Definitionen Was sind Shared Services?

Nahezu jede größere Öffentliche Verwaltung nutzt Shared Services. So können Zeit und Kosten minimiert werden. Das Konzept ist zudem bei privaten Unternehmen und Organisationen beliebt.

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Shared Services sind eine Art, mit den Nebendienstleistungen umzugehen, die für das Kerngeschäft nötig sind. Dabei erbringen interne Mitarbeiterinnen diese Dienstleistungen gebündelt. Sie erledigen gleichförmige Aufgaben für verschiedene Abteilungen. So werden die Abteilungen entlastet und können sich auf ihre Spezialgebiete konzentrieren.

Durch die Bündelung und Auslagerung der Nebenaufgaben steigt die Preis- und Kostentransparenz, während Datenschutzaspekte beachtet werden. Shared Services verbinden daher die Vorteile externen Outsourcings und integrierter Bearbeitung.

Geeignet für bestimmte Supportprozesse

Typische ausgelagerte Aufgaben für die Öffentliche Verwaltung sind

• die Poststelle,

• eine Kasse,

• Personalwesen wie Reisemanagement,

• das Archiv oder

• der Fuhrpark.

Diese Bereiche verbindet, dass sie nicht an spezifische Orte gebunden sind und genügend Standardisierungspotenzial besitzen. Die Öffentliche Verwaltung hat bereits vor Jahrzehnten solche Aufgaben ausgemacht, die ausreichend häufig vorkommen und ausgelagert werden können. Meist arbeitet eine bestimmte Personengruppe in einem speziellen Büro oder Raum an genau diesem einen Thema. Die anderen Abteilungen verweisen ihre Kunden und Mitarbeiter bei Bedarf zu den Räumen, in denen die Nebendienstleistungen erbracht werden.

Effizientere Ressourcennutzung durch Shared Services

In vielen Fällen führt eine entsprechende Umgestaltung der Organisationsprozesse zu einer niedrigeren Fehlerrate bei den Nebendienstleistungen. Dafür steigt häufig der Abstimmungsbedarf zwischen den Mitarbeiterinnen aller Abteilungen. Nach den nötigen Investitionen in Workflow oder IT ergeben sich jedoch Skaleneffekte, die zu Kosteneinsparungen führen.

Da für die Nutzung dieses Konzepts vor allem einfache Unterstützungs- und Verwaltungsprozesse in Frage kommen, lassen sich diese leicht digital unterstützen. Eine gemeinsame IT-Lösung für verschiedene Abteilungen und die Einführung der Shared Services sind für das eGovernment sehr hilfreich.

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