Digitalisierung in Kiel „Butter bei die Fische“

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In zehn Wochen zur vollautomatisierten Bescheiderstellung. Die Landeshauptstadt Kiel optimiert den Prozess der Antragsabwicklung für das „Mobile Haltverbot“ und hat große Pläne für die Zukunft.

Um die Verwaltungsdigitalisierung voranzutreiben, nutzt die Landeshauptstadt Kiel das sich mehr und mehr etablierende „Hilfsmittel“ Hackathon. Bei einem Hackathon handelt es sich um ein meist mehrtägiges Event, bei dem während der Dauer versucht wird, innovative, kreative und nützliche Softwareprodukte und Lösungen für vorgegebene Herausforderungen zu finden. Im Rahmen des ersten OZG-Verwaltungshackathon Schleswig-Holstein konnte Kiel bereits 46 digitale Anträge für die Stadtverwaltung entwickeln.

Während der Fokus im Juli 2022 auf der Gestaltung von Onlinediensten lag, sprich die Sicht der Bürgerinnen und Bürger in Form von intelligenten Antragsassistenten verbessert wurde, stand im September 2023 die Abarbeitung der Anträge im Mittelpunkt. Ziel des zweiten SH:digital Hackathons war es daher, über Online-Anträge hinaus, den gesamten Verwaltungsprozess vollständig zu digitalisieren. „Beim ersten landesweiten Hackathon SH:digital wurde Zukunft greifbar gemacht – und durch die Mitarbeitenden der kommunalen Verwaltungen aktiv mitgestaltet. Wir schaffen uns hier als Verwaltungen Freiraum, gemeinsam sinnvolle digitale Lösungen auf den Weg zu bringen, die für alle intuitiv nutzbar sind.“, betonte Kiels Oberbürgermeister Ulf Kämpfer. „Denn Automatisierung entlastet die Mitarbeitenden und ermöglicht den flexiblen Gang zum Amt für alle Bürgerinnen und Bürger – egal zu welcher Uhrzeit und ohne unnötige Wege.“

Automatisierte Bescheiderstellung in der Straßenverkehrsbehörde

Bei der Frage: „Was kann automatisiert werden?“ beziehungsweise „Was erfordert die meiste Handarbeit?“ wurde das Paradebeispiel schnell gefunden: „Mobiles Haltverbot“. Die Kieler Straßenverkehrsbehörde besteht aus vier Mitarbeiter:innen. Für den Onlinedienst „Mobiles Haltverbot“ gehen jährlich etwa 7.000 Anträge ein, Tendenz steigend. Die Abarbeitungszeit pro Antrag betrug bisher etwa sieben bis zehn Minuten. Das Erstellen der Bescheide war äußerst aufwendig: Datenübernahme, Stempel, Unterschrift, das ganze einscannen und per E-Mail an die antragstellende Person zurücksenden. Die Lösung: Ein digitaler Bescheid muss her, am besten komplett vollautomatisiert. Gesagt, getan.

Der neue Verwaltungsprozess läuft nun wie folgt ab: Die antragstellende Person meldet sich mit dem eigenen Account beim Service-Konto Schleswig-Holstein an und stellt den Online-Antrag auf „Mobiles Haltverbot“. Nachdem der Antrag abgesendet wurde, landet dieser im Posteingang des Fachverfahrens „Alfa“ innerhalb der OZG-Cloud. Im Anschluss folgt die Prüfung auf Vollständigkeit sowie Richtigkeit. Bei fehlenden Unterlagen wird die antragstellende Person über das Servicekonto informiert, sodass diese online nachgereicht werden können. Diese Prüfung ist derzeit seitens der Fachabteilung noch gewünscht, kann in einem weiteren Schritt jedoch auch entfallen. Sind alle Angaben und Unterlagen vollständig und korrekt, wird per Knopfdruck der Bescheid erstellt und wieder in das Postfach des Servicekontos der antragstellenden Person zurückgespielt.

Auf der nächsten Seite: Wie die Umsetzung in Kiel durchgeführt wurde und welche Pläne zukünftig auf der Agenda stehen.

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