KGST-Bericht KI-gestützte Verwaltung für Kommunen

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KGSt Kommunale Gemeinschaftsst f. Verwaltungsmanagement

Der demografische Wandel wird die Kommunen dazu zwingen, die Erbringung ihrer Leistungen zumindest in Teilbereichen zu automatisieren. Der Einsatz von KI kann dabei entscheidend weiter helfen. Ein KGSt-Bericht zeigt nun worauf dabei zu achten ist.

Die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz, kurz KI, haben in Gestalt der ChatGPT-Anwendung binnen kürzester Zeit breite Bevölkerungsschichten erreicht und nicht nur dort für Beunruhigung gesorgt. Auch in Politik und Wirtschaft haben die Erfolge der Technologie intensive Diskussionen ausgelöst. Über die Einschätzung des Ethiksrates der Bundesregierung und die möglichen Folgen des KI-Einsatzes für die öffentliche Verwaltung hat eGovernment bereits in der vergangenen Ausgabe berichtet.

Neu hinzugekommen sind der Chef von Google, der sich ebenfalls für Regeln beim Einsatz von KI ausspricht, und die Abgeordneten des EU-Parlaments, die für einen globalen KI-Gipfel plädiert haben. Inzwischen fordern einige Forscher und Unternehmen bereits ein sechsmonatiges Moratorium.

Ersatz für die Generation der Baby Boomer

Doch bei allem Unbehagen, das die Technologie bei vielen Menschen auslöst, ist dennoch unbestritten, dass sie in vielen Bereichen ausgesprochen nützlich sein kann. Das gilt auch für die öffentlichen Verwaltungen und hier besonders für die Kommunen. Denn den Behörden und Ämtern gehen so langsam die Mitarbeiter aus. Allein in den nächsten Jahren wird über alle Branchen hinweg ein Drittel der Beschäftigten in Rente gehen. Das Ausscheiden der Baby-Boomer-Generation wird sich auch durch längere Lebensarbeitszeiten und die Immigration von Fachkräften nur zum Teil kompensieren lassen. Dieser Mangel an Fachkräften, der bereits jetzt in vielen Teilen der Wirtschaft spürbar ist, wird auch die Verwaltungen treffen. Für die Kommunen, in denen immerhin ein Großteil der Bürgerleistungen und die Daseinsvorsorge erbracht wird, bedeutet dies, dass sie auf den demografischen Wandel mit einer Neustrukturierung und Automatisierung der Verwaltungsprozesse reagieren müssen, soll das bisherige Niveau der Leistung nach Umfang und Qualität erhalten bleiben.

KI – besserer Service für Bürger und Unternehmen

Das hat auch die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) erkannt und einen Bericht mit dem Titel „Künstliche Intelligenz in der Kommunalverwaltung – Definition, Rahmenbedingungen und prozessorientierte Einsatzfelder“ verfasst.

Zur eben beschriebenen Situation heißt es in dem Bericht: „Auch Kommunen setzen sich zunehmend mit dem Thema KI auseinander und analysieren, welche Chancen der Einsatz von KI für die Verbesserung der Lebens-, Arbeits- und Standortqualität mit sich bringt. Dabei nimmt die Kommune sämtliche Gestaltungsfelder in den Blick: Mobilität und Verkehr, Energie und Umwelt oder Gesundheit und Pflege, usw.“

Weiter schreiben die Autoren: „Große Chancen von KI sieht die KGSt insbesondere in der Prozess­optimierung wie etwa bei der Entlastung von repetitiven Tätigkeiten und Routineaufgaben. Vor dem Hintergrund des Arbeitskräftemangels birgt KI also große Rationalisierungspotenziale.“

Chancen böten sich darüber hinaus bei der Entscheidungsvorbereitung oder -unterstützung, einem besseren Service für Bürger und Unternehmen, einer besseren Daten- und Informationsaufbereitung, insbesondere für die Politik und die örtliche Gemeinschaft, aber auch bei der Stärkung des Wirtschaftsstandorts, so die Verfasser weiter.

Der Bericht ist zwar in einigen Teilen noch ein wenig lückenhaft, was auch der rasanten Entwicklung der KI geschuldet ist, bietet aber jetzt schon einen umfassenden Einblick in die Thematik. So werden neben technischen und ethischen Fragen natürlich auch die Probleme der künftigen Prozessoptimierung angesprochen.

So widmen sich die Autoren unter der Rubrik „Recht & Ethik“ unter anderem der Fragestellung, wie sich KI-Systeme in der öffentlichen Verwaltung mit ihren besonderen juristischen Anforderungen einsetzen lassen.

Dazu heißt es unter anderem: „Als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist eine Kommunalverwaltung den Grundrechten der Bürgerinnen und Bürger in besonderer Weise verpflichtet. Hinzu kommt, dass dem Staat eine sog. 'Schutzwirkung' zugesprochen wird: Das heißt, er ist zu einem aktiven Handeln verpflichtet, auch dann, wenn Private bestimmte Gefährdungen der grundrechtlichen Positionen verursachen. In diesem Sinne verpflichtet auch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung den Staat, gesetzgeberisch die Daten Privater gegen den Missbrauch durch andere Private zu schützen.“

KI und Bürgerrechte

Darüber hinaus bestehe ein – teilweise ebenfalls grundrechtlich fundierter und zunehmend auch durch Fachgesetze normierter – Anspruch auf Zugang zu Verwaltungsdaten, wenn sie nicht personenbezogen sind und auch nicht auf Geschäftsgeheimnissen beruhen. Führe man sich dies vor Augen, werde umso deutlicher, wie sorgsam Kommunalverwaltungen agieren müssen, wenn sie KI einsetzen und in ihrer Entscheidungsfindung zunehmend auf maschinelle Analysen setzen, so die Verfasser des Berichtes.

Für Kommunen bedeute dies, dass sie ihrer besonderes Fürsorgepflicht gerecht werden müssten. Gerade weil die Digitalisierung in Kommunen in jeden Lebens- und Arbeitsbereich hineinspiele und nicht nur über die klassischen Verwaltungskontakte, sondern auch im Kontext einer „Smart City“ oder „Smart Region“ unmittelbare Berührungspunkte zu Bürgerinnen und Bürgern habe. Für den Einsatz von KI bedeutet diese Fürsorgepflicht natürlich, dass die zur Umsetzung benötigten Daten jederzeit datenschutzkonform verarbeitet und verwendet werden, so die Autoren.

In den meisten Kommunalverwaltungen unbekannt dürften zudem die Risikoklassen der Europäischen Union im Zusammenhang mit der KI-Nutzung sein. Diese legen relativ eindeutig fest, wie mit den besonders schützenswerten Bürgerdaten umzugehen ist. Wer sich hier auf den aktuellen Stand bringen will, ist mit dem KGSt-Dokument ebenfalls gut beraten. Bietet es doch eine zwar überschaubare, aber solide Umsetzungsempfehlung.

Prozessorientierte KI-Einführung

Auch wenn es darum geht, die Verwaltungsprozesse im Zusammenhang mit einer KI-Nutzung zu optimieren, liefert das KGSt-Dokument wertvolle Handreichungen. So erörtern die Autoren unter anderem die Nutzung des KGSt-Prozesskatalogs, der mit seinen rund 5.000 Einträgen eine breite Datenbasis liefert, um zu eruieren, in welchen Prozessen die KI-Nutzung besonders sinnvoll ist. Dazu heißt es im Dokument: „Um diese Masse an Prozessen für Entscheidungen im Rahmen des Verwaltungsscreenings mit Bezug zu Digitalisierung zu reduzieren, hat die KGSt im Rahmen eine Studie eine Liste sogenannter Kernprozesse erarbeitet. Sie reduziert den KGSt-Prozesskatalog auf solche Prozesse, die eine hohe eGovernment-Fähigkeit sowie eGovernment-Würdigkeit haben. Entscheidende Kriterien hierbei sind „OZG-Relevanz“, „Einsatzmöglichkeiten von eGovernment-Services“ sowie „Geschäfts- und Kundenrelevanz. Diese Vorpriorisierung dient als Grundlage zur weiteren Verdichtung von strategischen Zielen mit Bezug zur eGovernment-Umsetzung.“ mk

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