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Um diese Fragen zu beantworten, sammelt DIGILOG Daten über alle Gemeinden in den 46 Mitgliedsstaaten des Europarates. Dabei wurde eine Reihe zeitgemäßer quantitativer und qualitativer Forschungsmethoden eingesetzt: qualitative Fallstudien, vergleichende Umfragen sowie Web Crawling und Scraping. Ein Web Crawler und Scraper extrahiert regelmäßig Daten von den Websites aller beteiligten Kommunalverwaltungen; diese werden dann mit Big-Data-Analysemethoden ausgewertet. Prof. Dr. Polzer berichtete exklusive, erste Ergebnisse aus der länderübergreifenden Umfrage.

Das digitale Rathaus

Anschließend ermöglichte Thomas Lehr, CoFounder ivicos GmbH, einen Blick in das Rathaus der Zukunft. Laut Lehr beraubt uns die Verengung des digitalen Rathauses auf die Digitalisierung von Fachverfahren (OZG) der Potentiale der digitalen Transformation der Verwaltung und verstellt den Blick auf die Herausforderungen, vor denen die Verwaltung steht: Fachkräftelücke, Kooperation im föderalen Mehrebenensystem, Gewinnung von Menschen für das Gemeinwesen im digitalen Zeitalter. Digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung müsse Standardisierung und Digitalisierung zur Reduktion des Erfüllungsaufwands nutzen und gleichzeitig die Zusammenarbeit im föderalen Mehrebenen-System in allen Aufgabenbereichen digitalisieren und diese beiden Elemente intelligent miteinander verbinden. So trage Verwaltung zur Stärkung des Gemeinwesens und demokratischer Strukturen bei, werde resilienter und gewinne an Effizienz.

Dr. Matthias Lichtenthaler, ehemaliger Head of Digital Government & Innovation des Rechenzentrums Österreich, beschäftigte sich unter dem Titel „Relevanter Content durch KI-basiertes Crawling, Abrufen und Verteilen“ mit der Datenverwaltung und Verarbeitung durch KI. Hierzu wies er vor allem auf den besonderen Mehrwert und Nutzen von KI hin. Dabei hänge die Qualität der Automatisierung stark von der Qualität und auch Quantität der zur Verfügung stehenden Daten ab. Da jede Organisation über werthaltige, personenbezogene Daten verfüge, sollten Abläufe automatisiert und KI dazu eingesetzt werden. Um aber Zugang zum gesamten Datenschatz zu erlangen, sei es notwendig, Texterkennung ohne direkten IT-Systemzugriff mittels einer automatisierten Anonymisierung zu ermöglichen. Dadurch entstünden passgenaue Informationen und menschliches Wissen für den Menschen und es würden sofort verfügbare, zusätzliche, durchsuchbare Inhalte bereitgestellt.

Ergebnisse der Paneldiskussion

Aus der anschließenden Paneldiskussion haben sich zusammenfassend nachfolgende Positionen zu den genannten Fragen ergeben:

Wie muss die Verwaltung der Zukunft aussehen? Welche Rolle spielt dabei die Digitalisierung? Die Verwaltung der Zukunft muss effizienter, bürgerorientierter und flexibler werden. Digitalisierung spielt dabei eine Schlüsselrolle, indem sie Prozesse automatisiert, den Zugang zu Dienstleistungen erleichtert und die Zusammenarbeit zwischen Behörden verbessert. Sie ermöglicht eine Neugestaltung von Verwaltungsabläufen, die den Fachkräftemangel abmildert und Bürokratie abbaut. Gleichzeitig erfordert die digitale Transformation ein Umdenken in Bezug auf Arbeitsweisen, Kompetenzen und Organisationsstrukturen.

Welche Hindernisse und Barrieren bestehen für die Digitalisierung auf Kommunalebene? Auf kommunaler Ebene bestehen sowohl strukturelle als auch kulturelle Barrieren für die Digitalisierung. Zu den strukturellen Hindernissen gehören unzureichende technische Infrastruktur, fehlende finanzielle und personelle Ressourcen sowie mangelnde digitale Kompetenzen. Kulturelle Barrieren umfassen eine ausgeprägte Risikoaversion, fehlendes Bewusstsein für die Potenziale der Digitalisierung und Widerstand gegen Veränderungen in etablierten Arbeitsabläufen. Rechtliche Unsicherheiten und Datenschutzbedenken stellen weitere Hürden dar. Zudem erschweren die komplexen föderalen Strukturen und mangelnde Standardisierung die Umsetzung übergreifender digitaler Lösungen.

Wie sollten wir diesen Herausforderungen in Zukunft begegnen? Um den Herausforderungen zu begegnen, ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich. Dieser sollte die Entwicklung klarer Digitalisierungsstrategien auf kommunaler Ebene, verstärkte Investitionen in digitale Infrastruktur und Kompetenzen sowie die Förderung einer innovationsfreundlichen Verwaltungskultur umfassen. Interkommunale Zusammenarbeit und der Austausch von Best Practices können Ressourcen bündeln und Synergien schaffen. Die Einbindung von Bürgern und lokalen Stakeholdern in Digitalisierungsprozesse ist wichtig, um Akzeptanz und Nutzerorientierung sicherzustellen. Zudem sollten rechtliche Rahmenbedingungen angepasst und Datenschutzkonzepte weiterentwickelt werden, um digitale Innovationen zu ermöglichen.

Wo liegen die wichtigsten Digitalisierungshebel und -potenziale? Die größten Potenziale liegen in der Automatisierung und Vernetzung von Verwaltungsprozessen, der Implementierung von E-Government-Lösungen und der datenbasierten Entscheidungsfindung. Cloud-Computing, künstliche Intelligenz und Blockchain-Technologien bieten vielversprechende Möglichkeiten für effizientere und transparentere Verwaltungsabläufe. Die Digitalisierung des Bürgerservice, etwa durch Online-Portale und mobile Anwendungen, kann die Zugänglichkeit und Qualität öffentlicher Dienstleistungen erheblich verbessern. Auch im Bereich Smart City-Konzepte, digitales Infrastrukturmanagement und E-Partizipation liegen große Potenziale für Kommunen.

Welche Maßnahmen müssen jetzt ergriffen werden? Es müssen jetzt konkrete Schritte unternommen werden, um die digitale Transformation der Verwaltung voranzutreiben. Dazu gehören die Erarbeitung und Umsetzung kommunaler Digitalisierungsstrategien, die Schaffung von Chief Digital Officer-Positionen und die Einrichtung von Innovationslaboren. Investitionen in die digitale Infrastruktur, insbesondere in den Einbezug von SaaS-Clouddiensten, sind dringend erforderlich. Schulungs- und Weiterbildungsprogramme müssen ausgebaut werden, um digitale Kompetenzen in der Verwaltung zu stärken. Die Standardisierung von Schnittstellen und Datenformaten sowie die Förderung von Open-Data-Initiativen sind wichtig für eine bessere Vernetzung. Nicht zuletzt sollten regulatorische Rahmenbedingungen angepasst werden, um digitale Innovationen zu erleichtern und gleichzeitig Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.

Interaktive Workshops

Den Abschluss der Tagung bildeten zwei parallele, interaktive Workshops: In der Session „KI: Möglichkeiten des Einsatzes für öffentliche Verwaltungen“ unter Moderation der KI-Expertin Tabea Hein (IUAS) und Prof. Tobias Krause berichteten die Teilnehmenden von den eingeschränkten Möglichkeiten kleinerer Kommunen und der fehlenden Unterstützung der Landesebene in diesem Themenfeld. Gerade die Möglichkeiten der KI seien häufig sehr kostspielig, Anträge seien sehr zeitraubend und es bedarf daher der Zusammenarbeit von mehreren öffentlichen und privaten Partnern, um erfolgreiche Lösungen an den Start zu bringen. Außerdem seien viele ethische und rechtliche Probleme noch nicht vollständig geklärt. Dennoch bestand Konsens darüber, dass KI eine wichtige Säule der zukünftigen Verwaltungsmodernisierung darstelle.

In der Session „Infrastruktur der Zukunft für Verwaltungsapplikationen“ unter Moderation von Stefan Fey (Stadt Coburg) und Prof. Christian Schachtner betonten die Teilnehmenden die Notwendigkeit einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen zur OZG-Weiterentwicklung und der generellen Informationspolitik zwischen den föderalen Ebenen in der Digitalisierungsplanung und -umsetzung. Ein Teilnehmer wies darauf hin, dass einheitliche Standards für den Erfolg der OZG-Umsetzung entscheidend seien. Es bestand Konsens darüber, dass bei der Nutzung von Clouddiensten für Verwaltungsworkflows höchste Sicherheitsstandards eingehalten werden müssen, was eine enge Abstimmung erfordere. Abschließend forderte ein Kommunalvertreter mehr Unterstützung und klare Vorgaben, um den Informationsfluss zwischen den Ebenen zu optimieren. Weitere Gespräche über diese Thematik werden als erforderlich angesehen.

Die Gastgeber Tobias Krause und Christian Schachtner luden zum Folgeevent im September 2025 an der Frankfurt UAS als Präsenzevent für das Weiterführen der Themen und der Updates in der Entwicklung ein.

Den Programmüberblick und die Präsentationen der Konferenz finden Sie auf der NEGZ-Website.

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