Agile Verwaltung Nordfriesland nimmt eGovernment selbst in die Hand

Der Landkreis Nordfriesland modelliert eigene Online-Dienste auf der vom Land Schleswig-Holstein zur Verfügung gestellten Plattform. Damit kann der Kreis schnell und flexibel auf sich ändernden Bedarf reagieren.

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„Moin Lieblingsland“ – so heißt die aktuelle Standortkampagne des Landkreises Nordfriesland. Das klingt charmant und auch ein bisschen gemütlich. Wer beim nördlichsten Landkreis Deutschlands aber nur an weidende Schafe und Wattenmeer denkt, unterschätzt die Region gewaltig, denn im Verwaltungssitz Husum wird eGovernment aktiv gelebt.

Wie allen anderen Trägern Öffentlicher Verwaltung in Schleswig-Holstein stellt das Land auch dem Landkreis Nordfriesland eine gemeinsame Plattform bereit, mit der Fachverfahren für bürgerfreundliche Online-Anträge geöffnet werden können. Das integrierte Antrags- und Fallmanagement (iAFM) basiert auf dem Produkt „cit intelliForm Server“ und beinhaltet verschiedene Basisdienste, die den Kommunen zur Mitnutzung zur Verfügung gestellt werden und den Weg für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bereiten sollen. Gehostet wird die Service-Infrastruktur zentral auf den Servern von Dataport.

„Wir müssen als Verwaltung wissen, wie unsere Werkzeuge funktionieren“

Bisher haben ausschließlich externe Dienstleister auf Grundlage der Plattform Online-Dienste für den Kreis Nordfriesland entwickelt. Damit war Thorsten Wilcke, Mitarbeiter des Kreises in der Abteilung Steuerung und Organisationsentwicklung, auf Dauer jedoch aus zwei Gründen nicht glücklich.

Erstens gebe es immer auch kurzfristigen Bedarf für neue Online-Services oder Änderungen an bestehenden Angeboten, bei denen die externe Vergabe zu aufwändig und zeitintensiv sei. Aufgrund der fortwährenden Evaluation des eigenen Online-Angebots oder durch Änderungen in gesetzlichen Anforderungen sei es immer wieder notwendig, redaktionelle Anpassungen vorzunehmen, weil beispielsweise Hilfstexte angepasst oder Plausibiliätsprüfungen überarbeitet werden müssen. „Der Umweg über externe Dienstleister dauert dann zu lange“, meint Wilcke.

Zweitens gleiche die externe Vergabe auf der Basis mühsam zu erstellender Anforderungskataloge trotz gutem Willen auf beiden Seiten leider manchmal eher einem Stille-Post-Spiel, bei dem das Ergebnis im ersten Wurf nicht dem entspricht, was man eigentlich bräuchte. Als eine Ursache benennt Wilcke die Erfahrung, dass es schwierig sei, Anforderungen sauber zu formulieren, wenn man das Werkzeug nicht kennt und verstanden hat.

Stattdessen plädiert Wilcke dafür, Online-Dienste selbst entwickeln zu können: „Wir müssen als Verwaltung wissen, wie unsere Werkzeuge funktionieren, um sie selbst anwenden zu können. Die digitale Verwaltung muss auch von unten gemanagt werden können, sonst können wir den kommunalen Bedarf langfristig nicht bedienen“, weiß der Informatiker.

Aus diesem Grund hat sich der Landkreis Nordfriesland zusätzlich zu der vom Land bereitgestellten Low-Code-Plattform auch das passende Modellierungs- und Generierungstool aus der cit-Produktfamilie lizenziert, um selbstständig automatisierte Prozesse entwerfen zu können, die die Mitarbeiter redaktionell betreuen. „Harte Softwareentwicklung ist relativ unflexibel, wenn man den Dienst später redaktionell anpassen will. Mit cit intelliForm können wir neue Dienstleistungen schnell rein durch Modellierung erstellen, dafür muss man nicht programmieren“, erklärt Wilcke diesen Schritt.

So können Geschäftsprozesse und die dafür notwendigen Formularabfragen visuell modelliert und mit Hilfstexten angereichert werden. Alles Weitere übernimmt dann die Software, die am Ende ein assistentengestütztes Formular ausspuckt, das sofort betriebsbereit ist. Werden Änderungen am Formular oder Prozess notwendig, kann das Modell jederzeit einfach wieder angepasst und eine neue Version des assistentengestützten Formulars generiert werden.

„Die digitale Verwaltung muss auch von unten gemanagt werden können, sonst können wir den kommunalen Bedarf langfristig nicht bedienen“, meint Landkreis-Mitarbeiter und Informatiker Thorsten Wilcke

Zusammenarbeit mit anderen Kreisen

Rund 20 Online-Dienste hat der Landkreis Nordfriesland so inzwischen erstellt, die jeweils von Dataport freigeschaltet werden. Etwa ein Drittel davon wurde bereits von einigen der anderen elf Landkreise und vier kreisfreien Städte im Land Schleswig-Holstein übernommen – lediglich das Branding muss dabei geändert werden, die Inhalte bleiben gleich. Passt ein Dienst nicht 100-prozentig zum regionalen Bedarf, schicken die Husumer die Modelldatei an die betreffende Verwaltung mit dem Hinweis „Baut euch daraus doch, was ihr braucht!“.

Flexibel auch in Corona-Zeiten

Wie schnell und flexibel eine Verwaltung Online-Dienste auf diese Weise erstellen und in Betrieb nehmen kann, zeigen aktuelle Beispiele mit Corona-Bezug. Wilcke und sein Team haben in diesem Zusammenhang mehrere Dienste in kürzester Zeit erstellt. Den Anfang machte ein Formular zur Anmeldung von Veranstaltungen, das innerhalb von rund zwei Stunden an einem Freitagnachmittag online gestellt werden konnte, wobei eine Stunde davon der Erstellung des Konzepts diente. Dataport schaltete den Online-Dienst gleich für alle Landkreise und die vier kreisfreien Städte in Schleswig-Holstein mit dem jeweiligen Branding frei, so dass alle davon profitieren konnten.

Gleiches gilt für ein weiteres Corona-Formular für die Kindergarten-Notbetreuung, das die Husumer innerhalb von vier Stunden an einem Sonntag umsetzten – der Link für den Online-Dienst wurde dann gleich am darauffolgenden Montag an die Jugendämter in ganz Schleswig-Holstein verteilt. Die Daten konnten intern weiterverarbeitet werden und damit einen raschen Überblick über die tagesaktuelle Betreuungssituation schaffen.

Hätten die rund 3.000 Kindertagesstätten täglich auf dem herkömmlichen Weg melden müssen, wie viele Kinder sie in Betreuung haben, hätte man diesen Überblick erst mit einer erheblichen Zeitverzögerung von bis zu zwei Wochen erhalten. Nach Wilckes Schätzung wären pro Landkreis zwei bis drei Mitarbeiter nur damit beschäftigt gewesen, Excel-Listen zu pflegen. Dieses Personal konnte stattdessen nun effektiver für die Bewältigung der Pandemie eingesetzt werden. Neben den Kreisen und kreisfreien Städten in Schleswig-Holstein interessierte sich auch die Freie und Hansestadt Hamburg für eine Nachnutzung des Online-Dienstes.

Der Meldebogen der Hotline des nordfriesischen Gesundheitsamtes für Reiserückkehrer, Beratung zur Rechtslage in Nordfriesland sowie von Infizierten, Kontaktpersonen und Entscheidungsträgern, basiert ebenfalls auf einem zuvor modellierten Online-Dienst, um Daten strukturiert erfassen und mögliche Infektionswege schneller nachverfolgen zu können.

Fazit

„Wir müssen als Verwaltung selbst ins Doing kommen. Dabei müssen Prozesse rasch automatisiert und kurzfristig redaktionell betreut werden können“, fasst Wilcke die Anforderungen zusammen.

Wenn Verwaltungen in der Lage sind, schnell eigene Online-Dienste passgenau auf den eigenen Bedarf zu entwickeln und gegebenenfalls anzupassen, macht sie das nicht nur flexibel und agil, sondern auch unabhängig von externen Dienstleistern, was wiederum Kosten senkt. Damit sind sie auch gerüstet für das Mammutprojekt OZG, für das künftig viele Dienste in kurzer Zeit verfügbar sein müssen.

Modellieren statt programmieren

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