eGovernment in Hessen Elektronische Aktenführung: E-Akte als Dienst

Auf der CeBIT 2012 wurde durch das Land Hessen mit dem Thema „E-Akte als Dienst“ ein vielversprechender neuer Ansatz für die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte auf Basis DOMEA vorgestellt. Dabei handelt es sich nicht um die Einführung eines neuen DMS, sondern um die Öffnung eines bestehenden DOMEA-basierten Dokumentenmanagement­systems und damit entstehende neue Möglichkeiten der DMS-Weiterentwicklung.

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Das Thema DOMEA und die Umsetzung der elektronischen Aktenführung in der Verwaltung sind seit Jahren ein vieldiskutiertes Thema. Obwohl die elektronische Kommunikation etwa per E-Mail in vielen Behörden Alltag ist, stößt die „E-Akte“ aus den unterschiedlichsten Gründen auf Widerstände. Ein wichtiger Faktor dabei ist die Wahrnehmung der DOMEA-Anwendung als zusätzlich zu bedienende, komplexe Anwendung.

Die Realisierung von „E-Akte als Dienst“ verfolgt das Ziel im Rahmen eines SOA-basierten Ansatzes die erforderlichen E-Akte-Dienste zur Verfügung zu stellen, die nahtlos in Anwendungen der gewohnten Arbeitsumgebung eingebunden werden können. Auf diese Weise sollen zielgruppenorientierte bzw. intuitive Lösungen für die Bereitstellung von Benutzerschnittstellen ermöglicht werden. Beispiele hierfür sind eine verstärkte Integration von E-Akte-Funk­tionen in die Arbeitsumgebung von Office-Produkten, rollenbasierte Nutzung von DOMEA oder die standardisierte Anbindung von Fachverfahren.

Kooperationsprojekt: Schicht für Schicht

Die IT-Architektur der elektronischen Akte stellt eine wesentliche Voraussetzung für die Realsierung des Ansatzes „E-Akte als Dienst“ dar (Abbildung u­nten).

Die Entwicklung dieser aus verschiedenen Schichten bestehenden IT-Architektur wird in einem Ko­operationsprojekt zwischen den Innenministerien in Hessen und Nordrhein-Westfalen vorangetrieben. Beide Länder arbeiten hier eng zusammen und entwickeln auf der Basis eigener und gemeinsamer Vorarbeiten gemeinschaftlich dieses strategische Vorhaben für die weitere Einführung der E-Akte in den jeweiligen Verwaltungsbereichen weiter.

Als erstes Umsetzungbeispiel wurde seitens Hessen der Prototyp eines Outlook Clients mit integrierter elektronischer Aktenführung vorgestellt (sie­he Screenshot auf Seite 6). Der Anwender hat hier die Möglichkeit, Dokumente direkt aus dem intensiv genutzten System Microsoft Outlook heraus in der elektronischen Akte abzulegen, ohne dabei das DMS selbst aufzurufen.

Anwender: Positiv und richtungsweisend

Von Anwenderseite wurde der vorgestellte Ansatz durchweg positiv und als richtungsweisend bewertet. Neben der Integration von Funktionalitäten zur elektronischen Aktenführung wurde vor allem die Windows-basierte Optik, die nahtlose Einbindung der DMS-Funktionalitäten in die gewohnte Arbeitsumgebung sowie die Nutzung von Standard-Office-Funktionalitäten wie Drag&drop als wesentliche Verbesserungen hervorgehoben.

Die „E-Akte“-Funktionalitäten sollen im nächsten Schritt auch in weiteren Office-Anwendungen verfügbar gemacht werden sowie in weiteren Ausbaustufen die elektronische Vorgangsbearbeitung.

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