Digitalisierungsprozess Heidelberg optimiert das Rechnungs-Management

Die Stadt Heidelberg will den Verwaltungsaufwand für Rechnungen reduzieren und die Bearbeitung effizienter und kostensparender gestalten. Bei diesem Prozess soll die Crossinx-Lösung x.collector helfen. Davon sollen die Mitarbeiter, die Stadtkasse und die Bürger profitieren.

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Die Flut an Rechnungen, die bei der Stadt Heidelberg regelmäßig eingehen, ist enorm. Der Verwaltungsaufwand für deren Abarbeitung war es bis vor einigen Jahren auch noch. Die konsequente Digitalisierung des Prozesses hat das geändert und rasch zu beachtlichen Zeit- und Kosteneinsparungen geführt. Zuständig für dieses Projekt ist Mike Wieske, Verantwortlicher für den Bereich DV-Finanzwesen und Rechnungsangelegenheiten in der Kämmerei Heidelberg. Diese trägt die Finanzhoheit. Mit seiner Vision „Weg vom Papier!“ begann 2016 die Umstellung: Noch im selben Jahr wurde Heidelberg zum Pilotanwender für ganz Baden-Württemberg; heute kann es „die Perle am Neckar“ mittlerweile „dem Ländle“ mit seinen insgesamt 1.101 Gemeinden zeigen: Digitalisierung ist auch in der Verwaltung der (einzige) Weg in die Zukunft!

Was damals noch niemand absehen konnte, war die strategische Weitsicht dieser Entscheidungen. Denn angesichts der aktuellen Covid-Pandemie zeigt sich, dass die richtigen Weichen in Richtung ortsunabhängigen Arbeitens gestellt wurden. Viele öffentliche Einrichtungen müssen gerade schmerzlich erkennen, dass sich zahlreiche Verwaltungsprozesse noch nicht über das Homeoffice lösen lassen, und das führt dann zum ungewollten Stillstand wichtiger Prozesse.

Der Klassiker Papierrechnung: Langsam, umständlich und teuer

Der klassische Weg einer Papierrechnung an die Stadt sieht folgendermaßen aus: Der Brief geht in der zentralen Poststelle ein, dort sortieren Mitarbeiter die Post nach Ämtern oder Schulen und fahren die jeweiligen Sekretariate an. Hier wiederum werden sie nach Abteilungen sortiert und weitergeleitet. In den Abteilungen angekommen, werden sie auf die zuständigen Sachbearbeiter verteilt. Nachdem diese ihre Arbeit getan haben, beginnt die Rückreise der Rechnung bis zur Kämmerei als letzter Freigabeinstanz. Das Ganze dauert im besten Fall anderthalb, im schlechtesten drei Wochen. „Das ist viel zu langsam und ineffizient“, so Wieske. „Mein Ziel war es, nach Rechnungseingang eine Bearbeitung am nächsten Tag sicherzustellen. Dazu brauchten wir Digitalisierung und Automatisierung.“

Hier kommt das Rechenzentrum Komm.ONE ins Spiel, das die Datenhaltung für die Stadt übernimmt: „Über seine Server laufen die gesamten Prozesse, und es ist unser erster Vertrauenspartner in der kommunalen Verwaltung“, so Wieske. Komm.ONE (früher unter dem Namen Iteos bzw. KIVBF bekannt) hat die Stadt Heidelberg beim Pilotprojekt unterstützt und gemeinsam den Digitalisierungsprozess vorangetrieben. Dort, wo das heute bereits gelingt, profitieren die städtischen Mitarbeiter von Zeitressourcen, die sie nun ihren Kernaufgaben widmen können – und die Stadtkasse profitiert von schnelleren Buchungen und damit einhergehenden Skonto-Vorteilen.

Die elektronische Rechnung: Vielfalt der Formate als Herausforderung

Zusätzlich zur Papierform kam bereits 2016 in der Stadtverwaltung Heidelberg ein großer Prozentsatz der eingehenden Rechnungen in elektronischer Form an. Doch erst durch den Einsatz der x.collector-Lösung können diese Rechnungen in ihren unterschiedlichen Formaten unkompliziert elektronisch angenommen werden.

Der Anbieter für digitale Rechnungsprozesse und Finanzierungslösungen, crossinx, bietet bei diesem Vorgang eine Volldigitalisierung: Statt einer einfachen OCR-Lösung findet ein spezifisches Auslesen der relevanten buchhalterischen Informationen statt, was zu einer sehr guten Qualität der generierten Datensätze führen soll, die direkt ins ERP-System eingeht. Dieser, laut Anbieter, äußerst sichere Prozess läuft immer Montag bis einschließlich Freitag über Nacht.

Sämtliche Rechnungen landen direkt und automatisiert im SAP-basierenden ERP-System und im Workflow-Prozess der Firma WMD zur weiteren Bearbeitung durch die Kämmerei. Die manuelle Vorarbeit entfällt. Der Software-Hersteller WMD hatte mit seinem Produkt xSuite bei der damaligen Ausschreibung von Iteos den Zuschlag erhalten, den Rechnungseingangs-Workflow – mit den Vorschlagskontierungen und den Freigabeprozessen – innerhalb des SRP-Systems (basierend auf SAP) zu implementieren.

Einfache Anbindung: Die vorhandenen IT-Strukturen bleiben unberührt

„Die Einführung des neuen Systems und das Einrichten der Schnittstellen sind insgesamt zügig und reibungslos verlaufen“, erinnert sich Wieske. Seit der Umstellung empfängt die Stadt die Rechnungen im so genannten elektronischen Rechnungseingangsbuch. Die Datenverteilung wird im Rechenzentrum von Komm.ONE durchgeführt. Die Stadt musste keinerlei Änderungen am System vornehmen. Sowohl Rechenzentrums- als auch On-Premise-Kunden genießen eine Anbindung ohne vorherige Änderungen an Firewalls oder anderen Systemen. Über das Portal x.collector kann die Stadt zusätzlich automatisiert Einladungen an ihre Lieferanten versenden und sie auffordern und motivieren, ihre Rechnungen zukünftig elektronisch, beispielsweise im PDF-Format einzureichen und damit die Digitalisierung voranzubringen.

Zeit ist Geld: Schnellere Verbuchung sichert Skonto

Durch die Möglichkeit, elektronische Rechnungen anzunehmen und diese digital weiter zu verarbeiten, entstehen für die Stadt Heidelberg erhebliche zeitliche Vorteile: Eine korrekt eingelesene Rechnung geht direkt ins zuständige Fachamt. Da das Vier-Augen-Prinzip herrscht, prüfen bis zu zwei Sachverständige die Rechnung, die Kontierungsstelle weist sie dem entsprechenden Konto zu. Die Kämmerei bleibt dabei stets die oberste Instanz, die die allerletzte Prüfung und schlussendlich die Freigabe vornimmt.

„Wir benötigen momentan vom digitalen Rechnungseingang bis zur Freigabe im Durchschnitt drei Arbeitstage im Vergleich zu anderthalb bis drei Wochen im Papierformat“, so Wieske. „Das ist schon sehr viel besser und sichert uns oft Skonto, das uns sonst verloren gegangen wäre. Mein Ziel ist es allerdings, in Zukunft bereits einen Tag nach Eingang die Freigabe zu erteilen.“ Kleinere Probleme bereiten mitunter (zu) große Datenmengen. Dazu kommt es immer wieder bei den Rechnungen von Reinigungsfirmen, die ihre Rapportzettel – also ihre Zeiterfassung – miteinreichen. Durch ein unbürokratisch temporäres Hochsetzen des Datenvolumens für den Einzelfall hilft Crossinx weiter.

Zeit ist Service: Dienst am Bürger, statt interne Verwaltung

Zahlreiche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – vor allem die der Generation 50plus – stünden der Digitalisierung eher skeptisch gegenüber, so Wieskes Erfahrung. Hier braucht es viel Aufklärungsarbeit und ansteckende Begeisterung, damit auch diese Verwaltungskräfte den Wandel mitgehen, denn er verändert Arbeitsinhalte und Verantwortlichkeiten. „Heute haben wir etwa 300 Fachkräfte, die Rechnungsfreigaben im System erteilen. Nach der Umstellung werden es über 1.200 sein“, erläutert Wieske.

Aber der Wandel tut not: Laut Wieske verfügt die Stadt mehr als 40 Ämter, 35 Schulen und 25 Kindergärten. Sie alle sollen unter der Federführung der Kämmerei bis 2021 auf den digitalen Rechnungseingang umgestellt werden. „Mit der Lösung von crossinx konnten wir bereits einige unserer Prozesse automatisieren und die internen Abläufe vereinfachen. Dies führte dazu, dass unsere städtischen Mitarbeiter schlussendlich mehr Zeit für die Anliegen unserer Bürger haben. Das Erfolgskonzept möchte ich gerne zügig weiter ausrollen, damit wir unserem Ziel einer digitalisierten und vernetzten Kommune einen großen Schritt näherkommen“, so Wieske.

Elektronische Rechnung: Pflicht ab 2020 auf kommunaler Ebene

Positiver Nebeneffekt der frühzeitig eingeleiteten Digitalisierung: Durch diese Lösung war die Stadt Heidelberg bestens vorbereitet für die Pflicht der öffentlichen Verwaltung, ab 2020 elektronische Rechnungen anzunehmen. Damit reagiert die deutsche Gesetzgebung auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die öffentliche Verwaltung europaweit dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu bearbeiten. Gleichzeitig will die EU nationale Rechnungsstandards vereinheitlichen.

Bis spätestens November 2020 verpflichtet die Gesetzeslage auch in Deutschland zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und -annahme. Die Umstellung erfolgt in zwei Stufen: Bereits seit April 2020 sind Kommunen, Behörden und die öffentliche Verwaltung dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen annehmen und verarbeiten zu können – also den elektronischen Rechnungseingang zu gewährleisten. Im November dieses Jahres erfolgt die zweite Stufe: Ab diesem Zeitpunkt müssen Lieferanten und Rechnungssteller des Bundes ihre Rechnungen elektronisch stellen. Das bedeutet, dass damit alle Unternehmen, die Rechnungen an einen öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene adressieren, ab November 2020 verpflichtet sind, ihre Rechnungen elektronisch – in der Regel im X-Rechnungsformat – zu stellen.

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