzeit mit diesem Prozess erst beginnen und stünden nun vor der Frage, welche organisatorischen, personellen und finanziellen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um Fachverfahren digital auszugestalten und als Grundlage dazu elektronische Akten einzuführen.

Henneke weiter: „Die vorliegende Handreichung, die der Innovationsring des Deutschen Landkreistages angestoßen hat, möchte in diesem Sinne konkrete Hinweise für die Einführung der elektronischen Akten in den Kreisverwaltungen geben.“

Die Autoren des Dokument legen dabei großen Wert auf die Analyse der organisatorischen Herausforderungen. So heißt es in der Handreichung: „Die Digitalisierung der Verwaltung verändert nicht nur die Art der Aktenführung, sondern führt zu einer umfassenden Neuorganisation der Verwaltung.“

Die Einführung der eAkte sei daher nicht nur eine Herausforderung für die IT, sondern stellt die Verwaltung vor eine umfassende (Re-)Organisationsaufgabe, die sich nur mit einer ausgefeilten Strategie bewältigen lasse.

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