DZBW: Haushaltspläne, Jahresrechnungen und Nachträge Schwierige Zahlenwerke in übersichtliche Haushaltspläne verwandeln

„The same procedure as last year? The same procedure as every year!“ Jedes Jahr stehen in den Kommunen die Beratungen über den Haushalt des kommenden Jahres auf der Agenda. In ihm werden die Erträge und Aufwendungen für das kommende Haushaltsjahr aufgelistet, er bildet die Grundlage für die kommunale Haushaltswirtschaft.

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In langen Sitzungen müssen die kommunalen Vertreter über den Haushaltsentwurf beraten, ehe sie ihn verabschieden. Dabei handelt es sich meist um ein sehr umfangreiches und differenziertes Zahlenwerk, das für eine Stadt mittlerer Größe leicht mehrere hundert Seiten umfassen kann. Hier den Überblick zu behalten, fällt nicht immer leicht.

Die Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW) liefert hunderten von Kunden im gesamten Bundesgebiet mit „KM-Doppik“ die Software für die doppelte Buchführung. Zu den Anwendern zählen unter anderem die Landeshauptstädte Stuttgart, Dresden, Mainz und Saarbrücken, außerdem Leipzig, Mannheim, Wuppertal, Osnabrück und Bielefeld. Die zu erstellenden Haushaltspläne unterscheiden sich dabei individuell in Layout und Optik und variieren im Umfang von etwa 350 Seiten bis zu 3500 Seiten. So werden bei einem gemittelten Wert jährlich rund 520.000 Druckvorlageseiten für den Haushaltsplan, die Haushaltsrechnung sowie gegebenenfalls Haushaltsnachträge, Berichte für Eigenbetriebe und unterjährige Berichte erstellt.

Zur sicheren und effizienten Generierung derartig hoher Volumina suchte die DZBW nach einer skalierbaren Softwarekomponente für die Erzeugung von Druckvorlagen, die sich leicht in die bereits bestehende Infrastruktur integrieren lässt und zugleich auch für weitere Anwendungsgebiete eingesetzt werden kann.

Anforderungen

Dabei standen zwei Anforderungen im Vordergrund:

• Erstens musste die Software die Möglichkeit bieten, übersichtliche Haushaltspläne mit Tabellen und Grafiken auf der Grundlage strukturierter Daten – beispielsweise im XML-Format – erstellen zu können. Um eine hohe Aktualität der Daten zu gewährleisten, sollten die Daten zur Erstellung des Druckwerks direkt aus den Informationen in der Datenbank generiert werden.

• Als zweite wesentliche Herausforderung formulierte die DZBW den Wunsch, dass die Kommunen Layout und Umsetzung einfach verändern können.

Mit dem Modul „Pages“ aus der Produktfamilie intelliForm der Firma cit fiel die Wahl schließlich auf ein universelles Produkt für die Erzeugung von Dokumenten. Neben der Erstellung von Haushaltsplänen können mit Pages auch Belege jeglicher Form oder beispielsweise auch E-Rechnungen erstellt werden – eine Funktion, die in den nächsten Jahren auch in der Verwaltung gefordert sein wird.

Die DZBW setzt die Software für ihre Komponente „KM-Doppik.FormatiertesReporting“ ein und stellt ihren Kunden damit eine Anwendung zur Verfügung, mit der sie optisch ansprechende Haushaltspläne, Jahresrechnungen und Nachträge erstellen können. Diese lassen sich inklusive kundenindividueller Texte wie Produktbeschreibungen oder Erläuterungen als Gesamtwerke ausdrucken oder auch als einzelne Berichte.

So lässt sich rasch erkennen, an welchen Stellen die Kommunen Gelder verplant haben und an welchen Stellen eventuell noch Mittel zur Verfügung stehen.

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