eGovernment in Hessen Bürgerservice der Justiz: E-Rechnung und E-Payment

Nach der flächendeckenden Eröffnung des elektronischen Zugangs zu allen Gerichten und Staatsanwaltschaften bereits Ende 2007, forciert die hessische Justiz seit geraumer Zeit zunehmend den elektronischen Postausgang. Nach ersten Schritten im Handelsregister sind mit dem Projekt zur automatisierten elektronischen Rechnungs­versendung (E-Rechnung) im Jahre 2010 erstmals Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte aus ganz Deutschland adressiert worden.

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Die elektronische Kostenrechnung hilft, die Verfahrensdauer zu verkürzen, und bietet für den Empfänger die Möglichkeit, die elektronischen Rechnungsdaten (im PDF-Format) ohne Medienbruch in einem Schritt zu verarbeiten. Im Vergleich zur Papierrechnung stellt dies einen deutlichen Mehrwert dar.

Im Rahmen der landgerichtsweiten Einführung dieses Verfahrens – zu Beginn vorwiegend für Kostenrechnungen für Vorschüsse in Zivilsachen – wurden seit März 2010 bis Mai 2012 etwa 87.000 elektronische Rechnungen an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte vollständig automatisiert versandt. Seit Dezember 2010 steht die elektronische Rechnung für ganz Hessen zur Verfügung und wird als ers­ter bundesweiter, initiativer elektronischer Postausgang an alle Adressaten versandt, die Inhaber eines Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) sind. Im Mai 2012 konnten bereits rund 6.800 elektronische Rechnungen gezählt werden. Nach den bisherigen Prognosen wird erwartet, dass – soweit alle Rechnungen an entsprechend ausgerüstete Empfänger über den elektronischen Postausgang abgewickelt werden – 100.000 Rechnungen und mehr jährlich elektronisch versandt werden können.

Die Einrichtung eines elektronischen Bezahlsystems (E-Payment) für sämtliche Gerichtskostenrechnungen, das die Möglichkeit eröffnet, im Hessenportal mit Kreditkarte, giropay oder im elektronischen Lastschriftverfahren zu zahlen, garantiert zudem eine schnelle und sichere Abwicklung aller Zahlungen.

Bei elektronischer Rechnungsversendung (E-Rechnung) können die Rechnungsempfänger die Rechnung unmittelbar unter Nutzung des integrierten elektronischen Zahlungs-Links mit den oben genannten Zahlungsmitteln begleichen. Dadurch werden eine schnelle Zahlungsmitteilung beim Gericht und damit eine beschleunigte Bearbeitung gewährleistet.

Seit Anfang April 2012 können auch die Rechnungsempfänger der hessischen Justiz, die ihre Rechnung auf dem herkömmlichen Postweg erhalten, diesen erweiterten Service nutzen. Seit diesem Zeitpunkt können alle neuen Kostenrechnungen der Gerichte über das Internet bezahlt werden. Und es funktioniert einfach und bietet enorme Vorteile:

Neben einer deutlichen Beschleunigung wird dadurch sichergestellt, dass Zahlungen immer richtig zugeordnet werden können und die doch recht aufwendige Nachforschungen bei nicht eindeutiger Angabe des Zahlungsgrundes – was leider sehr häufig zu beobachten ist – wegfallen.

Die hessische Justiz hat damit erneut ein Zeichen für bürgernahe und serviceorientierte Gerichte gesetzt. Die moderne Bezahlmöglichkeit mittels E-Payment wird sinnvoll ergänzt durch Lastschrifteinzugsverfahren. Selbstverständlich sind die herkömmlichen Überweisungen (Online Banking) weiterhin möglich.

Die hessischen Gerichte versenden jährlich etwa 1,1 Millionen Kostenrechnungen. Die Einnahmen der Gerichte aus diesen Rechnungen betrugen 2011 etwa 350 Millionen Euro.

Das E-Payment-Verfahren stellt somit sowohl eine kundenfreundliche Form des Zahlungsverkehrs als auch aus verwaltungsökonomischer Sicht ein sinnvolles Verfahren dar.

Das Projekt Justiz-Kassenautomat verfolgt das Ziel, die gerichtlichen Zahl- und Handvorschussstellen durch die Aufstellung von modifizierten Bank­automaten abzulösen. Das Projekt wurde im Sommer 2009 erstmals betrachtet und befindet sich nunmehr kurz vor Ende der Pilotphase.

Der Automat kann alle gerichtlichen bare und kartenmäßige Ein- und Auszahlungen abwickeln.

Ob es die Gebühr für einen Kirchenaustritt, eine Testamentshinterlegung, der Vorschuss für eine Klage, die Zahlung einer Geldstrafe oder die Auszahlung einer Zeugenentschädigung ist, der Justiz-Kassen­automat nimmt alle bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften anfallenden Zahlungen an; das heißt, alle Bezahlvorgänge, die bisher am Zahlschalter in einem Amtsgericht getätigt wurden, werden vom Kassenautomaten übernommen.

Die Menüführung am Automaten ist einfach und auch mehrsprachig möglich. Eine Zahlung kann mit Bargeld, EC-Karte oder Kreditkarte erfolgen. Im Gegensatz zum Zahlschalter ist der Kassenautomat „rund um die Uhr in Betrieb“.

Zahlungen können also während der gesamten Öffnungszeit des Gerichtes getätigt werden. Im Vergleich zu den bisherigen Schalterstunden der Gerichtskassen oder ‑zahlstellen ist dies eine deutliche Ausweitung des Serviceangebots.

Tages- und Monatsabschlüsse werden automatisch erzeugt. Den Bargeldabtransport und die Bargeldversorgung übernimmt ein Werttransportunternehmen. Das personalintensive und sicherheitsrelevante Handling mit Bargeld im Gericht wird durch den Einsatz des Kassenautomaten beendet. Die

Zahlungen werden automatisiert an das Rechnungswesen und das elektronische Kassensystem übergeben. Das Gerät wird mittels Barcodes gesteuert; manuelle Eingaben sind nur im geringen Umfang notwendig. Die Barcodes befinden sich auf allen gerichtlichen Rechnungen, Ratenbewilligungen und Mahnungen oder können bei Bedarf von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Gerichts erzeugt werden.

Das bisherige Bargeldgeschäft war durch die notwendige ständige Präsenzpflicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Kassenschaltern und durch die aufwendigen täglichen Abschlussarbeiten darüber hinaus sehr personal- und damit kosten­intensiv. Der Einsatz der Kassenautomaten hilft hier Personalkosten zu senken, ohne die Arbeitsabläufe bei den stark belasteten Gerichten noch weiter zu verdichten.

Die Zahlstelle der Gerichtskasse Wiesbaden, bei der das Gerät pilotiert wird, wurde bereits geschlossen. Für die Jahre 2013 und 2014 ist der Einsatz bei weiteren Gerichten geplant.

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