Case Study Landkreis Barnim setzt auf zentrales Lizenzmanagement

Mit Einführung eines ganzheitlichen Client-Management-Systems von Aagon hat der Landkreis Barnim die Basis für ein transparentes und aktuelles Lizenzmanagement geschaffen.

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Aagon GmbH

Thomas Bauer, IT-Leiter im Landkreis Barnim hat sich ein klares Ziel gesetzt: Er will die Effizienz der Administrationsprozesse kontinuierlich verbessern und diese dabei so transparent wie möglich gestalten. Ideal ansetzen lässt sich hier im Client- und Lizenzmanagement. Allein die IT-Abteilung arbeitet mit 32 verschiedenen Anwendungen, insgesamt sind 227 verschiedene Softwareprogramme für alle Fachgebiete im Einsatz.

Das Lizenzmanagement für die umfangreiche Softwareausstattung fand früher in Aktenordnern statt. Es gab keinen einheitlichen Datenbestand und kein Ticket-System für den Helpdesk. Auch technische Neuerungen zwangen die Administratoren dazu, ihre Arbeitsweise zu verändern. So hat der Landkreis Barnim seine Client-Infrastruktur in den letzten Jahren zwar erfolgreich auf eine Citrix-Terminal-Server-Umgebung mit Windows-PCs umgestellt. Doch die bisher verwendeten Bordmittel der Windows-Server zur Installation und Verteilung von Betriebssystem und Anwendungen auf neue PCs waren mit den aktuellen Betriebssystemen von Microsoft nicht mehr kompatibel. Daher stand auch hier eine Modernisierung der verwendeten Werkzeuge an.

Ein Tool für alle Aufgaben gesucht

Mit der Aagon ACMP Suite führte der Landkreis deshalb eine einheitliche Managementsoft-ware für alle administrativen IT-Aufgaben seiner 16 Mitarbeiten umfassenden IT-Abteilung ein. „Für Aagon entschieden wir uns nach umfangreicher Marktevaluation, weil wir dort das beste Preis-Leistungs-Verhältnis fanden“, so IT-Leiter Bauer.

Aus einem Guss und unter einer Oberfläche bietet die ACMP Suite ein einheitliches Installations-Tool für Betriebssysteme auf Client und Servern, verknüpft mit automatischer Softwareverteilung, Inventarisierung von Hard- und Software, einem Helpdesk mit Ticket-System, Remote-Unterstützung der Anwender sowie einem umfassenden Lizenzmanagement.

550 Lizenzen zur Administration von Client-PCs wurden angeschafft sowie 700 Lizenzen für den Helpdesk, der auch Anlaufstelle für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz sein sollte. Seit Einführung der Lösung im Jahr 2009 hat die IT-Abteilung die Lizenzanzahl für die PCs noch einmal 2016 auf 2120 Lizenzen aufgestockt.

Unspektakulärer Rollout

Für die erste Installation sowie eine Einweisung und Schulung durch einen Mitarbeiter von Aagon setzten die IT-Kollegen insgesamt fünf Tage fest. Dabei installierten sie unter anderem den ACMP-Server auf einer bereits vorhandenen Maschine und verteilten dann automatisch den ACMP-Client über die Managementkonsole der Client-Management-Suite auf alle Arbeitsplatzrechner und Server in der Behörde. Direkt im Anschluss konnte Thomas Bauer dann den ersten Inventarisierungslauf von Hard- und Software anstoßen.

„Bei der Hardware gab es keine Überraschungen, da wir hier sehr stark standardisiert sind“, erklärt der IT-Verantwortliche. „Aber bei der installierten Software wurde es spannend – besonders dann, wenn man die gefundenen Programme im Lizenzmanagement mit den vorhandenen Lizenzen abgleicht.“

Ein Weg, der sich lohnt

Doch vor den Lohn einer aufgeräumten Lizenzbilanz haben die Götter auch in Barnim zunächst den Schweiß gesetzt. Denn um die inventarisierte Software mit vorhandenen Lizenzen abgleichen zu können, müssen diese zunächst in dem Lizenzmanagement-Modul erfasst und hinterlegt werden – bei ursprünglich insgesamt 378 Fachverfahren sowie zahlreichen Standardapplikationen wie Microsoft Office, Acrobat Reader, Scanner-Software und anderen Produkten eine umfangreiche Aufgabe.

Inzwischen hat die IT-Abteilungen die Zahl der Anwendungen auf 216 reduziert. Was nicht mehr genutzt wird oder durch ein anderes Produkt mit erledigt werden kann, wurde abgeschafft. Viele Informations-Anwendungen lassen sich inzwischen auch durch entsprechende Online-Angebote ersetzen.

Im Verlaufe der letzten Jahre hat der Landkreis die Client-Management-Plattform auf alle neuen Anforderungen angepasst, im Einsatz war Ende 2015 die aktuelle Version 5.04. So sind alle PCs mittlerweile von Windows XP auf 7 umgestellt. Die bisherigen Thin Clients wurden Ende 2015 durch PCs ersetzt. „Vom Preis-Leistungs-Verhältnis sind Thin Clients für uns nicht rentabel“, findet Thomas Bauer. Außerdem hat der IT-Leiter auf diese Weise die Wahl, Anwendungen entweder lokal auf dem PC zu installieren oder zentral über Terminal Server – je nach Bedarf.

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