Zeitgemäße Verwaltungsarbeit in Tuttlingen Der Einzug der digitalen Ratsarbeit

Tuttlingen als Vorreiter: Die digitale und damit papierlose Ratsarbeit wurde in der baden-württembergischen Kreisstadt erfolgreich eingeführt. Mit Tablets und einer passenden App können die Gemeinderäte nun schneller und kostengünstiger arbeiten.

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Die Stadt Tuttlingen mit ihren drei Ortsteilen Möhringen, Nendingen und Eßlingen ist eine große Kreisstadt mit rund 35.000 Einwohnern. Als Welthauptstadt der Medizintechnik beherbergt die Stadt knapp 600 Unternehmen aus dieser Branche. Die Stadtverwaltung beschäftigt derzeit über 700 Mitarbeiter, verteilt auf drei Dezernate und mehrere Stabsstellen, die wiederum in neun Fachbereiche sowie deren Abteilungen untergliedert sind.

Die Interessen der Bürger werden von 34 Gemeinderäten vertreten. Die vier Fraktionen und zwei Gruppen des Gemeinderats halten in einem Jahr rund 13 Sitzungen ab. Hinzu kommen die beschließenden Ausschüsse mit etwa 21 Sitzungen in einem Jahr. Insgesamt werden für diese Sitzungen pro Jahr rund 270 Vorlagen von der Verwaltung angefertigt.

IT-gestützte Gremienarbeit

Der Sitzungssaal des Tuttlinger Rathauses ist mit einem Beamer, einer Leinwand, einem festinstallierten Laptop sowie einer modernen Mikrofonanlage (eine Sprechstelle für zwei Ratsmitglieder beziehungsweise Verwaltungsmitarbeiter) ausgestattet.

Schon relativ früh – seit 2003 – arbeitet die Stadtverwaltung mit einem Rats- und Amtsinformationssystem für Gemeinderäte und Mitarbeiter. Das System erleichtert die Erstellung der Vorlagen sowie die Vorbereitung des Sitzungsdienstes. Die Gemeinderäte erhalten die Unterlagen in der Regel eine Woche vor dem Sitzungstermin in Papierform.

Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, die Unterlagen über einen persönlichen Zugang zum Ratsinformationssystem über ihren PC abzurufen. Die Anschaffung und Einführung der Software „Allris“ erfolgte durch die Firma CC e-gov GmbH mit Sitz in Hamburg.

Vorarbeit

2012 äußerte der Oberbürgermeister Michael Beck den Wunsch, die Ratsarbeit moderner zu gestalten. Damit gab er den Anstoß zur Umstellung auf eine papierlose Ratsarbeit. Weder in Tuttlingen noch in den umliegenden Gemeinden war der Gedanke der papierlosen Ratsarbeit bis zu diesem Zeitpunkt ein Thema.

Einige Nachbargemeinden hatten sich zwar mit dem Thema befasst, es gab jedoch nur Testphasen oder Pilotprojekte. Das Vorhaben der papierlosen Ratsarbeit im Tuttlinger Gemeinderat startete schließlich unter der Federführung der Geschäftsstelle Gemeinderat, ein Team aus zwei Mitarbeiterinnen, unterstützt von der EDV-Abteilung. Die Umsetzung erfolgte gemeinsam mit der Firma CC e-gov.

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