Innovative Gestaltung von Arbeitsabläufen auf Basis offen standardisierter Dokumentenformate Softwareindustrie auf dem Weg zur Interoperabilität der Formate

Tag für Tag entstehen in jedem Unternehmen und jeder Verwaltung wichtige Dokumente – Vertragsentwürfe, Angebote, Konstruktionszeichnungen oder Strategiepapiere. Derartige Dokumente sind für den Informationsaustausch in Wirtschaft und Verwaltung so zentral, dass – unabhängig davon, mit welcher Software sie erstellt wurden – der Ersteller die Gewissheit haben möchte, dass Bürger, Kunden, Kollegen oder Partner sie lesen können: heute und morgen. Ein wichtiger Schritt hin zur Erlangung solchen Interoperabilität war die Standardisierung von Dokumentenformaten auf Basis der XML-Technologie.

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Die Arbeitsabläufe im Büroalltag haben sich im Laufe der letzten zwei Jahrzehnte mit der Allgegenwart von PC-Arbeitsplätzen radikal gewandelt – wenn auch eine Vision aus den achtziger Jahren des vorigen Jahrhunderts, das papierlose Büro, noch nicht Wirklichkeit ist. Wohlgemerkt: Noch nicht.

Freilich schien über Jahre hinweg die Computerisierung der Arbeitsabläufe im Büro das genaue Gegenteil eines papierlosen Büros hervorzurufen – nie wurde so viel Papier bedruckt wie gegenwärtig. Aber dieser Trend wird sich umkehren: Es wurden von den Unternehmen in der ersten Phase der Herausbildung der IKT-Industrie meist individuelle Technologie- und Softwarekonzepte verfolgt, sodass auf Anwenderseite in den Büroarbeitsabläufen häufig nicht zusammenpasste, was hätte zusammenpassen sollen – ein Ausweg aus diesem Dilemma war weithin der Ausdruck auf Papier und ein Austausch von Dokumenten auf dem klassischen Postweg.

Aber die führenden Unternehmen der IKT-Branche haben sich inzwischen ihrer Kinderschuhe entledigt, und wie andere Branchen zuvor in der Industriegeschichte haben auch sie eine zunehmende Standardisierung ihrer Produktwelt angestrebt und erreicht. Als besondere Herausforderung stellt sich gegenwärtig der Softwareindustrie die Herstellung einer umfassenden Interoperabilität der Formate, sodass Texte oder Präsentationen problemlos ausgetauscht und unabhängig von der jeweils verwendeten IT-Plattform überall gelesen werden können.

Anforderungen an Dokumentenformate

Die Anforderungen an moderne Dokumentenformate sind vielfältig. Sie reichen von der Langzeit-Archivierung bis hin zur automatisierten Erzeugung oder Verarbeitung von Dokumenten. Die damit verbundene Komplexität zeigt sich besonders deutlich in den Abläufen der Öffentlichen Verwaltung:

• Verfahren wie die EU-Dienstleistungsrichtlinie oder das Meldewesen sind Geschäftsprozesse, die über die Grenzen der Behörden auf Landes- oder kommunaler Ebene hinweg ausgeführt werden müssen. Entsprechend müssen sie in den verschiedensten Systemen bearbeitet werden können. Interoperabilität der Dokumentenformate ist dafür eine wichtige Voraussetzung.
• Dokumente sind häufig in vielen, verteilten Datenspeichern abgelegt. Die Struktur der Formate ist der Schlüssel für ein einfaches Wiederauffinden.
• Bislang ist die langfristige Archivierung noch ein Problem: Dokumente müssen jedoch über viele Jahrzehnte hinweg problemlos in den Archiven aufgefunden und genutzt werden können.
• In heutigen Verfahren, die oft automatisiert ablaufen, müssen zusätzliche Dokumente einfach eingebracht und integriert werden können.
• Sollte eine Datei bei einer Übertragung zerstört werden, muss es möglich sein, den Inhalt einfach wieder herzustellen.
• Damit die Sicherheit in heutigen Informationssystemen gewährleistet wird, müssen schadhafte Elemente in Dateien einfach entdeckt werden können.
• Und: Bei der Vielzahl an Dokumenten, die heute erstellt werden, ist es notwendig, dass die benötigte Speicherkapazität möglichst klein ist.

All diesen Anforderungen genügt das von Microsoft entwickelte und frei verfügbare Office Open XML. Das Dokumentenformat basiert auf der standardisierten XML-Technologie (Extensible Markup Language) und ist ein anerkannter internationaler Standard.

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