Softwareindustrie auf dem Weg zur Interoperabilität der Formate

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Paralleler Einsatz der Formate

Kurzum: Die Funktionalität elektronischer Dokumente geht heute weit über das Schreiben und Ausdrucken hinaus: Auf der Basis von XML-Formaten gelingt es immer besser, moderne Prozessabläufe für Dokumente zu implementieren, indem sie anhand ihrer Inhalte auf verschlungenen Wegen automatisch durch komplexe Geschäftsabläufe geführt werden:

• Verfahren wie die EU-Dienstleistungsrichtlinie oder das Meldewesen sind Geschäftsprozesse, die über die Grenzen der Behörden auf Landes- oder kommunaler Ebene hinweg ausgeführt werden müssen.
• Zunehmende Komplexität aufgrund neuer Gesetze, Regeln und Vorschriften erfordert eine „Umkehrung“ der bisherigen Arbeitsmethodik: Die Sachbearbeiter arbeiten nicht länger in den einzelnen Fachverfahren mit dem damit verbundenen „Anwendungs-Hopping“, sondern entlang der Prozesskette an einem Informationsobjekt oder einer Menge zusammengehöriger Informationsobjekte, wie zum Beispiel einem Formular, einem Antrag, einem Bescheid oder einer Akte.?
• ntelligente IT-Systeme können den Inhalt der Dokumente lesen und die Arbeit in den Verfahren unterstützen, sodass diese effizienter werden.?X
• -basierende Dokumentenformate sind dabei von großer Hilfe, da XML auf einfache Weise automatisiert bearbeitet werden kann.?

Office Open XML

Office Open XML bietet nicht nur die in allen XML-basierenden Dokumentenformaten inhärent vorhandenen Vorteile wie etwa die für einen reibungslosen Datenaustausch wichtige einfache Integration in verschiedene Verfahren: Einzigartig ist die Option, für den jeweiligen Anwendungsfall relevante XML-Datenstrukturen in den Bereich „custom XML“ einfügen und nutzen zu können. In Office Open XML können also die diversen XML-Schema-Definitionen der Öffentlichen Hand wie xMeld, xJustiz, xPolizei in ein nutzbares Office-Dokument eingebracht und für die Steuerung oder zum Prozessieren genutzt werden. Für Softwareentwickler gibt es mit dem Office Open XML SDK (Software Development Kit) von Microsoft eine sehr leistungsfähige Möglichkeit Office-Open-XML-Dokumente zu erzeugen, zu bearbeiten oder in Geschäftsprozesse zu integrieren.

Nicht zuletzt spricht die umfassende Abwärtskompatibilität für Open Office XML, denn DOC-, XLS- und PPT-Binärformate können leicht umgestellt werden. Mit der Einführung von Office Open XML gehen erhebliche Kosteneinsparungen einher. So sind die Office Open XML-Dateiformate für die Migration der bisherigen binären Office-Dokumente optimiert, was die Übertragung mehrerer Milliarden bereits existierender Dokumente in das XML-Format erleichtert.

Fazit

Wie eingangs erwähnt, ist der parallele Einsatz verschiedenster Datenformate möglich, wenn die Interoperabilität zwischen den Systemen gewährleistet ist. Für XML-basierende Dokumentenformate ist dies der Fall, da sie bereits in sehr vielen Office-Anwendungen unterstützt werden. So kann beispielsweise mit der Installation des Compatibility Packs für Microsoft Office auch in Microsoft Office XP mit dem Office Open XML Standard (ECMA 376 v1) gearbeitet werden. Das auf Sourceforge.com verfügbare Add-in erlaubt die Migration von Office-Open-XML-Dokumenten nach ODF 1.1. und auch OpenOffice.org unterstützt ODF und kann Office-Open-XML-Dokumente lesen. Somit spricht nichts dagegen, in Öffentlichen Verwaltungen unterschiedliche XML-Dokumentenformate nebeneinander zu nutzen.

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