eAkte Bund Dienst steht für Pilotbehörden zur Verfügung

Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) hat den zentralen Basisdienst zur elektronischen Aktenführung, die eAkte Bund, offiziell in sein Produktportfolio aufgenommen. Parallel dazu wurde bereits mit der Pilotierung im Bundesamt für Justiz (BfJ), dem Masterpiloten, begonnen.

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„Die erfolgreiche Abnahme der eAkte Bund markiert einen Meilenstein bei der Umsetzung des eGovernment-Gesetzes und bringt zugleich die Digitalisierung der Bundesverwaltung ein gutes Stück voran“, kommentiert Markus Reisener aus der zuständigen Arbeitsgruppe im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat.

Die umfangreichen Abnahmetests hätten gezeigt, dass sowohl die passgenaue Softwarelösung als auch der flexibel und schnell agierende Hersteller Fabasoft Deutschland GmbH zu Recht als Gewinner aus der Ausschreibung hervorgegangen sei, ergänzte der Projektleiter des ITZBund, Arndt Fabrice.

Die eAkte Bund unterstütze die effiziente Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden: Elektronische Akten seien schneller auffindbar, stünden per Mausklick zur Verfügung und könnten zudem an verschiedenen Orten von mehreren Beschäftigten gleichzeitig genutzt und mithilfe einer Workflow-Management-Komponente durch die Organisation geleitet werden. Damit sorge die eAkte Bund für höhere Effizienz und Transparenz, schaffe die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten und verbessere die standortübergreifende Kooperation zwischen verschiedenen Behörden.

Nicht zuletzt beschleunige die elektronische Aktenführung viele ressortübergreifende Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse und stellt diese Funktionen auch für Umsetzungen von Verwaltungsleistungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bereit, heißt es dazu aus dem ITZBund.

Von Beginn an die Bedürfnisse der Nutzer im Blick

Während das ITZBund im engen Austausch mit den Stakeholdern aller beteiligten Bundesbehörden die Feinprojektierung und Spezifikation vorantrieb, erarbeitete das Bundesverwaltungsamt (BVA) parallel dazu ein methodisch fundiertes Vorgehensmodell für die Einführung der eAkte. Dazu zählen unter anderem Checklisten, Best Practices sowie eine Gliederung aller notwendigen Einführungsaktivitäten in Aufgabenpakete, die jeder einführenden Behörde Aufschluss über die wechselseitigen Abhängigkeiten aller Projektschritte geben.

Nach Abschluss der Feinprojektierung baute das ITZBund unterschiedliche Testplattformen auf, um in realistischen Systemumgebungen den Leistungs- und Funktionsumfang der eAkte Bund zu prüfen. Zudem wurden Integrationsmuster erarbeitet, die als Blaupause für die Anbindung bestehender Verwaltungsanwendungen und Fachverfahren verwendet werden können.

Überdies würden die offenen Schnittstellen der eAkte Bund künftig auch die Verzahnung mit anderen zentral bereitgestellten Anwendungen erleichtern. Das betreffe zum Beispiel das Zusammenspiel mit der Maßnahme eRechnung und mit dem Formular-Management-System des Bundes.

Flankiert wurden diese Aktivitäten durch eine kontinuierliche Erfassung, Systematisierung und Aufbereitung der fachlichen, organisatorischen und methodischen Erkenntnisse, um nachfolgende Behörden ab 2019 verstärkt mit entsprechenden Best Practices bestmöglich unterstützen zu können.

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