Kempten (Allgäu) Die digitale Revolution beginnt in den Kommunen

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Vom digitalen Anspruch zur gelebten Praxis: Anja Wolf, Abteilungsleiterin E-Government, spricht über Kemptens Weg zur modernen Verwaltung – und was in zehn Jahren möglich sein kann.

Wenn Sie den aktuellen Zustand der Stadtverwaltung Kempten in einem Satz beschreiben müssten – wie würde dieser lauten?

Wolf: Die Stadtverwaltung Kempten hat sich der Digitalisierung mit einem klaren Bekenntnis verschrieben und geht diesen Weg zielgerichtet; dabei wird mit jeder Entscheidung und Maßnahme Schritt für Schritt der digitale Wandel vorangetrieben.

Wie sieht die Digitalstrategie in Kempten aus? Wie viele Menschen arbeiten an der Strategie?

Wolf: Die ursprüngliche Digitalstrategie der Stadtverwaltung Kempten wurde aufgrund der Corona-Pandemie nicht in vollem Umfang umgesetzt. Stattdessen wurde sie weiterentwickelt und existiert heute unter dem Namen Kempten Digital.
Kempten Digital setzt sich aus drei Säulen zusammen: E-Government, digitale Stadtentwicklung und Smart City. Ich gehe hier allerdings nur auf den Bereich des E-Governments ein. Der Bereich E-Government gliedert sich in zwei wesentliche Teilprojekte: die Digitale Verwaltung und das Digitale Rathaus. Insgesamt arbeiten im E-Government-Team zehn Personen intensiv an der Digitalisierung der Stadt. Die Digitale Verwaltung fokussiert sich auf sämtliche Digitalisierungslösungen innerhalb der Verwaltung, etwa die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, die Betreuung des Intranets und die Implementierung des besonderen elektronischen Behördenpostfachs (EGVP). Ein Teil des Teams übernimmt darüber hinaus die Nachverscannung der Bestandsakten. Im Teilprojekt Digitales Rathaus liegt der Fokus auf der Optimierung der Eingangswege zur Stadtverwaltung (Stichwort: Onlinezugangsgesetz). Dazu gehört die Entwicklung und Bereitstellung von digitalen Formularen über den Formularserver sowie die sorgfältige Abwägung, welche Online-Dienste extern bezogen und welche intern entwickelt werden sollen. Dieses Team sorgt dafür, dass der Zugang zu Verwaltungsleistungen für die Bürgerinnen und Bürger möglichst effizient und benutzerfreundlich gestaltet wird.

Welche Erfolge konnten Sie in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bereits erzielen, und welche spannenden Projekte laufen gerade an?

Wolf: In den vergangenen Jahren konnten wir in der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bereits wichtige Meilensteine erreichen. Ein besonderer Erfolg war dabei die konsequente Umsetzung erster Leistungen aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG).
Wir haben es geschafft, diese Angebote nicht nur digital zugänglich zu machen, sondern sie auch so zu gestalten, dass medienbruchfreie Abläufe entstehen. Das schafft nicht nur mehr Effizienz innerhalb der Verwaltung, sondern bietet den Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen spürbare Mehrwerte in der Interaktion mit der Behörde. Aktuell stehen spannende Projekte an, die genau an diese Erfolge anknüpfen. Beispielsweise arbeiten wir daran, weitere Fachverfahren vollständig zu digitalisieren und über standardisierte Schnittstellen an bestehende Plattformen anzubinden. Besonders im Fokus stehen dabei Themen wie die Digitalisierung von Parkausweisen. Hierbei setzen wir auf agile Methoden und die enge Einbindung aller Beteiligten, um nutzerzentrierte Services zu schaffen.

Wie stellen Sie sich die ideale digitale Stadtverwaltung vor? Und wie sieht Kemptens Verwaltung in zehn Jahren aus?

Wolf:

Moderne Technologien sollen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch für mehr Transparenz und Benutzerfreundlichkeit sorgen.
Im Zentrum dieser Entwicklung steht die elektronische Identität (eID). Sie ermöglicht es allen Bürgerinnen und Bürgern, Verwaltungsleistungen sicher und bequem online zu nutzen. In Kombination mit einer digitalen, teilweise automatisierten Antragsbearbeitung können Bearbeitungszeiten erheblich reduziert werden.
Zukunftsweisend ist für mich ein Szenario, in dem das Registermodernisierungsgesetz erfolgreich umgesetzt wurde, wiederkehrende Aufgaben durch Künstliche Intelligenz übernommen werden und sämtliche Verwaltungsverfahren vollständig digital ablaufen. Standardanträge werden binnen Sekunden durch KI-basierte Systeme bearbeitet. Die Sachbearbeitungen werden entlastet, haben mehr Zeit für die zeitintensiven Fälle und die Bürgerinnen und Bürger haben ohne lange Wartezeiten die finale Verwaltungsleistung.

Ob wir das in der Stadtverwaltung Kempten bis 2035 umsetzen können? Wir werden sehen.

Mit welchen Herausforderungen kämpfen Sie aktuell?

Wolf: Die Digitalisierung der Verwaltung ist eines der zentralen Projekte moderner Staatlichkeit. Portale wie „Mein Konto“ oder Angebote über BayernID und BundID zeigen: Technologisch ist bereits vieles möglich. Doch der digitale Fortschritt stockt – nicht an der Technik, sondern am Menschen. Eine der größten Herausforderungen liegt in der fehlenden Akzeptanz digitaler Verwaltungsdienste durch Bürgerinnen und Bürger. Zwar existieren inzwischen zahlreiche digitale Angebote, von der einfachen Meldebescheinigung bis zur Baugenehmigung – doch die Nutzung bleibt deutlich hinter den Erwartungen zurück.
Die eID, als digitaler Schlüssel für einen sicheren Zugang zu Verwaltungsleistungen, wird bislang nur von einem Bruchteil der Bürgerinnen und Bürger verwendet. Ein Grund dafür ist, dass für viele Menschen der Kontakt mit der Verwaltung ein seltener Vorgang ist. Der Aufwand, eine eID zu beantragen, erscheint im Vergleich zum konkreten Anliegen oft überdimensioniert. Wenn die digitale Identität nur für einen Führerscheinumtausch oder eine Ummeldung gebraucht wird, fehlt für viele der spürbare Nutzen. Hinzu kommt auch eine psychologische Hürde: Die Angst, bei digitalen Verwaltungsprozessen etwas falsch zu machen. Fehlendes Vertrauen in Technik, Unsicherheit im Umgang mit Formularen oder die Sorge, durch einen falschen Klick einen Antrag ungültig zu machen, führen dazu, dass viele lieber auf den persönlichen Gang zum Amt setzen. Eine weitere Herausforderung stellt derzeit das noch häufig bestehende Schriftformerfordernis dar.

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