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Digitalisierung in Kiel

„Butter bei die Fische“

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Das Zusammenspiel verschiedener Komponenten

Für die Umsetzung des digitalen Verwaltungsprozesses kommen die Komponenten OZG-Cloud, die Allgemeine Fachanwendung (Alfa), das Antragsmanagement Form-Solutions sowie das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments zum Einsatz.

Die OZG-Cloud ist eine verwaltungsseitige IT-Systemlandschaft für Kommunen und öffentlich-rechtliche Körperschaften oder Anstalten. Sie wurde von Kommunen initial ins Leben gerufen und wird seit 2022 mit einer breiten Initiative des Landes Schleswig-Holstein, des ITV.SH, den schleswig-holsteinischen Kommunen und der Projektleitung von Dataport vorangetrieben. Die OZG-Cloud ist für eine medienbruchfreie und digitale Sachbearbeitung von Verwaltungsleistungen (OZG) konzipiert. Sie besteht aus einer webbasierten Allgemeinen Fachanwendung (Alfa), die in einer Cloud-Umgebung läuft. Mit Alfa können Kommunen sowie öffentlich-rechtliche Körperschaften und Anstalten Anträge, aber auch Anfragen von Bürger:innen und Unternehmen mit digital gestützten Workflows einfach bearbeiten.

Die mit dem Antragsassistent eingereichten Daten werden durch die Fachanwendung Alfa weiterverarbeitet und via Webservice-Schnittstelle an SmartDocuments übergeben. Über das zentrale Vorlagenmanagementsystem wird im Hintergrund die Vorlage für den Bescheid des „Mobilen Haltverbots“ aufgerufen. Diese wird mit den erforderlichen Daten aus der Fachanwendung befüllt, der Bescheid generiert und an die Fachanwendung Alfa zurückgespielt.

Die Umsetzung im Schnelldurchlauf

Die Umsetzung des Digitalisierungsprojekts erfolgte im Schnelldurchlauf. Von der Prototypgestaltung im September bis zur Liveschaltung Anfang Dezember 2023 vergingen circa zehn Wochen. „Wir sind begeistert, wie schnell Onlinedienste an den Start gehen können, wenn alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten. Auch die ersten Erfolge können sich wirklich sehen lassen“, schwärmt Jonas Dageförde, Chief Digital Officer (CDO) der Landeshauptstadt Kiel. Mit dem neuen vollautomatisierten Prozess wird pro Antrag nur noch knapp eine Minute Bearbeitungszeit benötigt. Das bedeutet, eine Zeitersparnis von etwa vier Monaten pro Jahr. Die Straßenverkehrsbehörde sieht das als Chance, sich zeitraubende Standardarbeiten vom Hals zu halten und sich lieber aufwendigeren, komplexeren Themen und Projekten zu widmen.

Vollgas in Kiel

Neben dem „Mobilen Haltverbot“ werden noch weitere Onlinedienste mit einer vollautomatisierten Bescheiderstellung ausgestattet, wie beispielsweise die „Windelförderung“, die „Mitteilung zum Kauf eines Kraftfahrzeuges“ oder auch die „Hundesteuer-An- sowie Abmeldung“. Perspektivisch werden iterativ weitere Fachbereiche folgen.

Christoph Steuber
ist seit Mai 2022 eGovernment Manager bei der Landeshauptstadt Kiel und Digital Koordinator für das OB-Dezernat.

Bildquelle: Landeshauptstadt Kiel

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