Thüringer eGovernment- und IT-Strategie Strategisch zur Verwaltungsdigitalisierung

Anbieter zum Thema

Thüringer Finanzministerium

PROSOZ Herten GmbH

Governikus GmbH & Co. KG

mgm technology partners GmbH

Digitalisierung ist eine Daueraufgabe. Mit dem steten Fortschritt neuer Technologien steigen auch die Erwartungen an die Verwaltungen. Thüringer Finanzstaatssekretär und CIO Dr. Hartmut Schubert erzählt im Interview, welche Ziele mit dem neuen Strategieplan verfolgt werden.

Was bedeutet für Sie eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung?

Dr. Schubert: Für mich bedeutet das, dass die Verwaltung rund um die Uhr, sieben Tage die Woche erreichbar ist und ich meine Anliegen nicht mehr persönlich auf dem Amt erledigen muss, sondern bequem von zu Hause aus. Bescheinigungen oder Verwaltungsdokumente sollten direkt nach Hause oder ins elektronische Postfach geschickt werden – ähnlich wie bei der Steuererklärung über das ­ELSTER-Portal. Dort kann man seine Steuererklärung einreichen, Dokumente hochladen, und im Anschluss erhält man seinen Bescheid ohne das Finanzamt besuchen zu müssen. Eine moderne Verwaltung ermöglicht so eine vollständige ­Digitalisierung.
Für Bürger, Bürgerinnen und Verwaltungen ergibt sich ein einfaches und automatisiertes Arbeiten. Viele Prozesse müssen nicht mehr manuell bearbeitet werden. Zum Beispiel werden bereits 25 Prozent der Steuererklärungen automatisch von Maschinen bearbeitet. Ähnliche Automatisierungen können bei Kfz-Zulassungen angewendet werden, wo die Maschine die Daten prüft und die Zulassung ohne manuelle Eingabe erteilt werden kann. Diese Automatisierungen können viele einfache Tätigkeiten in der Verwaltung ersetzen, sodass sich die Mitarbeiter auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.
Auf kommunaler Ebene werden weniger Mitarbeitende für organisatorische Aufgaben benötigt und mehr Ressourcen für wichtige Entscheidungen zur Verfügung stehen, wie etwa die Einsatzplanung der Feuerwehr oder die Beurteilung von Ermessensentscheidungen, bei denen menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist. In der Steuer ist man bestrebt, statt 25 Prozent eine Quote von bis zu 50 Prozent zu erreichen. Dafür müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein, wie die konsequente Umsetzung von „Digital Only“. Das bedeutet, keine Papiersteuererklärungen mehr anzunehmen, da ­diese oft schwer lesbar sind und manuell überprüft werden müssen. Bei digitalen Einreichungen können Unplausibilitäten automatisch erkannt werden, und nur dann wird ein Bearbeiter hinzugezogen. Bei Kfz-Zulassungen wäre dies sogar noch einfacher, da nur vier Zahlen korrekt sein müssen.

Wie gelingt der erfolgreiche Wandel?

Schmerzpunkt Verwaltungsdigitalisierung

Sie verfolgen ein bestimmtes Ziel – ein Leitbild , das bis 2030 erreicht werden soll. Was sind die drei wichtigsten Prinzipien für die Zukunft?

Dr. Schubert:

• 1. Die Digitalisierung muss weitergehen: Weg vom Papier hin zu elektronischen Medien.

• 2. Die Erstellung und Umsetzung von Online-Anträgen weiter vorantreiben: Wir haben bereits erhebliche Fortschritte erzielt, aber der Prozess muss weitergeführt werden, mit Ausnahme weniger Fälle, bei denen die geringe Anzahl von Anträgen eine Digitalisierung nicht recht­fertigt.

• 3. Registermodernisierung (RM): Diese ist besonders wichtig für die Umsetzung des Once-Only-Prinzips. Unterlagen müssen nicht mehrfach vorgelegt werden, stattdessen können die Bearbeiter direkt auf die entsprechenden Register zugreifen und sich die nötigten Informationen selbst einholen. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und Automatisierung möglich gemacht.

Das sind unsere drei großen Ziele, also Infrastruktur modernisieren, Rechenzentren bauen und digital zugänglicher werden.

Vor ein paar Monaten wurde das Thüringer E-Government-Gesetz ergänzt. Was wurde ­darin geregelt?

Dr. Schubert: Die Kommunale Zusammenarbeit bei der Informationstechnik ist für Thüringen neu geregelt. Dabei wurde nun klargestellt, dass es rechtlich zulässig ist, dass Landkreise die IT für die Gemeinden mitbetreiben können. Diese Ergänzung beseitigt eine ­zuvor bestehende rechtliche Unsicherheit, die aufgrund solcher Entwicklungen in einigen Land­kreisen entstanden war.
Mit der Änderung des Thüringer E-Government-Gesetzes haben wir auch weitere Formen der Schriftformersetzung geschaffen. Das OZG 2.0 und das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) regeln das ebenfalls. Nun ist es möglich, die Schriftform auch außerhalb des Vertrauensniveaus zu ersetzen. Diese Regelung gilt zunächst bis Ende 2026 als Experimentierklausel. Das Innenministerium ist der Ansicht, dass wir zunächst beobachten sollten, wie die kommunale Ebene die Umsetzung vornimmt, um die Regelung später eventuell zu entfristen. Das ist die ­wichtigste Neuerung.

Mehr Zusammenarbeit zwischen Kommunen

Thüringen ergänzt E-Government-Gesetz

In den sechs Jahren seit dem bisherigen Strategieplan zum E-Government-Gesetz hat sich viel verändert. Welche neuen Entwicklungen gibt es?

Dr. Schubert: Wir haben die E-Government-Strategie von 2018 überarbeitet. Mit der Bestrebung, „Digital Only“ zu verwirklichen, hat sich auch vieles neu ergeben: Verwaltungsangebote sollen künftig ausschließlich digital verfügbar sein. Daten sollen automatisiert in Fachverfahren oder das Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt werden. Die meisten Kommunen wollen nämlich das Dokumenten-Management-System (DMS) auch als Ablagesystem nutzen. Um sicherzustellen, dass das DMS mit den Fach- und Onlineverfahren verbunden wird und alles rechtssicher dokumentiert und verwaltet wird, fördert der Freistaat die Einführung der E-Akte. Das Thüringer Finanzministerium hat ein Förderprogramm für die elektronische Verwaltung aufgelegt und bisher rund 18 Millionen Euro bereitgestellt. In diesem Jahr stehen etwa zehn Millionen ­Euro im Haushalt zur Verfügung, um Maßnahmen wie die Implementierung von Schnittstellen zwischen Onlinediensten und Fachverfahren zu fördern. Den Datentransfer mittels Schnittstellen zwischen den Onlinediensten und den Fachverfahren zu gewährleisten, ist aktuell eine der größten Heraus­forderungen bei der Umsetzung des OZG.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Registermodernisierung. In der Landesregierung wurde ein Vorgehen beschlossen, wie sich die einzelnen Ressorts daran beteiligen, um die Verwaltungsdigitalisierung in Thüringen voranzutreiben. Wir leisten umfassende ­Unterstützung für die kommunale Ebene, da besonders die kleinen Strukturen Schwierigkeiten haben. In Thüringen gibt es beispielsweise erhebliche Probleme bei der ­Umsetzung, insbesondere von EfA-Diensten oder bei der Nutzung ­unseres Thüringer Antragsmanagementsystems ThAVEL. Alle notwendigen Basisdienste wie E-Payment, Nutzerkonten und zentrale Anwendungen wie die Plattform der E-Vergabe und der E-Rechnung, stellt der Freistaat kostenfrei zur Verfügung.

Wie ist der Strategieplan aufgebaut, damit er aktuell bleibt und weitere Entwicklungen darin berücksichtigt werden?

Dr. Schubert: Aufgrund der dynamischen Entwicklungen wurde die Strategie modular aufgebaut, d. h. die Landesverwaltung kann bei Veränderungen und neuen Gegebenheiten flexibel nachsteuern. Jedes Jahr erstellen wir einen Aktionsplan mit konkreten Maßnahmen, die wir umsetzen ­wollen und jährlich vom Kabinett verabschiedet werden. Erfolgreich umgesetzte Projekte, wie unser E-Rechnungsportal und die Vergabeplattform, werden aus dem Plan gestrichen und durch neue Maßnahmen ersetzt. So bleibt der Maßnahmenplan stets aktuell und zukunftsorientiert.
Darin kann zum Beispiel stehen, dass wir ein neues Rechenzentrum errichten möchten. In den kommenden Jahren wird es entscheidend sein, dass die Fachressorts, etwa bei der Registermodernisierung und der Umsetzung des OZG, eine aktive Rolle übernehmen. Wir haben bereits Fortschritte ­erzielt, müssen aber noch besser werden. Unser E-Gov-Ressort verfügt nicht über die Fachkenntnisse, um spezifische Prozesse wie Baugenehmigungsverfahren zu digitalisieren – hier benötigen wir das Know-how der jeweiligen Fachressorts.

Auf der nächsten Seite: Herausforderungen & Erfolge.

(ID:50111992)