Definition Was ist ein Ratsinformationssystem?

Immer mehr Kommunen gehen dazu über, für ihre interne Ratsarbeit und für die externe Information der Bürger so genannte Ratsinformationssysteme (RIS) zu installieren, um die Abläufe der Kommunalpolitik effizienter zu machen. RIS helfen hier die kommunale Ratsarbeit zu optimieren und koordinieren sämtliche damit verbundenen Prozesse.

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Bei einem RIS handelt es sich um ein IT-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das auf die Abbildung von demokratischen Strukturen spezialisiert ist und sowohl auf die Bedürfnisse kleinerer Kommunen also auch großer Stadtstaaten zugeschnitten sein kann. Sie erfüllen Aufgaben, die die Arbeit der politischen Organe einer Gemeinde, also vor allem des Rates und der einzelnen Ausschüsse, erleichtern sollen und greifen dazu auch in die Abläufe der Verwaltung ein.

Zentrale Aufgaben eines RIS

Die Aufgaben eines RIS umfassen im Wesentlichen die folgenden Bereiche der politischen Arbeit einer Kommune:

• den Sitzungsdienst mit all seinen Komponenten

• den Workflow in der Verwaltung und den Gremien

• die Bereitstellung von Informationen für den Rat und die Ausschüsse

• die Bereitstellung von Informationen für die Bürger der Gemeinde sowie

• die Überwachung von Beschlüssen und Erfolgen.

Der Sitzungsdienst und seine Komponenten: Im Bereich Sitzungsdienst übernimmt ein RIS das Management des Sitzungskalenders, dem als Instrument für den Ablauf der politischen Arbeit sehr große Bedeutung zukommt. Er ist Voraussetzung für die Zuordnung von Fragestellungen, geplanten Anträgen und Beschlüssen für die jeweils nächsten Termine. Darüber hinaus werden mit dem RIS die Erstellung einer Tagesordnung, der Versand von Einladungen an die Gremiumsmitglieder und die öffentlichen Bekanntmachungen der Sitzungen gesteuert.

Bei der Vorbereitung einer Sitzung unterstützt er die Bereitstellung der geeigneten Räume, der erforderlichen Arbeitsmittel und fachlichen Unterlagen. Ferner werden die Abwicklung der Sitzung, das Protokoll, Auszüge aus dem Protokoll sowie die Abrechnung von Sitzungsgeldern über das RIS geregelt.

Workflow in der Verwaltung und den Gremien: Beim Workflow unterstützt das RIS die Gemeinde auf dem Weg in das papierlose Büro und sorgt für transparente, schnelle und kostensparende Prozesse. Dafür müssen sämtliche Verfahrensschritte im RIS fälschungs- und manipulationssicher hinterlegt sowie Änderungen in den Abläufen und Dokumenten deutlich sichtbar gemacht werden.

Bereitstellung von Informationen für den Rat und die Ausschüsse: Für die Mitglieder des Gemeinde- beziehungsweise Stadtrats und der verschiedenen Ausschüsse stellt das RIS sämtliche Informationen bereit, die zur Erfüllung der politischen Aufgaben notwendig sind. Die jeweiligen Gremiumsmitglieder verfügen hier über eigene Zugangsberechtigungen, da viele Inhalte im Hinblick auf Datenschutz und Verschwiegenheitsklauseln nicht für die öffentliche Kenntnisnahme gedacht sind.

Bereitstellung von Informationen für die Bürger der Gemeinde: Für die Information der Bürger über alle relevanten Themen generiert das RIS zum größten Teil vollautomatisiert entsprechende Berichte und Mitteilungen, die der Öffentlichkeit in der Regel via Internet zugänglich gemacht werden. Dazu zählen zum Beispiel der Sitzungskalender, Vorlagen, Sitzungsprotokolle und gefasste Beschlüsse. Zur leichteren Auffindbarkeit werden entsprechende Suchfunktionen in das System eingebaut.

Überwachung von Beschlüssen und Erfolgen: Ist das RIS genügend ausgebaut, können kommunale Politiker und Mandatsträger, Mitarbeiter der Verwaltung sowie die Bürger einer Gemeinde die Beschlüsse kontrollieren und in Bezug auf eine erfolgreiche Umsetzung überwachen.

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